Da OBOS, som både er en av Nordens største boligbyggere og en av Norges største regnskapshus, skulle skifte fakturasystem, kunne de valgt å fortsette med en tradisjonell løsning. Det andre valget var å tenke nytt og benytte muligheten til å digitalisere det som i stor grad er en manuell prosess.
– De gikk for Semine sin løsning med innebygget kunstig intelligens – og allerede før det var gått ett år hadde de en automatiseringsgrad på 75 %.
Nå, under to år etter implementeringen, er automasjonsgarden på 83 prosent, og de har frigjort mer enn syv årsverk.
– Vårt noe hårete mål var at det skal være gøy å godkjenne fakturaer i vår løsning, forteller Hilde Rannem Rostad, direktør for digitalisering av økonomitjenester i OBOS.
Boligbyggelaget har en ambisiøs konsernstrategi der kunstig intelligens er definert som et satsingsområde.
– Da vi skulle bytte fakturasystem var det naturlig å søke etter ny teknologi og nye løsninger som både brakte prosessene og løsningene våre et godt stykke inn i fremtiden, og samtidig kunne levere på merverdi for kundene våre. Og det var sånn vi kom i kontakt med Semine.
Området Hilde Rannem Rostad leder, fører blant annet regnskap for mer enn 5000 borettslag og sameier, med mer enn 22 000 styremedlemmer som har ansvaret for å godkjenne utbetalinger i OBOS sin egen portal, Styrerommet. Hvert år prosesseres over en halv million fakturaer, og tidligere var det ikke uvanlig at rådgiverne i OBOS Eiendomsforvaltning AS brukte flere timer hver dag på relativt enkle konteringsoppgaver.
– Vi er veldig bevisste på at de som jobber som styreledere og styremedlemmer i boligselskapene, legger ned et enormt arbeid på frivillig basis. De gjør oppgaver som er av stor betydning for samfunnet, og sikrer at hundretusener av mennesker har ryddige rammer rundt sine boforhold. Derfor er det et viktig mål for oss at denne jobben skal være så enkel og bekymringsfri som overhodet mulig. Dette gjelder spesielt når det kommer til å håndtere økonomi og administrasjon.
LES MER: 5 områder økonomiavdelingen heller bør bruke tiden på
– På konsernnivå har OBOS tatt strategiske valg og beslutninger som legger til rette for å nå disse målene. Et av de viktigste valgene er å digitalisere der vi kan og det vi kan, i jakten på forenkling, effektivisering og smarte prosesser.
– Vi har sagt at kunstig intelligens er et satsingsområde for virksomheten. Jeg kan ikke tenke meg et mer egnet område å starte med enn regnskap – med tall og kolonner, forutsigbare størrelser og ofte faste strukturer, sier Hilde Rannem Rostad.
Et blikk inn i fremtiden
Kort fortalt har implementeringen av SEMINE-plattformen frigjort mer enn 7 årsverk som tidligere gikk med til å prosessere og kontere inngående fakturaer. – Jeg vil tro at hver rådgiver brukte et par timer daglig på denne oppgaven, som de i dag kan bruke på mer verdiskapende arbeid.
– Allerede under to år etter implementering flyter 83 prosent av fakturaene gjennom løsningen uten at vi trenger å forholde oss til dem.
LES MER: Derfor kan kunstig intelligens gjøre økonomiavdelingen enda mer effektiv
De som trenger oppmerksomhet svarer vi ut – og fordi den kunstige intelligensen i Semines plattform lærer av våre svar, er det sjelden samme problemstilling dukker opp igjen. Det betyr at rådgiverne får mer tid til de sameiene og borettslagene de har ansvaret for – og kvaliteten på våre tjenester øker.
Fordi Semines løsning leser fakturaene helt ned på linjenivå, blir det generert mer data enn i en tradisjonell løsning. Dette vil kunne gi oss muligheter til å levere gode, prediktive, analyser til kundene våre, avslutter Hilde Rannem Rostad i OBOS.