Økonomiavdelingens nye hverdag, fri for tidstyver og kjedelige oppgaver

Ifølge Gartner er automatisering av økonomiavdelingen viktigere enn noensinne, og flere steder er fakturavalidering en av de viktigste tidstyvene. Kunstig intelligens er den anbefalte løsningen – det kan redusere tiden det tar å lukke bøkene med 30-50 %.

I sin rapport «Top Priorities for Finance Leaders 2022», er Gartner veldig klare på hva som står på spill frem mot 2023:

Selv om CFOer har hatt store ambisjoner om å automatisere økonomifunksjonen, har utviklingen hittil gått sakte. Selskaper som nå lærer seg å bruke kunstig intelligens for å oppnå sine forretningsmål, vil derfor kunne dra fra konkurrentene ytelsesmessig, og skape en luke som etternølerne kanskje aldri vil klare å fylle.

Rasjonalet er, at en helautomatisert økonomifunksjon rydder plass for to viktige forhold som begge kan bidra til dette forspranget: For det første vil det frigi tid som avdelingen kan bruke på mer verdiskapende oppgaver, og for det andre åpner det for veldig mye mer effektive prosesser i resten av organisasjonen. En positiv loop av slike effektiviseringer vil dessuten kaste stadig mer av seg – derav Gartners spådom om at etternølerne risikerer å havne helt i bakleksa i forhold til konkurrentene.

Da kan det være en trøst at Gartners rapport går videre til å si at det krever små investeringer å prioritere et program for å implementere kunstig intelligens i økonomifunksjonen – og at det samtidig fjerner risikoen for å bli akterutseilt.

De største utfordringene først

Gartners innledende observasjon er også viktig: Mange steder er det ikke mangel på ambisjoner som har hemmet automatiseringen. Derfor er det viktig å vite at ikke alle automatiseringsløsninger er like – selv ikke de som bruker kunstig intelligens og maskinlæring.

For deg som jobber med moderne regnskap, er inngående fakturaer knapt verdt papiret de er skrevet på – selv når de kommer som pdf. Det er dataene på fakturaen som betyr noe. Flere aktører tilbyr seg å «løfte» data fra fakturaer over i digital form, men få kan levere et resultat som er 100 % korrekt. Hvis den tiden dere sparer på "punching" gjennom automasjon eller nye løsninger, isteden går med til å validere data, har dere bare erstattet én kjedelig oppgave med en annen.

Løsningen ligger i at kunstig intelligens elsker kjedelige oppgaver – jo mer repetitive, desto bedre. Semine har utviklet en maskinlæring som gjør at systemet hurtig lærer seg å utføre dem perfekt hver gang. I tillegg gjennomgår resultatet en automatisert valideringsprosess som sikrer at alle aktuelle data kan gå automatisk inn i ERP-systemet.

Lukk bøkene raskere

En slik løsning gjør at økonomiavdelingen kan jobbe på helt andre måter: Prosesser blir mindre personavhengige, det blir slutt på at det tar tid fra fakturaer kommer inn til de kan sendes ut på godkjenning, purregebyrer kan erstattes med kontantrabatter, og bedriften får en bedre og mer oppdatert oversikt over likviditet og kostnader, for å nevne noe.

Her er det imidlertid ett element til som spiller inn: Den kunstige intelligensen må kunne hente så mye informasjon ut av fakturaen som overhodet mulig. Det holder ikke med sluttsum, kontonummer og KID, de ekte verdiene kommer først når løsningen kan fange opp forhold som leveranseadresse, prosjektreferanse, PO-nummer og annet. Fakturaen må dessuten splittes på varelinje, sånn at den blant annet kan skille mellom de forskjellige kategoriene av innkjøp, slik som varekost og tjenester, samt detaljere mva-kodingen på hver enkelt vare.

Alle slike forhold kan gi ganske store utslag. I den nevnte rapporten estimerer Gartner for eksempel at økonomifunksjoner som bruker (riktig) kunstig intelligens i beslutningsprosesser, kan bidra til å redusere tiden det tar å lukke bøkene for perioden med 30-50 %. Hvis din økonomiavdeling mot formodning er blant dem som ikke aner hva de skulle fylt slike mengder innspart tid med, har Gartner noen forslag:

«2022 blir et ”være eller ikke være” for CFOer i spørsmål om å få grep om verdiene forbundet med kunstig intelligens, hyperautomatisering, digitale ferdigheter, kontinuerlig prosessutvikling og datastyring. CFOer som fortsetter utviklingen mot en fremtid med fullautomatiserte regnskapsprosesser, åpner opp for en enorm verdiskapning i resten av organisasjonen i årene fremover.»

Med andre ord, se på implementering av nyere teknologi, og optimalisering av ressurser og prosesser som et konkurransefortrinn.