AI-drevet regnskapsføring: Nøkkelen til effektiv retail-drift

Kunstig intelligens (AI) tilbyr kraftige verktøy for å forbedre marginene. I retail-bransjen ligger fokuset ofte på å øke salget, men ved å rette oppmerksomheten mot bunnlinjen kan AI bidra til betydelig kostnadsreduksjon og operasjonelle forbedringer.

Det dreier seg om å endre og forbedre rutiner og prosesser. For å få til det, trenger du både oversikt over og innsikt i hva som skjer akkurat nå. Du må kartlegge kostnadsstrukturen din, så vel som prosessene rundt dem. Du finner de fleste svarene du leter etter i regnskapet, nærmere bestemt i inngående fakturaer.

En faktura kan bestå av over 100 sider og inneholder tusenvis av varelinjer. Ny teknologi kan hjelpe deg trekke ut alle disse dataene, oppdage mønstre, samt opprette håndterbare strukturer som du kan analysere.

AI = bedre og mer relevante data

Ved å introdusere AI i regnskapsføringen, øker du automasjonsgraden samtidig som du forbedrer nøyaktighet og kvalitet. AI-motoren lærer kontinuerlig, og trekker ut all viktig informasjon fra fakturaen, inkludert linjedetaljer, faktura- og forfallsdatoer, samt mulige rabatter for tidlige betalinger (vi kommer tilbake til det om et øyeblikk).

Videre åpner AI for kategorisering av data på tvers av leverandører. Kunstig intelligens muliggjør også kontekst og forståelse av dimensjoner når du trekker ut, sorterer og kategoriserer data. Resultatet blir at all potensielt nyttig informasjon tilgjengeliggjøres på en hensiktsmessig måte.

LES MER: Så enkelt kan fokuset flyttes fra punching til analyse

Smartere innkjøp

La oss se på et konkret eksempel. I retail opererer du ofte med en blanding av sentraliserte og lokale innkjøp. Hva om du ble i stand til å kartlegge (i detalj) alle innkjøp – både sentrale og lokale - i tilnærmet sanntid, via nettbaserte dashbords? Du får større innkjøpskraft, ikke minst hvis du har en virksomhet med innkjøp i distribuerte lokasjoner og selskaper. Ny innsikt gir grunnlag for å forhandle frem bedre avtaler som kommer alle lokasjonene til gode, med bedre betingelser og potensielt større vareutvalg.

100 % oversikt på linjenivå over alle kjøp, gjør det mulig for deg å drive virksomheten på en smartere måte. Datafangst fra inngående fakturaer kan kobles med offentlige data for mer innsikt og smartere valg.

Hva om du kartla hele din virksomhets elektrisitetsforbruk, og kombinerte disse dataene med strømleverandørenes priskalkulatorer? På den måten får du ikke bare et godt utgangspunkt for å forhandle frem bedre priser og vilkår, du blir også i stand til å holde øye med strømforbruket, og redusere det der hvor det er mulig.

Aktiv bruk av likviditeten

Når det gjelder forfallsdatoer og betalingsbetingelser, ligger det potensielt en skjult perle i fakturaene dine. Likviditet og arbeidskapital er avgjørende for retail, men det kan også åpne for muligheter. Mange leverandører opererer med ulike rabatter ved betaling før forfall (eksempelvis kontantrabatter). Alt fra noen prosent ved betaling før forfall, opptil over 10 % om man betaler tidligere. Det gir god avkastning på eventuell fri arbeidskapital, og styrker følgelig bunnlinjen.

Tradisjonelle systemer for behandling av fakturaer trekker ikke ut denne informasjonen fra fakturaer. Det gjør AI. Teknologien gjør det mulig å knytte sammen data om kontantrabatter, og med informasjon om din nåværende kontantstrøm kan du dra nytte av rabattene når det lønner seg, og betale senere når det er mer fordelaktig.

For virksomheter som opererer med sentrale innkjøp på mangfoldige millioner kroner i året, kan det fort bli snakk om betydelige innsparinger. Dette forutsetter automatisering av prosessen. Mulighetene er «ferskvare» og avhenger av sanntidsinformasjon. Med andre ord, automatisering av prosessene sammen med AI er en forutsetning for å kunne dra nytte av disse mulighetene.

LES MER: Økonomiavdelingens nye hverdag, fri for tidstyver og kjedelige oppgaver

Hvordan går det?

Har du et riktig bilde av dagens situasjon? For å svare på spørsmålet, er du avhengig av å kunne trekke ut data, behandle dem og analysere dem i riktig sammenheng. Følgelig refererer du alltid til hendelser og tall som har skjedd (historikk), og ikke til sanntid. Hvis noe endrer seg, må du gå tilbake og bruke mer tid og ressurser for å forstå korrelasjonene, og gjøre noe med det. Ofte krever det tid og innsats fra organisasjonen og deg, og når du har svaret, kan det være for sent.

Enhver CFO er avhengig av presis og oppdatert informasjon om virksomhetens finansielle situasjon. Kunstig intelligens kan hjelpe deg med tilgang til sanntidsdata. Du (og din administrerende direktør) vil ha øyeblikkelig innsikt, også for fakturaer som fortsatt er under behandling. Når du har tilgang til sanntidsdata, vil du umiddelbart kunne handle på avvik. Du kan se direkte på et spesifikt område, og ta bedre beslutninger støttet av solide fakta og tall. Det hører også med, at ved å bruke AI i regnskapsføringen kan du avslutte regnskapet bare et par dager etter månedslutt.