Frelsesarmeen: Hver automatiserte faktura, kan bli en ekstra middag

Det er mye å spare på å ha en automatisert og effektiv økonomiavdeling. For bedrifter flest betyr det en bedre bunnlinje, for Frelsesarmeen betyr det mer suppe, såpe og frelse til samfunnets mest trengende.

Fra venstre: Daniel Karlsen, CCO i Semine, Inger Tronerud, Partner Lead i Semine, Martin Kravik Solheim, assisterende økonomisjef i Frelsesarmeen, Lise Luther, Forvaltningssjef i Frelsesarmeen, Azad Gake, Partner - Digital i BDO, Brede Tvedt, rådgiver i BDO, Bjørn Røsten, CEO i Semine 

Frelsesarmeen er et kjent navn for mange av oss. Likevel er det kanskje ikke alle som vet hvor store de egentlig er. Totalt har de rundt 2000 ansatte og over 6000 frivillige i hele landet. Selv om dette er en av Norges klart største veldedige organisasjoner, med en årlig omsetning på over to milliarder kroner, er det også en av de mest nøysomme.

Inspirerende effektivitet

– Det mest inspirerende ved å jobbe i Frelsesarmeen er for meg alle de menneskene vi når ut til og betyr noe for. De som stiller seg i matkøer, bor på asylmottak, inngår i rusomsorgen, eldreomsorg, barne- og familievern, eller kommer for å delta i fellesskapet, sier Martin Kravik Solheim, assisterende økonomisjef i Frelsesarmeen (avbildet under). Hos dem handler effektiv drift ikke om mer penger i lomma på eierne, det handler om hva mer vi kunne fått til der ute.

– Hver sparte hundrelapp tilsvarer en middag eller annen etterlenget hjelp til en trengende. Så spørsmålet er om suppegryta skal være tom etter at den 28. personen har fått sin porsjon, eller skal den rekke til alle i køen? Sånne avveininger gjør det enda viktigere at administrasjonen driver effektivt, og da kommer endringsviljen og kostnadsfokuset fra et annet sted, sier han.

Erstatte eller tenke nytt?

Da en medarbeider i økonomifunksjonen nylig skulle pensjonere seg, ble spørsmålet om de skulle erstatte vedkommende eller tenke helt nytt. Solheim og teamet brukte mye tid på å sette seg inn i hva de kunne få til med ulike løsninger og ny teknologi, og landet på at SEMINE-plattformen i størst grad dekket det behovet de hadde.  

– Det som ligger under panseret på programvaren åpner et stort potensiale for å få til de tingene vi trenger.

- Vårt mål er ikke å erstatte noen, men å komme bort fra punching og repetitive oppgaver og over til noe som kan øke datakvaliteten, bistå med dataanalyse og jobbe bistandsrettet inn mot organisasjonen, forteller Solheim.

Økonomiavdelingen håndterer rundt 100.000 fakturaer årlig, og har allerede redusert bemanningen fra fem til fire.

Fremover ønsker de å rasjonalisere bort ytterligere ett årsverk, hvilket til sammen vil spare et sted mellom halvannen og to millioner kroner. Litt av de frigjorte ressursene vil nok gå til å drive med analyse, men da slipper organisasjonen i hvert fall å pådra seg nye kostnader.

– Vi har i det hele tatt gjort en stor innsats i å effektivisere økonomiavdelingen i den senere tid, og her har vi blant annet fått mye fin hjelp fra BDO, som både er Semine-partner og vår støtte på teknologisiden. De har blant annet hjulpet oss med å reintrodusere ERP-systemet Xledger, på en måte som sparer oss for 7-8000 arbeidstimer hvert år.

Når vi nå utvider med bruk av SEMINE, som har en nøkkelferdig og velutprøvd integrasjon mot blant annet Xledger, ser vi frem til at det vil skape ringvirkninger også langt utenfor økonomiavdelingen, sier Solheim.

LES MER: Enkel integrasjon med ledende økonomisystemer

Flere regulatoriske byrder

Noe av det Frelsesarmeen ønsker å analysere, er hvordan de håndterer innkjøp.

– Med åpenhetslov, bærekraftsrapportering og andre ting som er innført, må vi nå redegjøre for alle innsatsfaktorer. Dette har gjort alt veldig mye mer komplisert på bare få år, og vi er avhengig av å ha et system med en god analysemotor for å kunne levere.

– Når vi kan bruke tall fra SEMINE inn i andre systemer, får vi til ting som ville vært umulig med et vanlig faktura- eller økonomisystem, sier Solheim.

Den regulatoriske byrden er én side av dette, en annen er at det kan gi selskapet nyttig – og potensielt svært besparende – informasjon om driften. Inger Eek Tronerud er Partner Lead i Semine, og hun forteller at dette ofte kan skape betydelige effektiviseringer i organisasjonen:

– Det blir stadig viktigere å ha datagrunnlag til å gjøre gode analyser og forstå hvor virksomheten kan effektivisere – ikke minst på innkjøpssiden.

Frelsesarmeen og våre andre kunder bruker SEMINE ikke bare for den kunstige intelligensen, men fordi det er en plattform som kan hjelpe dem med å oppnå målene sine, effektivisere driften, forenkle godkjenningsrutinene og gi dem bedre innsikt, sier Tronerud (avbildet under sammen med Martin Kravik Solheim, assisterende økonomisjef i Frelsesarmeen og Azad Gake, Partner - Digital i BDO). 

Gange med 700?

– SEMINE har funksjonalitet som mer tradisjonelle systemer for fakturahåndtering ikke tar tak i, som for eksempel kunstig intelligens for å hente ut datapunkter på linjenivå og informasjon fra andre steder av fakturaen.

Det gir en merverdi som ble utslagsgivende for meg i valget av SEMINE fordi løsningen da gjør det enklere for meg å innfri lovkrav, samle inn de riktige dataene og dokumentere vurderinger og disposisjoner. Det er veldig besparende å ha et system som håndterer dette, sier Solheim.

LES MER: Derfor kan kunstig intelligens gjøre økonomiavdelingen enda mer effektiv

– Så er det én ting at vi på kontoret får en enklere hverdag, men det samme får jo også «de varme hendene» som jobber ute i felten med svake grupper innen eldreomsorg, barnevern eller på andre områder.

– De trenger enkle rutiner, gode apper, effektiv fakturahåndtering og andre ting som forenkler og gjør at de kan bruke mest mulig av tiden sin på de som trenger det mest, sier han.

– Vi hadde behov for å se hvordan systemet fungerte i praksis, og det fikk vi god hjelp av Semine og BDO til. Vi er jo en ordinær bedrift med vanlig, lønnede ansatte, men vi har også tusenvis av frivillige med ulike administrative roller. Da må ting være brukervennlig, sier Solheim videre.

– Frelsesarmeen har blant annet et stort innslag av eldre som bruker mye av sin tid på frivillig arbeid. Det er krevende å få 700 personer over på noe nytt, uansett hva det er. Alt jeg skal gange med 6-700 blir dyrt, og hvis noe er kludrete, risikerer vi også at det tar tid bort fra noen som kunne trengt hjelp den dagen, sier han.

Ser et enormt potensial

Solheim forteller at han har hatt regelmessig kontakt med representanter for Semine hvert år siden han begynte i stillingen for fire år siden.

– Som en stor aktør i frivillig sektor har vi jo en del spesielle behov. Moms-kompensasjon er ett eksempel, et annet er alle slags tilskuddsordninger på tvers av stat og kommune. Vår revisor avgir for eksempel 60-70 særattestasjoner hvert år bare på gavemidler.

– Alt dette gjør at vi må ha veldig høy presisjon på hvordan kostnader splittes, belastes og kontrolleres, og her ser vi frem til å få mye hjelp fra SEMINE.

– Gitt den måten løsningen bruker kunstig intelligens på, kommer vi til å få veldig mye mer data ut av fakturaene våre samtidig som vi innfører mer intelligens og automatikk i håndteringen!

Semines svar på hvordan de kunne hjelpe Frelsesarmeen ble litt bedre og litt mer konkrete hvert år, forteller han, og nå var tiden moden.

– Potensialet i SEMINE-plattformen, og det økosystemet som ligger der, er veldig lovende og spennende for oss i fremtiden.

– Men det som primært skilte Semine ut fra konkurrentene, var at de allerede var rigget. Andre sa «Ja, i løpet av de neste 2-3 årene skal vi…», mens Semine var der allerede. Vår følelse er at de ligger et par år foran mange andre i bransjen, sier Solheim.

 

Gode resultater allerede 

Frelsesarmeen har brukt Semine siden mai 2023, og er godt i gang på automatiseringsreisen. Resultatene etter et par måneder har oversteget forventningene. Frelsesarmeens barnehager har allerede en meget høy automatiseringsgrad, og vi ser at på dimensjonsverdiene SEMINE påfører varelinjene, er 90% av forslagene riktige. Solheim er særlig imponert over hvor fort SEMINE har automatisert strømregningene deres. Frelsesarmeen mottar ca 300 strømfakturaer i måneden, og prosesseringen av disse en stor arbeidsoppgave som vi nå har fått automatisert vekk. Vi forventer alltid litt barnesykdommer i slike prosjekter, så alt i alt er forventningene i høyeste grad innfridd så langt.