Hva gjør du hvis selskapet ditt driver i en bransje med svært tradisjonelle tjenester, men likevel ønsker å gi kundene det lille ekstra?
En mulighet er å gjøre som Avarn Security, kombinere manuelle tjenester med moderne teknologi for å få et mer digitalt tjenestespekter. Et viktig element i dette arbeidet har vært automatisering av regnskapsføring ved hjelp av AI, for å hjelpe organisasjonen til å drive mer effektivt og konkurransekraftig.
Avarn Security, som tidligere het Nokas, er en nordisk ledende totalleverandør av alle typer sikkerhetsløsninger, med ca. 16.000 medarbeidere og en omsetning på rundt 8,5 milliarder kroner i Norden. Rundt 2,5 milliarder av omsetningen – og 5.000 av de ansatte – hører hjemme i Norge, og her ligger også økonomiavdelingen.
Marianne Wold Aarseth, økonomidirektør i Avarn Security, forteller at hennes avdeling ønsket å gå i bresjen for selskapets arbeid med kunstig intelligens, og har derfor tatt i bruk SEMINE-plattformen. De har en ganske stor mengde inngående fakturaer, og veldig mye arbeid med å bokføre fakturaer og håndtere repetitive oppgaver og gjentakende kommandoer. Denne situasjonen var ideell for kunstig intelligens, fordi maskinen da selv kan lære seg hva som skal gjøres (enten ved å følge med på hvordan ting gjøres i en innkjøringsperiode, eller ved å gå gjennom hvordan ting har vært gjort tidligere), for deretter å gjøre det samme igjen og igjen – automatisk, og uten at det egentlig behøver å bli berørt av menneskehender.
– Vi hadde en litt «hjemmesnekret» løsning som hadde vært utviklet og tilpasset over ganske lang tid, men som var på vei til å bli foreldet. Vi så oss rundt i markedet, og fant at Semine hadde gode referansekunder og fremstod som en god leverandør, sier Aarseth.
– Dermed ble økonomiavdelingen, og vår håndtering av inngående fakturaer, et naturlig og på mange måter «ufarlig» sted for Avarn Security å begynne med kunstig intelligens, sier hun videre.
LES MER: Skal økonomiavdelingen kunne noe om kunstig intelligens.
Besparelsene hentes inn på flere måter – som for eksempel at en ansatt som har gått av med pensjon ikke erstattes fordi SEMINE-plattformen har automatisert store deler av oppgavene. Økonomiavdelingen har dessuten frigjort betydelig med tid for de øvrige ansatte. De jobber nå på en måte hvor detaljstyring er blitt mindre viktig, og tiden kan isteden benyttes til å frembringe innsikt som gjør organisasjonen i stand til å innføre korrigerende og/eller verdiøkende tiltak.
– Økonomiavdelingen og vår håndtering av inngående fakturaer ble et naturlig, og på mange måter «ufarlig» sted å begynne med AI.
Implementeringen har dessuten vist hele organisasjonen hvor mye det kan ha å si når etablerte arbeidsprosesser forenkles og gjøres mer effektive gjennom nye verktøy.
– Gjennom SEMINE-implementeringen har vi for eksempel fått på plass en helt ny mobilapplikasjon for fakturagodkjenning, og det har vist seg å være et kvantesprang for virksomheten. Brukerflatene i SEMINE-plattformen har fått mye positive tilbakemeldinger, ikke minst fordi den er veldig brukervennlig, uansett om man bruker den som app eller gjennom webgrensesnittet.
LES MER: Med vår mobilapp for iOS eller Android kan inngående fakturaer godkjennes på farten.
Det sier Aarseths kollega, Stina Ranfelt (avbildet under), Chief Digital Officer, og ansvarlig for selskapets digitale utviklingsagenda. Hun forteller at siden Avarn Security jobber med manuelle tjenester i serviceindustrien, har selskapet lenge hatt fokus på å kombinere og forbedre disse med teknologi. Nå ser de at dette er minst like viktig i selskapets interne prosesser.
– Brukerflatene i SEMINE har fått mye positive tilbakemeldinger, ikke minst fordi den er veldig brukervennlig uansett om man bruker den som app eller gjennom webgrensesnittet.
– Mye handler om å skape systemer og bygge kompetanse slik at organisasjonen kan utvikle nye tjenester, drive effektivt og skape verdi. Derfor er digitalisering generelt, og forhold som kunstig intelligens (KI) og maskinlæring spesielt, naturlige elementer fremover. Vi må alltid finne nye måter å yte det lille ekstra overfor kundene, slik at vi kan oppnå konkurransekraft innenfor tjenestespekteret vårt, avslutter hun.