Med pressede marginer, komplekse leverandørkjeder og uforutsigbare markedstrender, tyder mye på at fokuset for retailere også i 2025 vil være på kostnader og effektiv administrasjon. For å møte disse utfordringene – og overleve i et presset retailmarked – er det avgjørende å optimalisere driften i alle ledd. Her spiller økonomiavdelingen en nøkkelrolle.
I økonomiavdelingen, nærmere bestemt innen inngående fakturabehandling, kan AI bidra til automatisering av fakturaer, redusere manuelle oppgaver, minimere feil og sikre effektiv og konsistent håndtering av fakturaer. Samtidig kan enkelte løsninger gi detaljert sanntidsinnsikt som legger grunnlaget for smartere beslutninger og bedre marginer.
Her er fem gode grunner til at AI i regnskapsføringen bør bli en del av økonomiavdelingens verktøykasse i 2025:
Manuelle prosesser som bokføring av inngående fakturaer, dataregistrering og oppfølging av avvik er tidkrevende og ineffektive, spesielt i bransjer med store fakturavolum. Med AI basert regnskapsføring kan økonomiavdelingen automatisere disse oppgavene og frigjøre tid til mer strategiske oppgaver som kostnadsanalyser og forbedring av leverandøravtaler.
AI bruker maskinlæring til å analysere historiske data og gjenkjenne mønstre, noe som gjør den i stand til å håndtere komplekse oppgaver raskere og mer presist over tid. Dette betyr at systemet stadig tilpasser seg bedriftens unike behov og gir økt effektivitet uten at man må bruke tid på manuell justering.
En rapport fra McKinsey viser at automatisering kan redusere tiden brukt på repetitive oppgaver med opptil 70 %. Dette gjør det mulig for økonomiavdelinger i retail å fokusere på verdiskapende arbeid som styrker marginene og forbedrer driften.
I retailbransjen, hvor volumet av inngående fakturaer ofte er enormt, er risikoen for feilføringer og inkonsekvent bruk av kontoplaner betydelig. Manuelle prosesser kan også gjøre bedriften sårbar for personavhengige rutiner, der ulik håndtering fra ansatte kan føre til unøyaktige regnskap og økte kostnader.
AI bidrar til å eliminere disse utfordringene ved å standardisere prosessene. Teknologien sikrer at fakturaer føres konsekvent på riktige kontoer, uavhengig av hvem som behandler dem. Ved å analysere tidligere data og lære mønstre, kan AI identifisere avvik som feilprising eller ukorrekte dimensjoner, og automatisk foreslå korreksjoner.
Ifølge Deloitte kan AI redusere feil i fakturaprosesser med opptil 90 %. For økonomiavdelinger i retail gir dette ikke bare mer presise regnskap, men også en betydelig reduksjon i tid brukt på feilretting. Med AI blir regnskapet en mer nøyaktig og forutsigbar del av driften, noe som styrker bedriftens økonomiske kontroll og beslutningsgrunnlag.
En stor utfordring for økonomiavdelinger i retail er å sikre at fakturaer samsvarer med innkjøpsordrer, spesielt når volumet av transaksjoner er høyt og komplekst. Manuelle prosesser for PO-matching er både tidkrevende og utsatt for feil, noe som kan føre til unødvendige kostnader og forsinkelser.
AI forenkler denne prosessen ved å automatisk matche fakturaer med tilhørende bestillinger. Teknologien identifiserer avvik som uventede prisendringer, manglende leveranser eller overfakturering, og varsler økonomiavdelingen slik at de raskt kan håndtere problemet. Dette reduserer behovet for omfattende manuell kontroll og reduserer risikoen for feilbetalinger.
For retailbransjen, der marginene er små og volumene høye, betyr intelligent matching at økonomiavdelingen kan frigjøre tid, redusere kostnader og sikre mer effektive prosesser. Med denne teknologien kan virksomheten oppnå bedre samarbeid med leverandører og en mer presis håndtering av innkjøpsprosessen.
Retailbransjen krever kontinuerlig overvåking av kostnader, marginer og markedsendringer. Enkelte AI-løsninger tilbyr detaljert datafangst helt ned på fakturalinjenivå, noe som gir økonomiavdelingen en unik evne til å identifisere kostnadsdrivere og avvik med høy presisjon.
Ved å analysere hver enkelt varelinje kan slike løsninger avdekke prisutviklingen på nøkkelprodukter, identifisere avvik som feilprising eller uventede prisøkninger, og sikre at uventede prisøkninger fanges opp. Dette gir ikke bare bedre kontroll over kostnader, men også en solid base for innkjøpsstrategier og leverandørforhandlinger.
Når denne detaljnivået kombineres med sanntidsinnsikt, blir det mulig å reagere raskt på endringer i leverandørpriser, justere strategier og unngå unødvendige kostnader. Ifølge Harvard Business Review kan tilgang til sanntidsdata redusere beslutningssykluser med opptil 25 %, mens Gartner fremhever at AI kan hjelpe bedrifter med å tilpasse seg markedstrender 50 % raskere enn konkurrentene.
Denne kombinasjonen av sanntidsinnsikt og detaljert linjeinformasjon, tilgjengelig i enkelte avanserte AI-løsninger, gir økonomiavdelingen redusere kostnader og styrke marginene – en avgjørende fordel i et konkurranseutsatt marked.
Med økende krav til bærekraftsrapportering, inkludert dokumentasjon av karbonavtrykk, trenger økonomiavdelingen presise data som kan rapporteres effektivt og korrekt. Fra 2025 vil norske virksomheter i retail møte strengere reguleringer for å rapportere miljøpåvirkning, særlig knyttet til kjøp av varer og tjenester.
Med enkelte AI-løsninger kan detaljerte data fra fakturalinjene samles inn automatisk, noe som gjør det mulig å overvåke CO₂-avtrykk på produkt- og kategorinivå, automatisere klimaregnskapsrapportering og forbedre bærekraftige innkjøpsstrategier. Dette reduserer behovet for tidkrevende manuell datainnsamling og sikrer at rapporteringen oppfyller nasjonale og internasjonale standarder. Samtidig styrker det økonomiavdelingens rolle som en strategisk partner i selskapets bærekraftsarbeid.
Hvorfor satse på AI i 2025?
For økonomiavdelinger i retailbransjen gir AI en unik mulighet til å møte komplekse utfordringer, redusere kostnader og forbedre beslutningsprosessene. Samtidig gjør detaljert innsikt og automatisering det mulig å oppfylle stadig strengere krav til bærekraftsrapportering, noe som styrker virksomhetens posisjon i markedet. Ved å ta i bruk smarte løsninger kan bedrifter frigjøre tid, øke nøyaktigheten og oppnå bedre marginer – alt på en plattform som er skreddersydd for fremtidens behov.