Heimstaden: Automatiserer 90% av fakturajobben

Allerede etter 3 måneder med SEMINE, var nær 90 % av innkommende fakturaer til Fredensborg-selskapet automatisert. Snart tre år senere har SEMINE fått mye mer å gjøre, og det bidrar til at regnskapsavdelingen kan holde tritt med selskapets raske vekst.

Heimstaden har på bare få år blitt et av Nordens største boligeiendomsselskaper. Selskapet satser primært på utleie til privatpersoner, og er nå representert med 150.000 utleieboliger i 10 land. Ambisjonen er en million enheter innen 2030.

– Jeg bruker å si at vi spurter i nedoverbakke. Og da er det viktig at også prosesser og hvordan vi jobber henger med på det, sånn at vi får gjort mest mulig, sier økonomidirektør May Irene Derrick Ljosåk.

Ett ledd i dette var at Heimstaden gikk live med SEMINE 1. Juni 2020, og allerede tre måneder etter implementeringen ble 90 prosent av innkommende fakturaer håndtert automatisk. Ljosåk forteller at de nå, 2,5 år senere, fortsatt ligger på omtrent samme nivå, men at de i mellomtiden har lagt om mange prosesser og økt volumet betydelig.

– Vi sluttfører i disse dager et bytte av økonomisystem, slik at vi skal kunne bruke samme system på tvers av Norge, Polen og Tyskland – og her tar vi SEMINE med oss ut i verden!  Vi har allerede «gått live» med SEMINE i Polen og ruller ut Tyskland i disse dager. Det har vært en stor suksess, og vi ser frem imot implementering i flere land. 

LES MER: Semine rykker inn i Finland for å styrke finansavdelinger med AI-automatisering

Én ting som ikke er helt umulig, men som i eiendomsbransjen kommer ganske nær, er moms. Likevel har Ljosåk og økonomiavdelingen satt som et prinsipp, at de som opererer ute i organisasjonen ikke skal behøve å kunne detaljene i mva-reglene. Det betyr at fakturaer må være påført riktige momskoder før de sendes ut til godkjenning. Hun forteller at organisasjonen i Tyskland var behørig imponert da de ble kjent med dette prinsippet, og så hvor godt løsningen håndterte dette.

– Semine har nok også merket at vi er en krevende kunde som er målbevisst på hvor vi skal. Men selv i krevende prosesser har de alltid levert godt, og ledelsen er overbevist om at Semine er riktig aktør videre, sier Ljosåk.

Da hun kom inn i Heimstaden, hadde hun som visjon at avdelingen ikke skulle drive med regnskapsproduksjon, men controlling.

LES MER: Så enkelt kan fokuset flyttes fra punching til analyse

Selskapets høye automasjonsgrad bidrar til at dette stort sett er en realitet nå, og det hjelper igjen til at regnskapsavdelingen kan holde tritt med at tempoet i selskapet er like høyt som ledelsens krav til resultater.

– Selv i krevende prosesser har Semine alltid levert godt, og ledelsen er overbevist om at Semine er riktig aktør videre, sier Ljosåk.

– Samtidig som selskapet vokser veldig fort, er målet med det nye regnskapssystemet at vi skal kunne lukke bøkene på dag to etter månedsskiftet. Det høres kanskje dramatisk ut, men vi er allerede der at vi lukker bøkene på alle de 360 selskapene i Norge på dag fem etter månedsskiftet. For å klare det, må alle systemer være strømlinjeformet og fungere 100 prosent. Det krever veldig mye av våre leverandører, men Semine leverer som sagt svært godt på dette, avslutter Ljosåk.