När OBOS, som både är en av Nordens största byggföretag för bostäder och en av Norges största redovisningsbyråer, bytte ERP-system valde de att tänka i nya banor och ta tillfället i akt och digitalisera det som tidigare till stor del var manuella processer och handpåläggning.
–De valde SEMINE med inbyggd artificiell intelligens – och inom ett år hade de en automatiseringsgrad på 75 procent, och kunde räkna hem sin investering.
Nu, mindre än två år efter implementeringen, är automatiseringsgraden 83 procent, och de har frigjort mer än 12 000 arbetstimmar eller 7 heltidstjänster.
– Vårt något ambitiösa mål var att det skulle vara roligt att attestera fakturor i vår lösning, säger Hilde Rannem Rostad, som är chef för digitalisering av ekonomiska tjänster på OBOS.
Bostadsutvecklaren har en tydlig koncernstrategi där artificiell intelligens inom digitalisering är ett prioriterat område.
– När vi bytte fakturasystem var det naturligt att leta efter ny teknik och nya lösningar som förde våra processer och lösningar långt in i framtiden, och samtidigt kunde leverera mervärde för våra kunder. Och det var så vi kom i kontakt med Semine.
Hilde Rannem Rostad är ansvarig för gruppen som bland annat sköter bokföringen åt över 5 000 bostadsrättsföreningar, med över 22 000 styrelseledamöter vilka ansvarar för att godkänna betalningar i OBOS egen portal. Varje år behandlas mer än en halv miljon fakturor och tidigare var det inte ovanligt att rådgivarna i Hildes grupp lade flera timmar om dagen på relativt enkla bokföringsuppgifter.
– Vi vet mycket väl att de som jobbar som ordförande och styrelseledamöter i bostadsrättsföreningarna lägger ner ett enormt arbete på frivillig basis. De utför uppgifter som är av stor betydelse för samhället och sörjer för ordning och reda för hundratusentals människors boendeförhållanden. Därför är det ett viktigt mål för oss att det här jobbet ska vara så enkelt och bekymmersfritt som möjligt. Särskilt när det gäller att hantera ekonomi och administration.
– På koncernnivå har OBOS gjort strategiska val och fattat beslut som gör det lättare att nå dessa mål. Ett av de viktigaste valen är att digitalisera det vi kan, och vi strävar efter förenkling, effektivisering och smarta processer.
– Vi har bestämt att artificiell intelligens är ett fokusområde för verksamheten. Jag kan inte tänka mig ett lämpligare område att börja med än redovisning – med siffror och kolumner, förutsägbara omfång och ofta fasta strukturer, säger Hilde Rannem Rostad.
En blick in i framtiden
Kort sagt, implementeringen av SEMINE-plattformen har frigjort mer än 12 000 arbetstimmar, som tidigare spenderades på att behandla och bokföra inkommande fakturor. – Jag skulle tro att varje rådgivare lade ned ett par timmar om dagen på den här uppgiften. Den tiden kan de i dag lägga på mer värdeskapande arbete.
– Redan mindre än två år efter implementeringen flödar 83 procent av fakturorna genom lösningen utan att vi behöver hantera dem.
Eftersom den artificiella intelligensen i SEMINE lär sig av våra svar dyker samma problem sällan upp igen, när man hanterar avvikelsefakturor. Det innebär att rådgivarna får mer tid för de bostadsrättsföreningar de ansvarar för – och kvaliteten på våra tjänster ökar.
Eftersom Semines lösning läser av fakturorna ända ned på radnivå genereras mer data än i en traditionell lösning. Därför kan vi leverera prediktiva analyser med god kvalitet till våra kunder, avslutar Hilde Rannem Rostad på OBOS.