Effektiv kostnadskontroll for entreprenører med AI

Kostnadene har steget, mens aktivitetsnivået har falt. Da må entreprenører kunne lage enda mer treffsikre kalkyler og ha god kostnadskontroll for å sikre lønnsomheten i sine prosjekter.

I tredje kvartal 2023 ble det igangsatt færre nye boligprosjekter i Norge enn noen gang siden Boligprodusentene startet sine målinger i 1999. Andre markeder for norske entreprenører kan være mindre konjunkturavhengige, men det økte kostnadsnivået påvirker likevel alle.

Viktigheten av forbedret estimering og ESG-fokus

I KPMGs «Global Construction Survey 2023» sier hele 83 prosent at deres høyeste prioritet er å forbedre estimeringsevnen for materialer, utstyr og arbeidskraft i prosjektene. Samtidig er 54 prosent av respondentene svært opptatt av utviklingen på ESG-området – særlig av hensyn til omdømmet og konkurransen, men tilgang på kapital og finansiering trekkes også frem.

I Norge har mange aktører jobbet mye med å effektivisere eller strømlinjeforme prosessene ute på anleggsplassene. Noen av utfordringene bransjen nå møter, kan kreve endringer også i andre deler av organisasjonen. Disse kan heldigvis være enklere å implementere, og kan ofte gi vel så stor effekt.

1. Fakturagodkjenning med AI

Utfordring: Når den (eller de) som skal godkjenne inngående fakturaer jobber ute på en byggeplass, er de vanligvis langt unna både datamaskinen og økonomiavdelingen sin. I en del selskaper må dessuten godkjennerne også påføre konto, prosjekt og gjøre nødvendige avklaringer, noe som kan åpne for feil, betalingsforsinkelser og straffegebyrer.

Løsning: Med KI-løsningen SEMINE kan fakturaer godkjennes enkelt gjennom en app på smarttelefonen, om nødvendig splittet på flere godkjennere, hvis prosessen ikke allerede er fullautomatisert. Ved behov kan intern og ekstren kommunikasjon gjøres direkte i app og i webgrensesnitt på fakturaen. SEMINE bruker kunstig intelligens (AI) til å foreslå kontering – også på varelinjene, og kan læres opp til at fakturaer som innfrir gitte kriterier kan bokføres uten videre prosess.

LES MER: Løvaas Maskin: Etter 4 måneder med SEMINE blir 89 % av alle fakturaer autopostert

2. Bedre oversikt med AI

Utfordring: Entreprenører som håndterer mange og/eller store prosjekter samtidig, trenger ikke bare å bryte ned kostnader på riktig prosjekt. Inngående fakturaer må også splittes og kategoriseres på andre dimensjoner slik som konto, mva, avdeling og produksjonskode. I tillegg er det en konstant utfordring for prosjektledere å overvåke de løpende kostnadene mot prosjektets budsjett for å hindre overskridelser og sikre kontroll.

Løsning: Semines AI-baserte løsning gjenkjenner mønstre i inngående fakturaer og reduserer eller eliminerer behovet for manuell gjennomgang og påføring av kontering. SEMINE sender også fakturaer automatisk på godkjenningsflyt. Vel så viktig er det at SEMINE viser prosjektledere de løpende kostnadene i sanntid, og dette kan sees opp mot budsjett i SEMINE Data. På denne måten kan du raskt identifisere og håndtere avvik, samtidig som det gir prosjektledere bedre kostnadskontroll (og bedre nattesøvn). Hvis SEMINEs forslag må korrigeres, er det lett å gjøre – og da vil løsningen også lære av korreksjonen til neste faktura.

LES MER: Reduser kostnader og få bedre kontroll med AI-basert regnskapsføring

3. Avtaleoppfølging

Utfordring: Entreprenører kan ha opparbeidet seg fordeler hos enkelte leverandører, som for eksempel hyggelige priser på gitte prosjekter. Her kan det være penger å spare – forutsatt at leverandøren ikke «glemmer» disse prisene når leveranser faktureres. Manuell kontroll og oppfølging av dette kan lett bli tidkrevende.

Løsning: Ved hjelp av kunstig intelligens kan SEMINE lese prosjektnavn og/eller -nummer ut av både fakturahodet og -rader, og dette kan brukes til å matche prisene på mottatte varer mot avtaler entreprenøren har med ulike leverandører. Ved avvik kan de ansvarlige varsles automatisk, og det kan enkelt sendes e-post rett til den aktuelle leverandøren, både manuelt og per automatikk basert på valideringstriggere, uten å gå ut av systemet.

4. Datainnsamling for bedre beslutninger

Utfordring: I stadig flere sammenhenger behøver entreprenører oversikt over hvilke materialer de har brukt hvor, hvilke priser de har betalt for dem, hvem de ble kjøpt fra og en lang rekke andre forhold. Noen ganger kan behovet skyldes pålegg fra myndighetene, andre ganger kan dataene være nødvendig for å modernisere forretningsdriften – eller tusen andre grunner.

Løsning: Data er blitt en sentral komponent i god selskapsstyring, og en forutsetning for å kunne fatte beslutninger på kunnskap fremfor magefølelse. Når SEMINE bruker kunstig intelligens for å lese hver eneste ordrelinje i alle fakturaer, kan økonomiavdelingen analysere informasjonen selv, eller forsyne organisasjonen med alle detaljene om selskapets innkjøp - og ikke bare i hvilken konto de er ført på.

LES MER: Så enkelt kan fokuset flyttes fra punching til analyse

5. Bedre prognoser og estimering

Utfordring: Når entreprenører skal estimere kostnader for fremtidige prosjekter, kan tradisjonelle metoder være tidkrevende og basert på historiske data. Dette kan føre til unøyaktige estimater, spesielt i markeder i rask utvikling.

Løsning: Ved hjelp av SEMINE, kan entreprenører få tilgang til sanntidsdata, helt ned på varelinjer. Disse dataene kan kobles opp mot tidligere prosjektresultater eller andre datakilder, og på denne måten gi mer nøyaktige og dynamiske estimeringer. SEMINE kan danne grunnlag for oppdaterte estimater basert på endringer i markedet, råvarepriser, og andre variabler. Dette gir bedre forutsetninger for styrket lønnsomhet og riktig progresjon i fremtidige prosjekter.

Hvorfor er dette viktig for entreprenørbransjen?

Disse fem forholdene fremstår kanskje som «hygienefaktorer». Det betyr likevel mye å ha et system som ikke bare bidrar med pålitelig håndtering av dette – med kort vei til hel eller delvis automatisering av arbeidsoppgaver – men som også er en moderne programvare med store muligheter for integrasjon mot andre systemer.

McKinsey har satt søkelyset på behovet for mer transparens i gjennomføringen av megaprosjekter, og da tenker de først og fremst på intern transparens – at bidragsyterne og organisasjonene i store prosjekter skal ha innsikt i hva de andre gjør, komplett med fakta og sanntidsoppdaterte data.

Hvis din organisasjon vil bli bedre til å levere på tid og budsjett, må du skaffe til veie disse dataene før du kan forbedre prosessene ellers i organisasjonen. Overlater du fakturaflyten til  SEMINE sikrer du minst to ting: En fakturaprosess med bransjeledende effektivitet og full tilgang til alle data som fakturaene inneholder.