Når det velges en ny president i USA, har det helt siden Franklin D. Roosevelts tid vært lagt stor vekt på hva han kan få til på sine første 100 dager i den nye jobben.
Selv om det å velge SEMINE-plattformen kanskje ikke helt kan sammenlignes med å overta Det hvite hus, synes vi i Semine at det er viktig å komme raskt ut av startblokken og gjøre mest mulig ut av den entusiasmen som gjerne preger økonomiavdelingen i den første tiden etter at løsningen på plass. Det viser også resten av organisasjonen hvilke fordeler og effekter den nye AI-løsningen for inngående fakturahåndtering kan gi.
LES MER: Avarn Security: Vellykket digitalisering med SEMINE
På tross av hva mange tror, er det ikke noe stort, komplisert IT-prosjekt å komme i gang med SEMINE. Vi starter med et oppstartsmøte, noen tekniske forberedelser og oppsett av de ulike integrasjonene. Deretter kjører vi en dag med oppsett og opplæring for superbrukere, og så er dere i gang. Brukes et av de vanligste skybaserte økonomisystemene med relativt standardiserte integrasjoner, kan dere gjerne være «live» under en måned etter signert avtale.
For å komme fort til de gode resultatene, er det noen ting som kan gjøres i forkant av oppstart. Ettersom SEMINE benytter kunstig intelligens (KI) og maskinlæring er det noen avveininger som må tas: Hvilke oppgaver bør prioriteres først for å frigi mest mulig tid raskest mulig? Skal algoritmen læres opp basert på hvordan fakturaer har vært kontert tidligere, eller er det bedre å starte med blanke ark for å sikre at man ikke vranglærer AI-motoren med tidligere feilføringer? Bør det settes strenge automasjonsregler for hvordan algoritmen lærer, eller bør den få så frie tøyler som mulig?
Mange grep kan gjøres før selve systemet er installert og operativt. Hvis dere for eksempel gjør en innsats før prosjektoppstart med å få leverandører til å sende godt spesifiserte fakturaer via EHF, og/eller etablerer standardiserte prosesser for fakturabehandlingen, vil dere få en mye kortere vei til høyere automasjonsgrad. Slike tiltak gir nemlig den kunstige intelligensen flere holdepunkter å ta tak i, og gjør veien til et vellykket resultat kortere.
LES MER: Enkel og rask onboarding
Én ting som overrasker noen, er at det i den aller første tiden etter oppstart kan være best å la den kunstige intelligensen holde på en stund med sine greier uten mye regelstyring. AI-algoritmen lærer nemlig gjennom repetisjoner, og da må den først prøve seg litt før den blir bedre av mer konkrete tilbakemeldinger. Dette varierer imidlertid fra bedrift til bedrift – i andre tilfeller kan det være mer optimalt å gi algoritmen mer definerte rammer for opplæringen av AI-motoren – men dette finner vi ut av sammen i oppstartsfasen.
Målet med ethvert SEMINE-prosjekt er alltid å komme så nær fullautomatisering som overhodet mulig. Vanligvis kommer automasjonsgraden nokså raskt opp på 70-90 %, men veien derfra kan være litt mer krevende.
Hvert skritt frigir tid til å ta det neste steget: Hvilke fakturaer fra hvilke leverandører treffer algoritmen rett på hver gang, og kan da autorisasjonsflyten på disse skje automatisk? Hvilke leverandører bør kontaktes for å få bedre detaljnivå på fakturaene? Hvilke internprosesser bør justeres for å legge bedre til rette for at ting kan skje automatisk?
Gjennom hele dette arbeidet følger SEMINE nøye med på hva som fungerer og hva som bør forbedres. Detaljene i dette presenteres i en lettfattelig oversikt som gjør det enkelt å se hva som bør være neste skritt og hvilke tiltak som til enhver tid bør prioriteres – alt ettersom hvor stor effekt det vil ha eller hvor lett eller vanskelig det vil være å ta tak i. Dette oversiktsverktøyet har også funksjonalitet for å forenkle de små og store oppgavene som må til, slik at reisen til hyperautomasjon blir så enkel og smertefri som mulig.