Hvor effektiv er egentlig din fakturahåndtering?

Mange bedriftsledere tror at regnskapsføringen deres er effektiv, men fakturahåndtering er ofte en nokså manuell og tidkrevende oppgave for både interne og outsourcede regnskapsavdelinger, med stort potensial for forbedring.

Ifølge Gartner kan kostnadene ved manuell fakturahåndtering være opp til $10.20 per faktura, og prosessen kan ta over 11 dager i gjennomsnitt.

Høye kostnader ved manuell fakturahåndtering

Fakturahåndtering involverer ofte tusenvis av inngående bilag som må konteres, føres på prosjekt eller avdeling, attesteres og til slutt betales. Dette kan være en kompleks prosess som binder opp mye tid og ressurser, noen virksomheter bruker opptil to måneder for å fullføre denne prosessen, noe som gir stort rom for effektivisering.

Muligheter for forbedring av fakturahåndteringsprosesser

Mange toppledere føler at deres fakturahåndteringsprosess er godt automatisert og digitalisert. Dette er et viktig steg, men det er alltid verdt å vurdere om det finnes ytterligere muligheter for forbedring. Faktisk er fakturahåndtering en av de prosessene hvor mange større virksomheter kan kutte betydelige kostnader.

Kontrollspørsmål for å evaluere effektivitet

For å forstå hvor effektiv fakturahåndteringen er, kan ledere stille noen enkle spørsmål:

• Har dere dedikerte ressurser som håndterer inngående bilag? Hvor mange personer og hvor mange bilag?
• Kontrolleres bilagene manuelt for nøyaktighet?
• Bokføres bilagene manuelt?
• Hvordan sendes bilagene til godkjenning?
• Hvordan sikres det at bilagene konteres likt hver gang?
• Tar dere imot fakturaer i andre formater enn EHF (som PDF, papir, e-post)?

Disse spørsmålene kan gi en bevistgjøring i hvor mye tid og ressurser som faktisk brukes på fakturahåndtering, og identifisere områder for optimalisering.

LES MER: Hvorfor takker økonomiavdelingen nei til å spare en arbeidsdag i uka?

Effektivisering med automatisering

Automatisering av den inngående fakturaprosessen kan redusere de manuelle oppgavene involvert i fakturahåndtering. For eksempel kan automatiserte systemer ta seg av datainntasting, validering og godkjenning av fakturaer, noe som reduserer risikoen for feil og øker nøyaktigheten. I følge Gartner kan automatiserte systemer redusere tiden fra mottak til betaling betydelig, fra 11 dager ned til 3-5 dager. Dette frigjør ressurser til mer strategiske oppgaver og reduserer risikoen for forsinkelser og feil.

Forskjellige tilnærminger til automatisering

Det finnes ulike tilnærminger til automatisering av fakturahåndtering, fra helt grunnleggende automatisering til mer avansert automatisering med kunstig intelligens (AI). Grunnleggende automatisering kan omfatte bruk av regelbaserte systemer som automatiserer repeterende oppgaver som datainntasting og godkjenning. Avansert automatisering med AI går et skritt videre ved å bruke maskinlæring og dataanalyse for å forbedre nøyaktigheten og effektiviteten i fakturahåndteringsprosessen.

LES MER: Automatisering av regnskapet? Disse begrepene må du kunne

Automatisering med AI

Mens grunnleggende automatisering allerede kan gi betydelige fordeler, tar bruk av kunstig intelligens (AI) dette til et nytt nivå.  AI-drevne systemer kan håndtere komplekse oppgaver som fakturavalidering, matching mot bestillinger og automatisert godkjenning. AI kan raskt og nøyaktig analysere store mengder data, forutsi fremtidige trender basert på historiske data og tilpasse seg endringer uten behov for manuell oppdatering. Alt dette vil øke effektiviteten, forbedrer nøyaktigheten og redusere risikoen for svindel og feil. Automatiseringsteknologier som AI og maskinlæring gir dermed økonomiavdelinger et betydelig konkurransefortrinn ved å strømlinjeforme regnskapsprosesser, redusere kostnader, forbedre beslutningsprosesser og frigjøre tid for mer verdiskapende oppgaver.

Fremtiden med automatisering

SEMINE-plattformen er en AI løsning som kan automatisere mellom 70-90% av den inngående fakturaprosessen ved hjelp av kunstig intelligens og maskinlæring. Den sikrer høy grad av automatisering i mottak, kostnadsdistribusjon og innhenting av attestering, og kan bidra til å transformere hvordan virksomheter håndterer inngående fakturaer, kutte kostnader, frigjøre ressurser og fokusere på mer verdiskapende oppgaver. Løsningen har vært på markedet siden 2016, og brukes av 10 000+ kunder.