Ihmisten, yhteiskunnan tai yhteisön hyväksi työskenteleville organisaatioille aika on tärkeä resurssi. Sillä mihin aikansa käyttää voi olla ratkaiseva merkitys. Silti tunnit kuluvat usein yksinkertaiselta vaikuttaviin rutiineihin: tehottomaan ja hitaaseen laskujenkäsittelyyn, maksumuistutusten selvittelyyn ja tietokoneelle kirjautumista edellyttävään laskujen hyväksymiseen.
Taloushallinnon tehtäviä hoitavat yleishyödyllisissä yhteisöissä usein henkilöt, joiden päivät ovat jo muutenkin valmiiksi kiireisiä. Projektipäälliköt, hallituksen puheenjohtajat tai vapaaehtoiset hoitavat niitä, kun muilta tehtäviltään ehtivät. Kun prosessit ovat manuaalisia, järjestelmät raskaita ja osaaminen vaihtelevaa, laskujen käsittely koetaan lähinnä taakkana.
Siksi tarvitsemme ratkaisuja, jotka on mukautettu tähän todellisuuteen – ja jotka todella tekevät talousprosesseista yksinkertaisempia. Juuri tässä tekoälyllä (AI) voi olla aivan keskeinen rooli.
Yleishyödyllisissä yhteisöissä talousprosessit ovat harvoin yksinkertaisia. Monilla on hajautettuja rakenteita ja monimutkaisia projektisalkkuja – mutta vaatimukset valvonnalle, raportoinnille ja dokumentaatiolle ovat samat kuin liike-elämässä: laskut on kirjattava oikein, budjetteja on noudatettava ja jäljitettävyys on taattava.
AI-pohjainen ratkaisu yksinkertaistavaa ja automatisoi laskujenkäsittelyä merkittävästi. Järjestelmä oppii ajan myötä, miten erilaisia laskutyyppejä tulisi käsitellä – perustuen historiallisiin tietoihin, aiempiin kirjauksiin ja organisaation omiin käytäntöihin. Mitä enemmän tekoälyä käytetään, sitä tarkempia sen tekemistä tiliöintiehdotuksista tulee.
Tiliöinti, ALV-käsittely ja kulujen kohdistaminen projekteille voidaan tehdä automaattisesti – ja vain ne laskut, joiden käsittely todella vaatii ihmissilmää, lähetetään hyväksyttäväksi.
Samalla hyväksymisprosessi yksinkertaistuu kaikkien asianosaisten osalta. Kun hyväksymishierarkiat ja -prosessit on määritelty etukäteen organisaation tarpeiden ja rakenteiden mukaisesti, vältetään tarpeeton manuaalinen seuranta ja hyväksymisprosessin pullonkaulat.
Ja koska hyväksynnät voidaan helposti tehdä mobiililaitteella, laskut voidaan joustavasti riippumatta siitä, missä olet. Voit lukea, kommentoida ja hyväksyä liikkeellä ollessasi – kokousten, aktiviteettien välillä tai kotona illalla. Jos sinun tarvitsee löytää aiempi lasku, arkistot ovat myös helposti saatavilla.
Monissa organisaatioissa järjestelmiä käyttää varsin kirjava joukko nuorista vapaaehtoisista ja eläkeläisistä henkilöihin, joilla on vähän digikokemusta tai matala koulutustaso. Kun ratkaisut ovat intuitiivisia ja helppokäyttöisiä, kynnys niiden käyttöön alenee ja yhä useammat voivat osallistua sujuviin talousprosesseihin.
Hyvä esimerkki tästä Pelastusarmeija – yksi Norjan suurimmista vapaaehtoisjärjestöistä – joka on ottanut käyttöön AI-pohjaisen ostolaskujen käsittelyn vapauttaakseen aikaa ja resursseja rutiinitehtävistä. He näkevät selvästi, miten yksinkertaiset ja tehokkaat ratkaisut myös tekevät arjesta helpompaa niille, jotka ovat etulinjassa.
Kuten Martin Kravik Solheim, Pelastusarmeijan apulaisjohtaja, sanoo:
- On yksi asia, että me toimistolla saamme helpomman arjen, mutta sama koskee myös 'lämpimiä käsiä', jotka työskentelevät kentällä vanhustenhoidossa, lastensuojelussa tai muilla alueilla.
Organisaatioille, joilla on useita toimistoja, paikallisosastoja tai yhtiöitä, on erityisen arvokasta voida koota kaikki yhteen ratkaisuun, joka tarjoaa näkyvyyden keskitetysti, mutta tarjoaa samalla toimintavapautta ja joustavuutta paikallisesti.
Tässä ei ole kyse vain teknologiasta. Kyse on ihmisten varustamisesta paremmilla työkaluilla, turhautumisen poistamisesta – ja osallistumisen tekemisestä helpoksi yhä useammille.
Pienet parannukset saavat aikaan suuria muutoksia organisaatioissa, jotka on rakennettu sitoutumisen ja yhteisöllisyyden varaan. Manuaalisesta laskujenkäsittelystä säästyneen tunnin voi käyttää johonkin hyödyllisempään, tai hallinnollisten rutiinien yksinkertaistuminen voi motivoida vapaaehtoista jatkamaan työtään vielä yhden kauden.
Talousprosessien sujuminen vapauttaa aikaa. Parempi kokonaiskuva pienentää virheiden riskiä. Muiden auttaminen on helpompaa, kun turhautuminen vähenee, ja on yksinkertaisempaa sanoa seuraavan kerran kyllä, kun joku kysyy: "Voitko hoitaa tämän?"
Kun järjestelmät todella helpottavat elämäämme, voimme käyttää aikamme siihen, mikä on oikeasti tärkeää.
Oletko kiinnostunut kuulemaan, mitä tämä tarkoittaa käytännön arjessa?
Ilmoittaudu ilmaiseen webinaariimme ja opi, miten järjestöt ja yhdistykset hyödyntävät teknologiaa taloushallinnon rutiinien yksinkertaistamisessa ja tehostamisessa vapauttaen samalla aikaa, kapasiteettia ja lisäten joustavuutta.