NAF: Gir gass med kunstig intelligens

Du trodde nok du kjente NAF, en av Norges sterkeste og eldste merkevarer. Men det var kanskje til vi fortalte deg historien om NAF som digital inkubator og pionér på automatisering og kunstig intelligens (AI)?

Alle kjenner jo NAF. Det er EU-kontrollen, glattkjøringsbanene, advokathjelpen, veihjelpen og NAF-boka vi leste på bilferiene på 80-tallet. NAF er trygge og gode minner. Som pappas gamle Volvo.

Men de siste årene har det skjedd noe med Norges største forbrukerorganisasjon. Er de i ferd med å forvandle seg til medlemsorganisasjonenes svar på Tesla? Gjennom en egen startup, NAF Digital, har de fylt lokalene med IT- og forretningsutviklere. Nå triller det nye digitale produkter og tjenester ut i turbo-fart.

Regnskapssjef Vibeke Isaksen bekrefter at NAF har fornyet seg.

– Jeg tror nok at NAF er en veldig mye mer innovativ og moderne arbeidsplass enn det forbrukerorganisasjoner ofte er, sier Vibeke. Vi møter henne på NAF Senter Oslo på Økern, selv om hun helst skulle vist oss de nye og supermoderne kontorlokalene der ikke engang toppsjefen har fast plass.

Tok i bruk kunstig intelligens (KI)

Heller ikke økonomifunksjonen fungerer som i en tradisjonell medlemsbedrift. Eller som i et tradisjonelt selskap, for den saks skyld. De har avskaffet budsjetter, og jobber heller etter Beyond Budgeting-prinsipper. AI-plattformen SEMINE ble satt i drift for å håndtere og automatisere de drøyt 30.000 inngående fakturaene de mottar hvert år. 

– Resultatet er at årsoppgjøret denne gang er blitt av en annen verden. Vi har nesten 200 brukere som sparer tid og frustrasjon på å attestere fakturaer, og vi har fått frigjort tid på økonomiavdelingen til å jobbe proaktivt, sier Vibeke. 

Vi kommer tilbake til det. La oss bare først gå gjennom hva som ledet NAF til å være blant de første i landet til å innføre kunstig intelligens på økonomiavdelingen.

– Utgangspunktet var at vi trengte en ny løsning for å håndtere innkommende fakturaer, fordi Readsoft-løsningen vi hadde koblet mot Agresso, skulle fases ut. Vi kjørte da en helt vanlig anskaffelsesprosess og hadde samtaler med ulike leverandører.

Semine hadde allerede vært i kontakt med NAF, og var derfor på radaren.

LES MER: Automatisering av regnskapet? Disse begrepene må du kunne.

Skilte seg ut

– Semine skilte seg veldig ut, som den eneste leverandøren som benytter kunstig intelligens og med et moderne brukergrensesnitt. Jeg skjønte at det ville bety veldig mye for alle hos oss som attesterer fakturaer i form av en bedre brukeropplevelse og mindre tidsbruk.

At produktet ikke var ferdig den gang ble ingen showstopper. 

– Vi skulle kjøpe en løsning å leve med lenge. Jeg mener nettopp det å tenke langt frem er nøkkelen til suksess i en tid når alt endres veldig mye raskere. Jeg fikk tillit til at Semine som selskap kunne være en god leverandør for oss, forteller hun, og legger til at selv om noen kanskje ser risiko ved å være tidlig ute, så hun muligheter.

– Vi har fått være med å utfordre Semine og stille krav til funksjonalitet. Vi har en kompleks struktur, med både medlemsorganisasjon og aksjeselskaper, som til sammen har over 950 millioner i omsetning. Vi har mange bestillere og mange ulike fakturaer. Det har vært flott å få jobbe med en leverandør som faktisk kommer inn og lytter til oss, og ikke bare sier «sånn er det». Vi opplever at alle tilbakemeldingene våre ble tatt veldig på alvor. Å få komme så tett på produktutviklingen er nok forbeholdt de som er tidlig ute, sier Vibeke.

– Nå har vi fått mer tid til å jobbe proaktivt. Og årsoppgjøret er blitt en annen verden!

Jobber annerledes nå

Siden SEMINE-løsningen gikk live har de nesten 200 brukerne som attesterer fakturaer fått en mye enklere hverdag.

– Vi sparer mye tid på attesteringen nå. Samtidig er en betydelig del av bilagsflyten automatisert helt ned på linjenivå. Det var det som var det viktigste for meg. 

På økonomiavdelingen jobber de annerledes. 

– Nå har vi fått mer tid til å jobbe proaktivt. Vi jobber for eksempel med leverandørene for å få dem til å fakturere på EHF, vi hjelper brukerne og sørger for at flere fakturaer som kommer inn er korrekte. Vi har dessuten nærmest eliminert purregebyrene, forteller hun.

LES MER: 5 områder økonomiavdelingen heller bør bruke tiden på

I skrivende stund sitter hun med årsoppgjøret, og gleder seg over hvor mye enklere det går. – Årsoppgjøret er virkelig en annen verden.

Vi har aldri hatt så lite avsetninger, for nå vet vi hvor fakturaene er til enhver tid, og kan følge opp brukerne på en helt annen måte!

Glad i endring

– Jeg er kanskje en litt atypisk regnskapssjef. Jeg har erfart hva det kan ha å si for bunnlinjen når man klarer å gjøre ting enklere. I min tidligere jobb som prosessjef for Accounts Payable i ICA, jobbet jeg også iherdig for å effektivisere prosesser, rutiner og systemer. Jeg brenner for effektivisering og digitalisering, og det gjør også NAF. Skal vi beholde våre 500.000 medlemmer også i fremtiden, stopper aldri jobben med å fornye oss, og skape nye produkter og tjenester, avslutter hun.