Svevia Norge: Slik ble innkjøp og fakturaflyt forbedret med AI

Med KI automatiserer Svevia Norge fakturaflyten tilknyttet 450 underentreprenører, og de samler nå all informasjon fra hver eneste varelinje. Dette grunnlaget benyttes i jevnlige analyser som styrker selskapets innkjøpsarbeid.

I begynnelsen av mai 2024 kunne Svevia Norge slippe jubelen løs. De fikk nyheten om at Nordland fylkeskommune hadde valgt dem til å vedlikeholde veiene i Driftsområde Helgelandskysten: 765 km med bilvei og 29 km med gang- og sykkelstier. Denne kontrakten, verdt 91 millioner kroner årlig i minst fem år, gir Svevia Norge AS ansvaret for alle fylkesveier og riksveier på Helgeland – blant flere andre oppdrag i Norge.

– I Norge er vi et selskap som driver med drift og vedlikehold av vei fra Ofoten i nord til Elverum i sør. Vi vokser stadig, ikke bare i mennesker, maskiner og utstyr, men også i håndtering av leverandørfakturaer, sier Lasse Nilsen, Økonomisjef i Svevia Norge.

Når man vokser så fort som Svevia har gjort, kan eksisterende rutiner trenge en oppdatering. Nettopp det opplevde økonomiavdelingen til Svevia i sitt arbeid med innkommende fakturaer.

– Tidligere hadde vi en fastlåst arbeidsflyt for dette. Det kunne være 5-6 personer innom en inngående faktura; prosjektcontroller, prosjektsjef, noen på kontrakt pluss noen i staben. I år havner vi på rundt 25.000 leverandørfakturaer, og i snitt vokser vi med 3-4.000 i året. Fordi dette krever mye tid ønsker vi naturligvis å gjøre det så effektivt som mulig, sier Lasse videre.

Det var derfor Svevia tok i bruk KI-løsningen SEMINE, og resultatene kom tidlig. Noe av det skyldes at de gikk fort i dialog med leverandører, for å få dem til å tilpasse sine fakturaer så de blir enklere for systemet å håndtere automatisk. Dette var en investering som vil kastet av seg.

– En annen effekten er at det ligger færre fakturaer i flyt til enhver tid. Vi kunne hatt 1000-1500 fakturaer i flyt, men ligger nå på 5-600. Det gjør at vi er mye mer ajour, at vi har bedre oversikt over vår fremtidige likviditetsstrøm, og at vi fokusere på de fakturaene som trenger det, sier Lasse.

– Nå ser vi på hvordan vi kan effektivisere alle de faste innkjøpene våre. Faste faktura som kommer hver eneste måned, trenger egentlig ingen spesiell godkjenning. Vi ønsker å fokusere på de fakturaene som faktisk påvirker lønnsomheten vår – de som faktisk må kontrolleres, og av de rette personene, sier han.

LES MER: Reduser kostnader og få bedre kontroll med AI-basert regnskapsføring

Viktig analysearbeid

Nilsen trekker også frem en annen fordel Svevia fikk gjennom å ta i bruk SEMINE, som kommer av at løsningen samler inn alle mulige datapunkter ikke bare på hodenivå, men også fra hver eneste varelinje på hele fakturaen.

– Dette har gjort at vi har fått inn mer detaljert informasjon om våre innkjøp, og bedre kvalitet på den informasjonen vi har. Dette benytter vi oss av i Power BI, hvor vi analyserer alle dataene våre. Der kan vi se mer detaljert på hva vi faktisk kjøper fra den enkelte leverandør, og om vi for eksempel er trofaste mot rammeavtalene. Vi kan se på produkter på tvers av ulike leverandører, hvor prisene er gode, og om vi handler på en måte som gjør at vi får ut de beste besparelsene, sier Nilsen videre.

Dataene kan dessuten analyseres på tvers av prosjekter og på tvers av leverandører. Dette vil gi Svevia ekstra innsikt, som vil være både interessant og nyttig.

– For eksempel har vi avdekket at vi faktureres ulike priser, hos samme leverandør, etter hvor i landet kjøpet har vært gjort – selv om de skal være like! Her kan vi gå inn på et ganske detaljert nivå, og for eksempel se noe så smått som at en bærepose koster 3 kr. mer ett sted enn et annet, sier han.

Det er likevel viktig for Lasse å understreke at vi legger mye mer av oppmerksomheten på å få det store bildet, og der blir dette et støtteverktøy for de som driver med innkjøp hos oss. Når de skal gå ut og diskutere rammeavtaler med ulike leverandører, så vet de hva vi kjøper og kan forhandle pris og betingelser på de rette, viktige produktene, sier Nilsen.

LES MER: Så enkelt kan fokuset flyttes fra punching til analyse

Ny innsikt i ESG-rapportering

I tillegg til økonomiske analyser, ser Svevia også på hvordan SEMINE kan forenkle ESG-rapportering. Lasse påpeker at den økte detaljinformasjonen knyttet til innkjøp kan bidra til høyere kvalitet i rapporteringen.

– SEMINE kan potensielt gjøre det mulig å rapportere uten ekstern input, fordi detaljer om innkjøp kan definere hvilke typer innkjøp som faktisk genererer utslipp, forteller Lasse.

Ved å integrere disse dataene kan Svevia oppnå en mer nøyaktig og effektiv rapporteringsprosess som tar hensyn til bærekraftsindikatorer og bidrar til å redusere miljøpåvirkningen gjennom smartere innkjøpsbeslutninger.

WEBINAR 05. november: ESG-rapportering gjort enkelt med AI: Effektivt og presist - Møt EY

Ga resultater raskt

Svevia gikk «live» med SEMINE 1. februar i år, og uken etter skulle Nilsen kjøre opplæring på brukerne.

– Da viste det seg at arbeidsflyten egentlig hadde startet allerede, for folk hadde vært inne i systemet og godkjent fakturaer i forkant. Det forteller jo at det er ganske intuitivt å jobbe i verktøyet, og at det egentlig ikke var nødvendig med noen omfattende brukeropplæring for å komme i gang, forteller han.

– Dessuten sitter vi som sagt spredt over store deler av landet, og i utgangspunktet er dette et eksempel på et systembytte som krever litt mer av de som holder på ute i linja. Likevel fikk jeg mange færre henvendelser enn jeg hadde trodd, fortsetter han fornøyd.

– I tiden fremover blir vårt hovedfokus i økonomiavdelingen å få til en ytterligere optimalisering av arbeidsflyten, og til å utnytte den ekstra informasjonen vi får fra SEMINE og linjedata til å ta gode beslutninger. Det er det vi nå vier vår oppmerksomhet til, slår Nilsen fast.