Økonomiavdelingens nye hverdag, fri for tidstyver og kjedelige oppgaver

Ifølge Gartner er automatisering av økonomiavdelingen viktigere enn noensinne, og flere steder er fakturavalidering en av de viktigste tidstyvene. Kunstig intelligens (KI) er den anbefalte løsningen – det kan redusere tiden det tar å lukke bøkene med 30-50 %.

I rapporten "Top Priorities for Finance Leaders 2024" fremhever Gartner viktigheten av å prioritere AI-drevet automatisering som en avgjørende faktor for konkurransedyktighet fremover.

Selv om CFOer har hatt store ambisjoner om å automatisere økonomifunksjonen, har utviklingen vært treg.

Selskaper som lærer seg å utnytte AI og hyperautomatisering i økonomiavdelingen, vil skape et konkurransefortrinn som kan være vanskelig for etternølere å ta igjen (Gartner).

En helautomatisert økonomifunksjon frigjør tid som kan brukes på mer verdiskapende oppgaver, samtidig som det åpner for mer effektive prosesser i resten av organisasjonen. Ifølge McKinsey kan selskaper som investerer i intelligent automatisering øke produktiviteten med opptil 20 % ("Harnessing Automation for a Future That Works")

 

De største utfordringene først

Gartner påpeker at manglende fremdrift ofte skyldes feil automatiseringsverktøy, ikke mangel på ambisjoner. Ikke alle løsninger er like, selv ikke de som hevder å bruke KI og maskinlæring.

LES MER: Automatisering av regnskapet? Disse begrepene må du kunne

Det er avgjørende at AI-løsninger kan levere nøyaktige data fra inngående fakturaer, uten behov for manuell validering. Mange aktører tilbyr å digitalisere data, men få kan levere 100 % nøyaktighet.

Hos Semine har vi utviklet en maskinlæringsbasert fakturaautomasjon som gjør at systemet hurtig lærer seg å utføre dem perfekt hver gang. I tillegg gjennomgår resultatet en automatisert valideringsprosess som sikrer at alle aktuelle data kan gå automatisk inn i ERP-systemet.

Lukk bøkene raskere

En slik løsning gjør at økonomiavdelingen kan jobbe på helt andre måter: Prosesser blir mindre personavhengige, det blir slutt på at det tar tid fra fakturaer kommer inn til de kan sendes ut på godkjenning, purregebyrer kan erstattes med kontantrabatter, og bedriften får en bedre og mer oppdatert oversikt over likviditet og kostnader, for å nevne noe.  

Ifølge Deloitte kan bruk av AI i økonomifunksjonen redusere behovet for manuelle oppgaver med opptil 60 %, noe som frigjør ressurser til mer strategiske initiativer.

Her er det imidlertid ett element til som spiller inn: Den kunstige intelligensen må kunne hente så mye informasjon ut av fakturaen som overhodet mulig. Det holder ikke med sluttsum, kontonummer og KID, de ekte verdiene kommer først når løsningen kan fange opp forhold som leveranseadresse, prosjektreferanse, PO-nummer og annet. Fakturaen må dessuten splittes på varelinje, sånn at den blant annet kan skille mellom de forskjellige kategoriene av innkjøp, slik som varekost og tjenester, samt detaljere mva-kodingen på hver enkelt vare.

LES MER: Så enkelt kan fokuset flyttes fra punching til analyse

Oppsummering

Året 2024 blir avgjørende for CFOer som ønsker å utnytte verdiene forbundet med kunstig intelligens, hyperautomatisering, og datadrevet innsikt. Ifølge Gartner vil de som implementerer AI og optimaliserer økonomiprosesser skape en enorm verdiskapning som vil ha positive ringvirkninger i organisasjonen. Bedrifter som unnlater å investere i denne teknologien risikerer å bli akterutseilt i en stadig mer digital økonomi.

Med andre ord: Å investere i AI-drevet automatisering og optimalisering av ressurser og prosesser gir et klart konkurransefortrinn.