Reduser kostnader og få bedre kontroll med AI-basert regnskapsføring

Å integrere kunstig intelligens i økonomiavdelingen gir mer enn bare effektivisering. Her er fem måter å utnytte AI-innsikt for å redusere kostnader, forbedre likviditeten og få bedre kontroll.

Økt innsikt for bedre beslutninger

Enhver CFO er opptatt av innsikt for å kunne ta riktige beslutninger for å forbedre lønnsomheten i organisasjonen. For å lykkes trenger man både gode nøkkeltall og muligheten til å dykke ned i dataene for å få dyp innsikt og forståelse av kostnadsstruktur og drivere. De fleste svarene finner man i POS-, regnskaps- eller CRM-systemer, som inneholder detaljer om alt fra nye dealer til fakturering.

Utfordringer med kostnadssiden

Kostnadssiden er derimot ofte mer komplisert å få relevant informasjon fra i rett tid. Innkommende fakturaer kan bestå av hundrevis av sider og tusenvis av varelinjer, og mange fakturaer er fortsatt ikke elektroniske (EHF), noe som krever mye manuelt arbeid. Kunstig intelligens (KI) kan hjelpe deg å trekke ut data raskere og med høyere kvalitet, samt oppdage mønstre og strukturer som kan analyseres.

AI gir bedre datakvalitet og beslutningsgrunnlag

Ved å introdusere AI i regnskapsføringen kan automasjonsgraden økes til mellom 70-90%,  noe som er høyere enn med regelstyring og RPA, som også er tidkrevende å vedlikeholde. AI hensyntar nye leverandører, dimensjoner og andre endringer, og lærer kontinuerlig for å sikre økt kvalitet og nøyaktighet over tid. AI-motoren trekker ut all informasjon fra fakturaen, inkludert detaljer på linjene som varebeskrivelser, mengder og priser, samt faktura- og forfallsdatoer, leverandørnavn, og mulige rabatter for tidlige betalinger.

LES MER: Så enkelt kan fokuset flyttes fra punching til analyse

Denne dypere innsikten gjør at du også kan forbedre budsjettering, kostnadsstyring, og gi bedre grunnlag for strategiske beslutninger, noe som øker den totale effektiviteten og verdiskapningen i bedriften. Dette sikrer konsistent bokføring, ettersom AI kategoriserer data på tvers av leverandører og har en forståelse av kontekst og dimensjoner. Resultatet er at all potensielt nyttig informasjon tilgjengeliggjøres på en hensiktsmessig måte.

Fordelene ved å bruke AI i regnskapsføringen kan oppsummeres i følgende punkter:

1. Økt innkjøpsmakt

Ved å kartlegge alle innkjøp – både sentrale og lokale – i sanntid via nettbaserte kontrollpaneler, får man ny innsikt som kan gi større innkjøpskraft og bedre forhandlingsgrunnlag. Dette kan resultere i gunstigere avtaler for hele organisasjonen.

2. Bedre fakturakontroll

Med AI får du 100% oversikt på linjenivå over alle kjøp. Dette inkluderer detaljer som mobilregninger, noe som kan avdekke unødvendige kostnader og abonnementsavgifter. Eksempelvis kan du identifisere ansatte som abonnerer på tjenester som ikke er nødvendige for virksomheten.

3. El-forbruk og kobling mot registre for ny innsikt

AI-automatisering av innkommende fakturaer gir strukturert data på elektrisitetsforbruk. Ved å kombinere dette med spotpriser, kan du identifisere hvor dere har konkurransedyktige betingelser, og hvor dere bør forhandle frem bedre priser og vilkår. Bedre innsikt i strømforbruket kan også bidra til redusert energiforbruk.

4. Aktiv bruk av likviditeten

AI gir innsikt i forfallsdatoer og betalingsbetingelser, noe som kan brukes til aktiv likviditetsstyring. Ved å dra nytte av kontantrabatter og styre betalingsstrømmer, kan man oppnå betydelige besparelser. AI kan identifisere når det lønner seg å betale fakturaer tidlig for å få rabatter, og når det er mer fordelaktig å vente.

5. "Hvordan går det?"

AI gir tilgang til data nær sanntid, noe som gjør at du kan handle raskt på avvik og ta bedre beslutninger basert på oppdaterte data. Dette sikrer at ledelsen alltid har relevant og tidsriktig innsikt, også for fakturaer som fortsatt er under behandling. Med AI kan regnskapet avsluttes raskere etter månedslutt, noe som gir et mer nøyaktig bilde av den finansielle situasjonen.

Bruken av AI i regnskapsføringen gir selskaper muligheten til å optimalisere økonomiske prosesser og oppnå høyere effektivitet. Integrering av kunstig intelligens forbedrer datakvaliteten, gir raskere fakturabehandling og bedre økonomisk innsikt. Dette fører til økt lønnsomhet, bedre kostnadskontroll og mer strategiske forretningsbeslutninger.