Norwegian: Umiddelbare resultater etter Semine-samarbeid

Ett år etter at Norwegian implementerte AI-løsningen SEMINE, har flyselskapet oppnådd betydelige forbedringer i fakturahåndteringsprosessen. Behandlingstiden for inngående fakturaer er redusert med seks dager, og 70 % av alle fakturaene blir nå fullstendig automatisert.

I en bransje preget av sterk konkurranse og små marginer, har Norwegian etablert seg som en pionér og innovatør gjennom sin tilnærming til forretningsdrift og kundeservice. Denne pionérånden har drevet selskapet til å kontinuerlig utforske nye måter å forbedre driften på. Det var derfor naturlig å se på hvordan de, ved hjelp av kunstig intelligens (KI), ytterligere kunne profesjonalisere sin økonomiavdeling for å effektivisere prosesser og styrke sin markedsposisjon.

Utfordringer i økonomiavdelingen

Økonomiavdelingen i Norwegian stod overfor flere komplekse utfordringer. Håndteringen av inngående fakturaer var svært manuell og tidkrevende, og mangelen på transparens og oversikt gjorde prosessen ineffektiv. Dette førte til forsinkelser, økt arbeidsbelastning, og vanskeligheter med å identifisere nøkkelindikatorer (KPI-er) og forbedringsområder. Behandlingen av MVA på nasjonale og internasjonale fakturaer var spesielt utfordrende og tidkrevende på grunn av ulike krav til håndtering og rapportering.

LES MER: Automatisering av regnskapet? Disse begrepene må du kunne.

 

Behov for en mer effektiv løsning

Norwegian identifiserte et behov for en løsning som ikke bare kunne forbedre effektiviteten, men som også hadde avanserte analysemuligheter og en god brukeropplevelse. Det var viktig at systemet kunne håndtere Norwegians spesifikke behov, samtidig som tiden de ansatte brukte på fakturahåndtering og godkjenning ble redusert. Operasjonelle ansatte skulle få frigjort tid til å fokusere på mer verdiskapende oppgaver, i stedet for å bruke unødvendig tid på administrasjon og manuelle systemer.

– Det var viktig for oss å velge et system som ga en god brukeropplevelse — et system som var intuitivt og lett tilgjengelig for alle ansatte, og som kunne bidra til en bedre arbeidshverdag, forteller Līga Supe, Head of Shared Service Centre hos Norwegian

Video: Hvilke utfordringer sto Norwegian overfor, hva var avgjørende for valg av leverandør, og hvilke imponerende resultater har de oppnådd?

Umiddelbare resultater

Implementeringen av SEMINE hos Norwegian markerer en betydelig milepæl. SEMINE er en avansert AI-løsning som automatisk leser, forstår innholdet og konteksten i fakturaer, og foreslår bokføring og kategorisering av kostnader. Systemet kommuniserer tydelig hvor sikker det er på de automatiserte forslagene. Gjennom bruk av maskinlæring forbedres SEMINE kontinuerlig, noe som øker automatiseringsgraden og forbedrer datakvaliteten.

- Nå, drøyt ett år etter implementeringen, behandles 70 prosent av Norwegians 5000 månedlige innkommende fakturaer automatisk. Den samlede behandlingstiden per faktura har blitt redusert med seks dager, og økonomiavdelingen har fått frigjort tid til mer strategiske oppgaver.

Jeanette Bø-Alnes, VP Performance Management i Norwegian, understreker at valget av SEMINE ikke bare handlet om automatisering, men også om tilgang til bedre data og analyser.

– Vi trengte et system som ikke bare automatiserte prosessene, men som også ga oss detaljert innsikt i våre innkjøp.

SEMINE henter ut data fra både fra hode og linjer på fakturaen, slik at vi får et rikt og fullstendig klassifisert datasett som vi enkelt integrerer inn i vårt analyseverktøy.

Dette betyr at vi for eksempel kan spore og analysere kostnader per fly, lokasjon og flyplass, noe som gir oss muligheten til å ta bedre økonomiske beslutninger og forbedre vår økonomiske effektivitet, forklarer Bø-Alnes.

Smidig implementering av SEMINE

Til tross for Norwegians komplekse oppsett, ble SEMINE implementert på kun fire måneder, en prosess som fant sted midt i høysesongen for flytrafikk. Implementeringen ble fullført som planlagt, mye takket være et tett og velkoordinert samarbeid mellom prosjektteamene i Norwegian og Semine. Semines standard ERP-integrasjon mot SAP, levert gjennom partnerskap med Sopra Steria, kombinert med erfarne prosjektledere fra begge parter, bidro til en sømløs overgang.

– Implementeringen gikk veldig bra. Vårt tette samarbeid med SEMINE gjennom hele prosessen sikret en vellykket overgang. Teamet, inkludert superbrukere og ambassadører, var avgjørende for suksessen, sier Līga Supe.

Betydelige forbedringer og strategiske fordeler

Partnerskapet med SEMINE har ført til betydelige forbedringer for Norwegian, inkludert en reduksjon i behandlingstiden per faktura med seks dager og en automatiseringsgrad på 70%.

- Hvis vi ser utelukkende på automasjonsgraden for MVA-håndtering på tvers av alle selskapene, ligger den stabilt på over 90%.

Samarbeidet med SEMINE har styrket vår økonomiske effektivitet og forbedret beslutningstaking gjennom bedre dataanalyser og innsikt, sier Jeanette Bø-Alnes, VP Performance Management i Norwegian. Disse fremskrittene gir Norwegian muligheten til å fokusere mer på strategiske initiativer.

LES MER: Så enkelt kan fokuset flyttes fra punching til analyse

Forbedret brukeropplevelse og operasjonell fleksibilitet

Implementeringen har ikke bare forbedret prosessene, men også brukeropplevelsen. Det intuitive systemet, spesielt den mobilvennlige applikasjonen, har blitt godt mottatt internt, og tillater fakturagodkjenning hvor som helst og når som helst. Superbrukerne har opplevd større fleksibilitet, da de nå kan tilpasse automatiseringene uten å være avhengige av IT-ressurser, noe som har økt operasjonell effektivitet.

Som en ledende aktør i luftfartsindustrien, er vi i Norwegian dedikert til kontinuerlig innovasjon og optimalisering av våre operasjoner. Vår ambisjon er å sette nye standarder for effektivitet og kundetilfredshet i en stadig mer konkurransedyktig sektor.

- Med SEMINE ved vår side, er vi godt posisjonert for ikke bare å tilpasse oss endringene, men også for å lede an i denne utviklingen, avslutter Jeanette Bø-Alnes.