5 områder økonomiavdelingen heller bør bruke tiden på

Med sin evne til å skape innsikt ut av bedriftens tallmateriale, er økonomisystemene og regnskapsavdelingen ideelt posisjonert for å forbedre driften og øke omsetningen. Her er noen måter de kan gjøre det på.

Det kunne vært interessant å vite når noen sist sa: «Du verden som jeg savner å føre regnskapet for hånd i en god, gammeldags T-kontobok!» med forventning om å bli tatt på alvor.

De fleste moderniseringene som hittil har berørt økonomiavdelingen har bidratt til å fjerne kjedelige oppgaver, samtidig som de har åpnet veien for automatisert regnskapsføring. Dette har gjort det mulig for regnskapsavdelingen å gjøre mer på kortere tid. Nå er dette mer aktuelt enn noen gang. Ny teknologi har potensial til å gjøre store deler av jobben automatisk, spesielt innen automatisering av inngående fakturaer og fakturahåndtering.

Ny teknologi frigjør tid for økonomiavdelingen

Automatisk fakturabehandling og ny teknologi har potensial til å gjøre store deler av jobben automatisk. 

- Med SEMINE kan kundene nå en automatiseringsgrad på 70-90 %, og noen oppgaver kan nå en enda høyere grad av automatisering.

Før fullautomatisering oppnås, vil økonomiavdelingen allerede ha fått frigjort mye tid til å fokusere på nye oppgaver. Mens regnskapsavdelingen allerede forventes å holde kontroll på kostnader og bunnlinjen, kan de nå også bidra med å styrke topplinjen ved hjelp av nye AI-løsninger.

5 områder å fokusere på:

1) Se på leverandørene

Et naturlig sted å begynne kan være å ta et nærmere blikk på bedriftens leverandører. Én ting kan være å utarbeide en helhetlig og til enhver tid oppdatert oversikt over hvilken effekt inngående fakturaer får på bedriftens kontantstrøm og likviditet. Noe annet er at automatisk datafangst fra samtlige inngående fakturaer på linjenivå over tid vil gi tallgrunnlaget for mer inngående analyser. Disse analysene kan gi svar på flere interessante spørsmål:

• Har alle deler av organisasjonen like gode betingelser?
• Kjøper ulike enheter samme ting fra flere leverandører, og kunne disse kjøpene eventuelt vært konsolidert hos én leverandør for å bruke den økte forhandlingsmakten til å oppnå lavere priser?
• Kunne bedriften benchmarket betingelsene med andre aktører (enten med ikke-konkurrerende bedrifter som bruker samme varer, eller kanskje med andre i samme bransje)?

Når vi sier «betingelser» behøver det naturligvis ikke bare å dreie seg om pris i kroner og øre – det kan vel så gjerne handle om kredittid, rabatt for tidligere betaling eller for kjøp i større kvanta. Merk også at dette ikke behøver å være avgrenset til eksterne forhold. Er det noen leverandører/fakturaer som alltid ender opp med å påføre bedriften forsinkelsesgebyr? Og er det da den interne fakturagodkjenningen som må forbedres, eller kan det være nødvendig å gå i dialog med leverandøren for kanskje å få fakturaene over på EHF, eller få den spesifisert på en mer oversiktlig og formålstjenlig måte?

2) Se på kundene

En annen nyttig øvelse er å se nøyere på bedriftens kunder. Også her er det naturlig å se på hvordan betalingsfrister og utestående fordringer vil påvirke likviditeten – gjerne sett i sammenheng med oversikten over betalingsstrømmen til leverandørene. 

Vil det være gunstig, for eksempel med hensyn til kassakreditten, om noen kunder «incentiveres» til å betale tidligere, og hva kan de i så fall tilbys? Og i forlengelsen av dette: Vil det kunne redusere kapitalslitasjen generelt dersom man tilpasser all fakturering etter mva-fristene? 

3) Se på produktene

Analyser produktporteføljen mer inngående: Hvilke produkter gir høyest marginer? Hvordan varierer salget sesongmessig? Kan dere tilpasse priser eller avtaler når etterspørselen er høy eller tilpasse salgsaktiviteten i roligere perioder for å maksimere profitten?

Et eksempel på dette er hvordan bensinstasjoner mange steder tilpasser prisene gjennom uken – det er jo for å øke omsetningen på dager eller tider som av ulike årsaker maksimerer profitten for dem.

LES MER: Reduser kostnader og få bedre kontroll med AI-basert regnskapsføring

4) Se på prisingen 

Prising er en kunst. For høy pris kan skremme kunder, mens for lav pris gir tapt fortjeneste. Se priser, produkter og kunder i sammenheng. Er prisene uendret over lang tid? Kan de justeres basert på lønnsomhet hos ulike kundegrupper eller produktbruk?

5) Se på rutiner og prosesser

Regelmessige gjennomganger av rutiner og prosesser kan avsløre områder som kan automatiseres eller effektiviseres. Dette gjelder særlig oppgaver som fakturagodkjenning, fakturahåndtering, og avstemming mot bank og reskontro. Automatisering av slike oppgaver frigjør tid og ressurser.

LES MER: Få innsikt som styrker økonomifunksjonen

Analyser er viktig, uansett!

Kjennskap til leverandører, kunder og egne kostnader er nøkkelen til en robust verdikjede. Regnskapsavdelingen bør bruke sin datainnsikt og tallforståelse til å drive slike analyser for å styrke virksomheten. Slike initiativer bør dessuten kunne styrke regnskapsavdelingens standing hos ledelse og eiere, og synliggjøre hvilken ressurs kompetansen deres kan være for bedriften.