Kaffebrenneriet: Effektiviserer regnskapet med SEMINE

Kaffebrenneriet ønsket å styrke bedriftens datainnsamling og automatisere regnskapsføringen. Nå går fakturaene fra de største leverandørene stort sett automatisk, og alle som attesterer fakturaer har fått en enklere hverdag.

– Vi så tidlig og ser fortsatt at dette er et gunstig økonomisk prosjekt, tatt i betraktning arbeidstimene eksternt og inhouse som vi sparer. En annen sak er at alle de som er involvert i å attestere fakturaer har fått en bedre dag på jobben, forteller Morten Meiholt, økonomisjef i Kaffebrenneriet om hvordan det var å ta i bruk AI løsningen SEMINE for automatisering av inngående fakturaer.

– Faktisk tok det bare ti dager fra løsningen ble tatt i bruk til tre av fire fakturaer gikk automatisk. Noen måneder senere lå automasjonsgraden rundt 85 prosent, og av selskapets ti største leverandører håndteres nå fakturaene fra halvparten 100 prosent automatisk.

– Tidligere gikk folkene våre rundt med papir og godkjente fakturaer, nå kan de bruke en mobiltelefon eller datamaskin. Dette har ikke bare gjort det veldig mye enklere for dem, det har også styrket datakvaliteten og gitt oss veldig mye bedre kontroll sentralt. Det er en kraftig forbedring fra tidligere, sier Meiholt, som forteller at det var tankevekkende å se hvor godt løsningens kunstige intelligens (AI) fungerte:

– Jeg var positivt overrasket over hvor fort SEMINEs AI egentlig fikk effekt. Det har åpnet øynene mine litt for å bruke kunstig intelligens på andre systemer også, med tanke på hvor bra det egentlig har fungert for oss, sier han.

LES MER: Automatisering av regnskapet? Disse begrepene må du kunne

Store forskjeller

For en organisasjon som mottar leveranser på 44 forskjellige utsalgssteder og håndterer rundt 12 000 inngående fakturaer i året, var det veldig arbeidskrevende med papirbaserte rutiner. De så at digitale verktøy kunne gi store effektiviseringsgevinster både på fakturagodkjenning, bokføring av inngående fakturaer, og automasjon, og begynte derfor å undersøke løsninger fra forskjellige leverandører.

– SEMINE kom best ut på alle områdene, forteller Meiholt.

– For oss er det for eksempel helt essensielt å ha en løsning som kan håndtere hver fakturalinje separat. Vi får veldig mange like produkter, men må kunne fordele kostnadene helt riktig på hver enkelt avdeling. For at vi skal kunne benytte regnskapet som styringsverktøy, må vi kunne stole på at hver eneste varelinje og hver eneste kostnad er bokført på riktig konto og på riktig avdeling, sier han.

Han landet dermed etter en grundig vurdering på at det var fordelaktig at automatiseringen måtte være styrt av maskinlæring fremfor et sett med regler – altså kunstig intelligens (AI) fremfor RPA (robotisk prosessautomatisering – fordi de aldri ville oppnå samme effekt dersom de skulle være nødt til å vedlikeholde et regelhierarki. Kaffebrenneriet mente SEMINE lå aller lengst fremme på bruk av kunstig intelligens, og så dette som det mest fremtidsrettede systemet.

Viktige analysemuligheter

– Vi bruker allerede PowerBI, og med SEMINEs åpne API ser vi store muligheter for å få en dypere forståelse for kostnadsbildet. Vi kan fra Semines data for eksempel enkelt og raskt se om én leverandør har høyere priser, hvor mye prisene fra en leverandør stiger over tid, og så videre. Det har gitt mye bedre kontroll, og vi har allerede gjort flere besparelser som følge av dette, sier han.

- For Kaffebrenneriet var det også avgjørende at SEMINE kunne kobles opp mot selskapets ERP-system, Visma Global, på en god måte.

LES MER: Enkel integrasjon med ledende økonomisystemer

– Det var en kritisk del av implementeringen ja, hvor mange aktører måtte involveres. Vi var spente på overgangen fra selgerne som sier «alt er mulig», til de som faktisk skal gjøre det, men det ble en veldig positiv opplevelse. Et fantastisk prosjektteam i Semine ledet oss gjennom en god prosess, og det gikk bare en måneds tid fra kontraktssignering til live løsning. Det var vi veldig fornøyd med, sier Meiholt.

Snart et år etter implementeringen, begynner fordelene fra automatikken for alvor å gjøre seg gjeldende:

– Vi ser at 93% av alle fakturaer automatisk blir sendt til rett person for godkjenning, og systemet gjør omtrent 85 % av mva-håndteringen av seg selv, forteller Meiholt.

Kaffebrenneriet ønsker ikke å gå i detalj om hvor mye SEMINE har spart dem, men Meiholt er klar på at businesscaset er veldig godt:

– Vi har regnet på det, og besparelse er betydelig. Vi skal dessuten fortsette å vokse, og da hjelper det veldig å ha løsninger som SEMINE som skalerer med oss, avslutter han.