Mentor Medier hadde et ønske om å ta i bruk en moden løsning basert på KI som kunne ta bort tidkrevende manuelle prosesser. I en evalueringsprosess høsten 2023, falt valget på Semine. Muligheten til å håndtere fakturaer på tvers av juridiske selskap, samt en læringsmodell som tar bort mye manuelt arbeid var viktige kriterier for å lande beslutning om systembytte til SEMINE.
Å komme raskt i gang med et nytt fakturahåndteringssystem er avgjørende for å opprettholde entusiasmen i økonomiavdelingen rett etter at beslutningen om systembytte er tatt. I tillegg er det mange som ønsker å vise organisasjonen hvilke fordeler og effekter det nye systemet kan gi.
LES MER: Så lett er det å komme i gang med SEMINE
Martine Solberg, prosjektleder hos SEMINE, beskriver oppstarten med Mentor Medier på følgende måte: Vi innledet med et oppstartsmøte, tekniske forberedelser og konfigurering av vår standardintegrasjon mot Visma Business. Deretter gjennomførte vi en dag med opplæring for superbrukere, og dermed var Mentor Medier i gang.
- Implementeringen av SEMINE har vært en smidig og effektiv prosess for oss. Vi følte oss godt ivaretatt av SEMINEs team, og det var uproblematisk å komme i gang, Ann Helen Myhre, økonomidirektør hos Mentor Medier.
Generelt sett kan integrasjoner gjøre det komplisert og tidkrevende å bytte til nytt system. Martine Solberg forteller at Semine har lang erfaring med å integrere med Visma Business. Hun legger til at
- Dette er vår mest brukte ERP-integrasjon og vi har satt opp denne opp mot 100 ganger. Dette som gjør at vi har opparbeidet oss solid erfaring med å koble SEMINE sammen med Visma Business.
LES MER: Enkel integrasjon med ledende økonomisystemer
Nøkkelen til suksess med SEMINE handler i stor grad også om engasjement og eierskap fra de som skal bruke systemet. Å ta steget inn i den digitale verdenen krever ikke bare innovative verktøy, men handler vel så mye om å ha riktig kompetanse og mindset. Når ansatte aktivt deltar i endringsprosessen, bidrar de ikke bare til en smidig overgang, men legger også grunnlaget for kontinuerlig forbedring og optimalisering.
- Det har vært inspirerende å jobbe med en kunde som er så fremoverlent som Mentor Medier. De fremtidige superbrukerne tok eierskap og drev frem prosessen internt, både med oppsett av SEMINE og nødvendige forberedelser. Deres engasjement gjorde at implementeringen ble en suksess fra dag én.
I den første tiden etter oppstart kan være best å la den kunstige intelligensen lære seg konteringsmønstre uten mye innblanding. SEMINE lærer av hver eneste faktura som posteres, og blir bare bedre desto flere tilbakemeldinger som gis. Martine Solberg foreller at Mentor Medier allerede har oppnådd en automasjonsgrad på over 50% i løpet av de to første månedene i drift. Dette er gjort uten at økonomiavdelingen har gjort store grep. Med andre ord har SEMINE, på egenhånd, lært seg hvilke kontoer, dimensjoner og merverdiavgift som skal brukes på ca 50% av alle fakturaer som kommer inn.
Om Mentor Medier:
Mentor Medier er et skandinavisk mediekonsern med hovedkontor i Oslo. Vi ønsker å fremme publisistisk kvalitet og mangfold, og å bidra til at verdiorientert og meningsbærende innhold når bredere ut i et nordisk marked. Mentor Medier er et konsern med publikasjoner og selskaper i Norge og Sverige. De største avisene i konsernet er Vårt Land, Morgenbladet, Dagsavisen og Demokraten i Norge, og Dagen i Sverige. I samarbeid med Dagsavisen utgis Dagsavisen Fremtiden i Drammen og Dagsavisen Moss Dagblad i Moss. I tillegg utgis avisen Klar Tale.