Jensen & Co: AI-automatisering sparer årsverk

Økonomiavdelingen til Jensen & Co opplevde en betydelig forbedring etter implementeringen av SEMINE. – Vi gikk fra natt til dag, sier CFO Jørgen Holbye. Nå behandles 80 % av fakturaene helt automatisk, og avdelingen har spart et årsverk.

I snart 160 år har en lang rekke matvarer funnet sin vei til norske forbrukere gjennom Jensen & Co: Frokostblandinger fra Weetabix, syltetøy fra Hervik, tørket frukt fra Sunsweet eller barnemat fra Ella’s Kitchen og Alex & Phil.

Effektiv fakturahåndtering med KI-løsningen SEMINE

«Bare barnemat» var imidlertid ikke et begrep som kunne benyttes om hvordan økonomiavdelingen hos den tradisjonsrike matvaregrossisten tidligere håndterte sine fakturaer, kan CFO Jørgen Holbye fortelle.

– Tidligere skjedde alt ekstremt manuelt. Papirfakturaer ble sendt fra pult til pult for kontering og godkjenning, og en faktura måtte gjerne innom opptil tre personer. Hvis én av disse ikke var innom kontoret på noen dager, stoppet alt videre arbeid opp, sier han.

– Da jeg startet som ung og ivrig CFO, ønsket jeg å implementere det beste umiddelbart. Vi valgte derfor SEMINE, og det forvandlet hele virksomheten – det var som natt og dag!

Nå flyter prosessene mye bedre, og tidsbruken er betydelig mer effektiv.

– Vi har klart å spare mellom et halvt og ett årsverk sammenlignet med den manuelle løsningen, noe som er betydelig i en virksomhet med 30 ansatte!

 

Økt automatisering og bedre datakvalitet

Men færre flaskehalser og bedre utnyttelse av tid er bare én positiv endring etter at vi tok i bruk SEMINE. Programvaren leser alle detaljene på en leverandørfaktura og foreslår basert på tidligere behandling hvordan konteringen bør utføres. Konteringen jobbet vi tidligere veldig manuelt med, noe som ofte førte til dårlig datakvalitet inn i regnskapet.

LES MER: Automatisering av regnskapet? Disse begrepene må du kunne

– Nå fungerer det veldig godt. Det er svært få fakturaer som kommer til feil godkjenner og det skjer veldig sjelden at KI foreslår en konto som ikke stemmer – og dersom løsningen skulle foreslå noe som er feil, vil den lære til neste gang av at vi korrigerer det. Dette gjør prosessene veldig mye mer effektive, det blir færre feil og det gir en helt annen kontroll og kvalitet.

– Alt dette gir mye større forutsigbarhet for de som sitter i økonomiavdelingen og får resultatet ut i andre enden. Det gir bedre kvalitet i selve regnskapet samtidig som tallene er mye mer oppdatert. Det setter jeg stor pris på, sier Holbye.

 

Raske resultater med SEMINE

Nå får Jensen & Co det meste av sine fakturaer på EHF som mates direkte inn i SEMINE som påfører konteringsforslag, deretter blir den distribuert til godkjenning i henhold til et hierarki selskapet selv har definert.

– I den tiden vi har benyttet SEMINE, har vi hatt en liten reise med utvikling. Én ting er at vi har gitt SEMINE tid til å lære, en annen ting er at vi må sette opp hensiktsmessige hierarkier og som gjør det lettere for SEMINE å tolke fakturaer på best mulig måte. Nå har vi kommet inn i et spor som er godt optimalisert, sier Holbye.

I dette ligger det at de har fått en mye mer forutsigbar fakturaflyt som gir økonomiavdelingen større grad av kontroll. De har dessuten eliminert en del dobbeltarbeid gjennom at SEMINE har gjort det mulig å matche innkjøp etter PO-nummer. Det gir høyere kvalitet i arbeidet.

– Automasjonsgraden vår ligger i overkant av 80 prosent, og det er vi godt fornøyd med.

100 prosent automasjonsgrad er ikke mulig for oss – noe vil vi ikke kunne automatisere, mens noe er for komplekst slik at vi må gjøre litt manuell jobbing på siden, men dette finnes det gode løsninger for i SEMINE, sier han.

Tid til overs til andre ting

Når automatisering og nye rutiner har frigjort tid for økonomiavdelingen, betyr det at de kan gjøre mer med ressursene de har tilgjengelig. I en virksomhet med store volumer og små marginer, kan dette ha stor betydning, forklarer Holbye.

– Vi har brukt den frigjorte tiden på mer salgsutløsende arbeid. For økonomiavdelingen som en støttefunksjon har dette betydd at vi har hatt mer ledig kapasitet til å bistå proaktivt opp mot kategori- og salgsavdelingen.

Dette er noe vi jobber aktivt med på alle områder, avslutter han.