Automatisering av regnskapet? Disse begrepene må du kunne

Automatisering av regnskapsoppgaver utvikles stadig. For ikke-teknologer kan begrepsforvirring lett oppstå. Vi har derfor laget en oversikt over sentrale begreper og tilnærminger innen automatisert regnskap og automatisk fakturahåndtering.

Selv om det kan høres likt ut når programvareleverandører eller regnskapsbyråer snakker om automatisering av regnskapsføring, er det store forskjeller på teknologien bak. Det er også forskjell på hva som er tilgjengelig i dag og hva som kommer i fremtiden. Her er en beskrivelse av noen av de viktigste teknologiene som moderne økonomi- og regnskapsavdelinger bør ha kjennskap til:

Intelligent automasjon (IA)

Intelligent automasjon (IA) er et bredt begrep som beskriver ulike former for mer eller mindre “intelligente” løsninger for å automatisere prosesser som regnskapsføring. For økonomiavdelinger innebærer dette å effektivisere arbeidsflyter, redusere manuelle feil og forbedre beslutningsprosesser ved hjelp av avanserte teknologier som kunstig intelligens (AI), Business Process Management (BPM) og Robotic Process Automation (RPA). IA kan også kombinere disse teknologiene for å oppnå bedre resultater, for eksempel ved å integrere AI med RPA for å håndtere mer komplekse oppgaver.

RPA (Robotic Process Automation)

Robotic Process Automation (RPA) automatiserer repeterende og regelbaserte oppgaver ved å etterligne menneskelige handlinger i eksisterende systemer. For økonomiavdelinger betyr dette automatisering av tidkrevende oppgaver som datainntasting, fakturabehandling og avstemninger. Selv om RPA ofte klassifiseres under intelligent automasjon, inneholder det ikke kunstig intelligens. Teknologien brukes blant annet til å kopiere og lime inn data mellom forskjellige systemer. RPA er ideelt for oppgaver som er enkle, rutinemessige og stabile, men krever kontinuerlig vedlikehold da reglene må oppdateres når forutsetningene endres. Ifølge Gartner gir RPA en rask og ikke-invaderende form for integrasjon, men er ikke alltid tilstrekkelig for å implementere effektive og fleksible digitale forretningsprosesser.

Regelstyrt bilagsføring

Regelstyrt bilagsføring innebærer manuell vedlikehold av en liste med regler. Når et bilag importeres, påføres det et kontonummer basert på disse reglene. Dette kan spare tid og sikre at like bilag alltid føres på samme måte. Regelstyrt bilagsføring er ofte integrert i ERP-systemer og er nyttig for å standardisere regnskapsprosesser. For økonomiavdelinger betyr dette en mer konsekvent og nøyaktig bilagsføring, men det krever kontinuerlig vedlikehold, spesielt ved endringer i lovgivning eller interne regnskapspraksiser. For å møte disse utfordringene, kombinerer noen selskaper regelstyrt bilagsføring med AI og maskinlæring for automatisk tilpasning av reglene basert på dataanalyser.

Kunstig intelligens (Artificial Intelligence, AI)

AI har gått fra å være et buzzword til å bli en integrert del av hverdagen vår. Stadig flere ser verdien av AI, og teknologien blir nå brukt til en rekke formål både i arbeidslivet og i privatlivet. Deloitte definerer AI som utviklingen av datasystemer som kan utføre oppgaver som vanligvis krever menneskelig intelligens, som læring, resonnement og problemløsning.

For økonomiavdelinger, og spesielt innen bilagsføring, kan AI spille en viktig rolle. Ved hjelp av AI kan bilagsføring automatiseres og forbedres betydelig. . En stor fordel med AI er at den kontinuerlig lærer og tilpasser seg nye data uten behov for manuell vedlikehold. Dette betyr at AI kan automatisk kontere bilag basert på tidligere læring og dataanalyse, noe som reduserer feil og sparer tid. AI-algoritmer kan analysere og tolke regnskapsdata, identifisere mønstre og avvik, og til og med forutsi fremtidige økonomiske trender.

Ifølge Forrester har AI potensial til å revolusjonere måten vi arbeider på ved å øke effektiviteten, redusere kostnader og skape nye inntektsstrømmer. For bilagsføring kan dette bety raskere behandlingstider, færre feil og en mer strømlinjeformet prosess. AI kan også gi konkurransefortrinn ved å forbedre nøyaktigheten i regnskapsføringen og frigjøre tid for økonomiavdelingen til å fokusere på mer strategiske oppgaver.

LES MER: Hvorfor takker økonomiavdelingen nei til å spare en arbeidsdag i uka?

Maskinlæring

Maskinlæring (machine learning) er en av de mest utbredte AI-teknologiene på markedet. Denne teknologien lærer fra historiske data for å identifisere mønstre og bruke denne kunnskapen til å ta beslutninger. Maskinlæring har blitt mye brukt etter fremveksten av skyteknologi som gir nødvendig datakraft.

SEMINE og maskinlæring 

SEMINE er en AI-løsning bygget fra bunnen av med maskinlæring som sin kjernekomponent. Ved å bruke maskinlæring, forstår SEMINE både innhold og kontekst i fakturaer, noe som gjør at systemet automatisk kan foreslå bokføring og kategorisering av kostnader. Dette øker automatiseringsgraden og forbedrer datakvaliteten. Siden både mønstre og kontekst i bilagene identifiseres, får man automatiske forslag til bokføring og kategorisering av kostnader. Både kontokode, periodisering, kostnadstyper og ulike dimensjoner kan derfor automatiseres fullt ut, slik at økonomiavdelingen kan konsentrere seg om avvikene. Maskinlæringen fungerer slik at så snart avvikene er håndtert, forstår SEMINE enda bedre hvordan jobben skal gjøres neste gang. Man kan gjerne si at SEMINE blir flinkere for hver kontering regnskapsføreren lærer henne opp til.

Maskinlæring er essensielt for at vi skal kunne tilby våre kunder økt automatisering, bedre data og bedre innsikt på det nivået som vi gjør.

LES MER: Reduser kostnader og få bedre kontroll med AI-basert regnskapsføring

Realiser økonomiteamets fulle potensial

I en verden hvor effektivitet og nøyaktighet er avgjørende for økonomiavdelinger, gir automatiseringsteknologier som AI og maskinlæring et betydelig konkurransefortrinn. Ved å forstå og implementere disse teknologiene, kan bedrifter oppnå en mer strømlinjeformet regnskapsprosess, redusere kostnader og forbedre beslutningsprosesser. Dette frigjør tid for økonomiavdelingen til å fokusere på mer spennende og verdiskapende oppgaver, noe som virkelig kan realisere teamets fulle potensial. SEMINE har vært en pioner på dette området siden 2016, med over 10 000 fornøyde kunder som bruker vår velutprøvde AI-løsning i dag.