Slik kan AI hjelpe eiendomsselskaper i et tøft marked

Stigende renter, bratte prisøkninger og endrede rammevilkår presser lønnsomheten for eiendomsselskaper og skaper omveltninger i leiemarkedet. Én tilnærming for å sikre bunnlinjen, er å styrke økonomiavdelingens arbeidsrutiner og evne til å lage gode analyser.

Gjennom de siste årene har eiendomsbransjen blitt en stadig mer krevende bransje. Skatter og avgifter har blitt stadig strengere og  mer detaljerte, og de siste årene har pris- og rentenivåene steget betydelig – blant annet.

Resultatet er at den norske eiendomsbransjen nå opplever både lavere lønnsomhet og et mer usikkert leiemarked. Jeg snakker jevnlig med aktører som erkjenner at de ikke lenger kan fokusere like snevert på forvaltning og inntekter – fremover må de også følge mye bedre med på kostnadssiden.

Dette problemet påvirker hele organisasjonen, men ender gjerne hos økonomiavdelingen, hvor de i mange tilfeller har ERP-systemer som skaper en dobbel utfordring: På den ene siden er systemene ikke egnet til å levere eller samle inn data for analyseformål, og på den andre siden legger systemene opp til manuelle, tidkrevende arbeidsprosesser som heller ikke levner mye ledig kapasitet til hverken analyse eller omstilling.

Begge disse utfordringene har SEMINE hjulpet eiendomsselskaper slik som Heimstaden, Obos, Daimyo, Alti Forvaltning, Anker STI med å løse. La meg ta noen konkrete eksempler på hvordan funksjonaliteten i SEMINE rydder vei for små og store forbedringer i hverdagen:

Enklere for regnskapsførerne

Jobbe på tvers av selskaper: Når hver eiendom ofte er en egen juridisk enhet, skal det ikke mye til før organisasjonsstrukturen blir uoversiktlig. Med SEMINE kan regnskapsmedarbeiderne jobbe på tvers av entiteter i et konsern i ett og samme skjermbilde, uten å måtte bytte selskap i systemet. Hvis du ikke synes at dette høres ut som noen stor sak, ville du nok blitt overrasket over hvor mye kluss slike bytter kan medføre i form av feiltasting, misforståelser og utsettelser .

Automatisk eller enklere fakturagodkjenning: Det er et generelt problem at det kan ta tid å få inngående fakturaer ut på flyt og få dem godkjent, men her kan SEMINE spare mye tid. Den kunstige intelligensen vil hurtig lære seg nok til automatisk å påføre fakturaer et konteringsforslag, sende dem ut til riktig godkjenner, og bokføre dem automatisk når de er godkjent. Systemet kan til og med bokføre fakturaer som innfrir gitte kriterier direkte, uten ytterligere godkjenning.

Unngå forsinkelser og gebyrer: Her er det verdt å bemerke at SEMINE bruker maskinlæring på en måte som gjør at systemet ikke settes ut av endringer i fakturaformat eller tilsvarende, noe som gjør løsningen mer robust enn såkalte RPA-baserte løsninger («roboter»). Dette bidrar til at bedriften kan unngå inkasso- og purregebyrer, og slipper å gjøre seg upopulær hos leverandørene. Det kan til og med gjøre det enklere å utnytte kontantrabatter hos leverandører som måtte tilby det.

Mye enklere mva-håndtering: Det er godt kjent at mva-håndtering er noe du absolutt ikke tøyser med når du driver i eiendom. Det finnes bokstavelig talt tusenvis av feller du kan gå i, men også her bidrar SEMINEs bruk av kunstig intelligens til en enklere hverdag. SEMINE leser hver eneste ordrelinje i en faktura, og kan dermed automatisk splitte opp bokføringen av selv kompliserte og omfattende kjøp for å bidra til at mva-føringen av hver enkelt innkjøpte vare blir korrekt. I de tilfeller fakturaene kommer med feil angitt mva- sats, forstår Semine at tidligere mønstre indikerer at faktura er feil og overstyrer angitt verdi.

Enklere samarbeid på tvers av selskapet: Alt dette er elementer som gjør hverdagen enklere og sparer tid for dem som fører regnskapet, men også andre i organisasjonen kan dra nytte av verktøyet. Mange eiendomsforetak bruker underleverandører og eksterne samarbeidspartnere, men ikke nødvendigvis de samme overalt. Gjennom SEMINE kan de som administrerer slike avtaler svært enkelt selv håndtere hvilke operasjoner individer, organisasjoner eller grupper skal kunne utføre i systemet.

Mer data til strategisk arbeid

Samler alle data fra fakturaer: Men mange moderne økonomiavdelinger forventes også å bidra på langt mer strategisk vis, ikke minst med analysearbeid på et overordnet nivå. Da kan det være godt å vite at den samme funksjonaliteten som hjelper deg med mva-føringen – og leser hver eneste ordrelinje i en faktura – gjør SEMINE i stand til å samle inn all informasjon de inngående fakturaene inneholder om kjøpene selskapet gjør.

Enkel eksport for benchmarking, etc: Dette datagrunnlaget kan du putte inn i det analyseverktøyet akkurat du jobber best i – Power BI, Ignite Procurement, Tableau, R Studio, eller hva det måtte være. Da kan du for eksempel sammenligne tjenesteleverandørene på virksomhetens ulike eiendommer for å presse priser. Alternativt kan du berike dataene med informasjon fra andre kilder – for eksempel interne arealplaner eller eksterne værobservasjoner, for å gjøre benchmark på strømregninger og finne ut hvor energieffektiviteten er best pr. kvadratmeter.

Fleksibel løsning: Dette er bare noen av problemstillingene vi i SEMINE har hjulpet aktører i eiendomsbransjen med å angripe den senere tiden. Det arbeidet har også lært oss at selv om noen problemstillinger er like på tvers av selskaper, finnes det ofte store forskjeller i hvordan selskapene foretrekker å løse dem. Vi setter derfor stor pris på at aktører kontakter oss for å diskutere de konkrete problemstillingene i nettopp deres økonomifunksjon – vi har vært borti mye forskjellig, og kan ofte hjelpe!