Med Aqua Dentals raske vekst, fra et lokalt selskap til en av Sveriges største tannhelsekjeder med 37 klinikker og over 800 ansatte, ble behovet for en mer fleksibel løsning for fakturahåndtering tydelig. Deres reise mot å bli Sveriges tryggeste tannpleie startet i 2014, og med over 20 000 fakturaer bare i 2023, innså de raskt at det eksisterende systemet ikke klarte å holde tritt.
– Vi brukte for mye tid på manuell fakturahåndtering, noe som hemmet vår evne til å fokusere på mer strategiske oppgaver og reduserte effektiviteten vår, sier Wilhelm Vanhala, Group Manager Finance.
LES MER: Viking Redningstjeneste: Effektiviserer fakturahåndtering med SEMINE
Fra manuell til smart automatisering
For å håndtere den raske veksten uten å øke økonomiavdelingen, innså Aqua Dental behovet for en mer omfattende automatiseringsløsning. De lette etter en fremtidssikker løsning med dokumenterte kunderesultater som kunne justeres og tilpasses internt, uten å være avhengig av eksterne leverandører.
– Vi begynte å lete etter en ny løsning, og gjennom vår ERP-partner Amesto ble vi introdusert til AI-løsningen SEMINE, sier Wilhelm Vanhala, Group Manager Finance.
SEMINE er en AI-basert SaaS-løsning som automatiserer håndteringen av leverandørfakturaer. Løsningen har standardintegrasjoner til de fleste ERP-systemer, inkludert Visma.net, som Aqua Dental bruker.
– For Aqua Dental var det avgjørende å finne en løsning som kunne skalere og effektivt håndtere fakturaflyten. SEMINE, med sin AI-baserte automatisering og smidige integrasjon med Visma.net, gjorde det mulig å møte disse behovene, sier Lotta Kovács i Amesto.
LES MER: Derfor kan KI gjøre økonomiavdelingen enda mer effektiv
Fleksibilitet og innsikt med SEMINE
I tillegg til å automatisere fakturahåndteringen, gir SEMINE Aqua Dental et kraftfullt verktøy for å analysere og visualisere økonomiske data. Ved hjelp av AI og datafangst på hver enkelt linje i fakturaene, får de innsikt som muliggjør datadrevne beslutninger og forbedrer både fakturaflyten og ressursbruken.
– Den detaljerte datafangsten med SEMINE gir unike muligheter for innsikt og analyse, som forbedrer kostnadskontrollen og øker våre kunders konkurranseevne, sier Louise Rubinsson, Sales Executive hos Semine.
Ved å bruke verktøy som diagrammer og dataanalyser kan Aqua Dental effektivt følge opp nøkkeltall som antall håndterte fakturaer per person og den totale fakturasummen som venter på godkjenning. Denne sanntidsanalysen gir dem en dypere forståelse av arbeidsbelastningen og teamets effektivitet.
– Ved å følge opp og handle på data i sanntid, kan vi sikre at vi alltid ligger ett skritt foran, noe som er avgjørende for vår langsiktige vekst og suksess, sier Vanhala.
Veien videre med AI og fremtidssikrede prosesser
Med SEMINE som en sentral del av vekststrategien planlegger Aqua Dental å automatisere flere deler av fakturahåndteringen, samtidig som de får dypere innsikt gjennom AI. Denne teknologien muliggjør rask tilpasning til markedsendringer og optimalisering av økonomiske prosesser.
– SEMINE er en langsiktig investering i vår effektivitet og vekst, avslutter Vanhala.