Birgitte Gran Fjellstad har gått gradene i Norrønas økonomiavdeling. Hun startet som controller i 2013, og leder i dag det som skal bli den beste økonomiavdelingen innenfor sitt segment.
- Det har vært flere år med sterk vekst og mye innovasjon som har økt kompleksiteten i selskapet betraktelig. Samtidig har det ført til at vi har hengt noe etter i finans- og økonomiavdelingen. Vi har fortsatt tradisjonelle økonomisystemer utenfor skyen, og mange manuelle prosesser som gir rom for menneskelige feil, sier hun.
Fjellstad er utålmodig etter å få økonomiavdelingen ut av det hun beskriver som steinalderen.
- Vi er på terskelen til en digital revolusjon.
- Produktutviklingen, produksjonen og våre kundenære avdelinger har lenge vært veldig innovative. Nå er det økonomiavdelingens tur. Vi er ferdig med å ergre oss over trege prosesser.
Avdelingen har lagt listen lavt for å teste og ta i bruk ny teknologi som KI. I tillegg til valget av teknologi fra norske Semine, skal det også innføres et nytt skybasert ERP-system, som SEMINE-teknologien enkelt vil la seg integrere mot via åpne API-er.
- Det finnes masse spennende på markedet. Når vi velger løsninger skal vi følge den samme filosofien som vi bruker i våre produkter: Loaded Minimalism. Vi skal ha de funksjonene som gir den verdien som behøves, ikke masse annet som er fordyrende og kompliserende, sier hun.
Åtte personer jobber i økonomiavdelingen i dag. Målet er at alle skal få mer inspirerende oppgaver. Arbeidsverktøyene skal gjennomsyres av den kvalitetsfølelsen som kundene forventer med Norrøna.
- Vi skal ligge i front, og det hadde vært gøy om andre kom til oss for inspirasjon.
Nye løsninger er også viktig for å støtte veksten i andre markeder.
- Norge er vårt største marked, og det er begrenset hvor mye det er mulig å vokse her hjemme. Markedsandelene må derfor vinnes i utlandet, poengterer hun og presiserer at det gir nye krav til økonomistyringen.
LES MER: AI-drevet regnskapsføring: Nøkkelen til effektiv retail-drift
- Videre er forretningsmodellen vår under kontinuerlig forbedring. Økt innovasjon og fokus på sluttkonsument har ledet til blant annet vårt internt utviklede lojalitetsprogram. Alt dette bidrar til økt kompleksitet som berører økonomisystemene.
Fakturahåndteringen har vært en særlig stor hodepine for Fjellstad.
- Der er vi 100 prosent PDF. Vi er langt bak der vi bør være.
Derfor skal Norrøna erstatte et plagsomt gammelt fakturasystem med SEMINE som skal automatisere hele prosessen med innkommende fakturaer.
Onboardingen er gjort på seks uker. Første kvartal 2022 skal gå til en gradvis overgang til automatisering. Fra andre kvartal er det full flyt og målet er oppimot 100 prosent automatisering.
- Semine skal flytte oss inn i fremtiden og vi gleder oss til mer skjer automatisk. I dag har vi en person som bruker store deler av arbeidstiden på å håndtere innkommende fakturaer.
- Ved å automatisere mesteparten av fakturahåndteringen er forventningen å bruke minst 1,5 årsverk i organisasjonen til mer verdiskapende formål.
- Vi trenger dette for å støtte veksten, og for å ta unna press i en avdeling som har jobbet veldig hardt over lang tid. Nå kan vi jobbe med å bygge den samlede kompetansen vi behøver i fremtiden.
LES MER: Så lett er det å komme i gang med SEMINE
Fjellstad har beregnet at det skal ikke ta mye mer enn ett kvartal å spare inn investeringen i SEMINE. Deretter er hun full av forventninger på hva tilgang på innsikt fra analyser av hver faktura vil gi.
- Vi får detaljinnsikt som vi kan dele ut i organisasjonen. Det sikrer at alle kolleger får forutsetningene til å ta mer informerte beslutninger.
Verdien dette gir kan snu forventningene til økonomiavdelingen på hodet.
- Ved å få ut informasjon fra hver fakturalinje kan vi hente ut innsikt på et nivå som ikke tidligere har vært mulig, og vi kan drive på en mye mer smidig måte. Vi gjør store besparelser i kroner og øre, samtidig som vi jobber smartere, og har mer spennende arbeidsdager, avslutter hun.