Viking Redningstjeneste: Effektiviserer fakturahåndtering med SEMINE

I snart 70 år har Viking levd av å få havarerte bilister tilbake i trafikken. Her er historien om hvordan økonomiavdelingen brukte AI-løsningen SEMINE til å effektivisere slik at de kan støtte konsernet i deres vekststrategi – og tipsene til deg som vil gjøre det samme.

Hvis bilen din noen gang har gått i stykker eller punktert på tur, er det gode odds for at du kjenner til Viking Redningstjeneste.

Viking Assistance Group, som selskapet nå heter, har 320 servicestasjoner i sitt nettverk over hele Norden. Selskapet håndterer 1,6 millioner telefonsamtaler, utfører rundt 500 000 assistanser årlig, og kan stolt skilte med 97 prosent kundetilfredshet.

Bente Karlsrud Gjersøe og Hilde Markussen er henholdsvis Head of Accounting og Regnskapskonsulent i Viking Assistance Group. Det siste året har de brukt SEMINE for å rydde i fakturaprosessene sine, og resultatene har ikke latt vente på seg: Tre ledd i godkjenningsprosessen er effektivisert bort, de internasjonale enhetene kan kjøres fra samme system som den norske virksomheten, og nå skjer 65-80 prosent av fakturahåndteringen automatisk. Alt dette sparer avdelingen for veldig mye tid, som gjør at de kan være en bedre støttespiller i bedriftens vekstprosess.

Ryddet opp i flytene

– Da jeg startet i Viking for et år siden, var det lite automatisering av fakturahåndteringen og de eksisterende fakturaflytene var ikke optimale, sier Markussen.

– Det siste året har jeg jobbet mye med å optimalisere de eksisterende flytene, og med å lage flere. Vi har dessuten tatt inn utenlandsenhetene våre – Sverige, Danmark, Finland og Estland – for å samle alle på én plattform.  Det betyr at vi ikke lenger sitter i ulike system, men alt håndteres direkte i SEMINE, sier hun.

Andre oppgaver har handlet om å forbedre leverandørflytene og sette opp mer automatiske godkjenninger for ting som husleie eller andre regninger som er faste avtaler med like fakturaer hver eneste måned. Det frigjør tid som hun og kollegene kan bruke til å fokusere på de litt mer spesielle fakturaene – de som gjerne kan ha godt av litt mer inngående gjennomgang.

LES MER: Så enkelt kan fokuset flyttes fra punching til analyse

Kontakt med leverandørene

– I tillegg har vi bygget opp et godkjenningshierarki som følger stillingshierarkiet i bedriften. Det er basert på avdelingsledere, første- og andregodkjennere, der man kan legge inn beløpsgrenser, avdelinger og andre ting for hele grupper. Dette er mye enklere å vedlikeholde hvis noen slutter, og det gir dessuten mye større effektivitet i kombinasjon med de forbedrede leverandørflytene, sier Markussen videre.

Videre har vi jobbet mye med EHF-fakturaene og fokusert på det som ikke går automatisk. Jobben har vært å identifisere hvorfor automatikken svikter og kontakte leverandører for å rydde opp. Problemet er ofte mangelfulle eller feil referanser fra kjøper. Vi har nå tatt tak i dette, forklarer hun.

Vi ser på løsninger for å bruke andre typer referanser og jobber spesielt med ett selskap på dette. Mange godkjennere er involvert i fakturaene, så vi kan gjøre grep for å få færre feilkilder. For eksempel kan vi bruke avdelingsnummer som alias for referansene, slik at systemet kan treff både på navn og avdeling. Dette har vært min jobb det siste året, å gå virkelig ned i detaljene.

Resultater som monner

Dette høres kanskje ikke ut som veldig spennende arbeid, men noe av motivasjonen for å gjøre det, er at det skaper en veldig effektivisering i prosessene:

– Som nevnt innledningsvis ligger de nå på mellom 65 og 80 prosents automasjonsgrad på arbeidsflytene – og nå som de utenlandske enhetene er tatt inn, slipper de å sitte i to systemer.

– Vi sparer mye tid på at SEMINE bruker kunstig intelligens (KI) til å kontere. Når systemet kjenner igjen ting, slipper vi å sitte og lete etter hvilken hovedbokskonto eller avdeling vi skal bruke. Gjenkjenningen sparer også mye tid på leverandørflytene som skal til samme godkjennere.

– Alt dette gjør som sagt at vi kan bruke tid på de fakturaene som er spesialtilfeller eller krever mer controlling, sier Markussen

– Og Gjersøe stemmer i:

– Vi har klart å få ned tiden vi bruker på fakturaer betydelig. Før måtte vi jo ta i hver eneste faktura, scanne dem fra papir, sende dem manuelt ut til godkjenner. Nå er tre slike ledd helt borte, og vi slipper å sitte og flytte rundt på papirfakturaer. Den tiden vi sparer, kan vi nå benytte på andre ting som er mer spesialiserte, sier hun.

Et viktig element i dette, ligger i å komme til den erkjennelsen at automatisering og effektivisering ikke er noe man gjør på én dag.

Markussen er opptatt av å vedlikeholde SEMINE for å hele tiden kunne hente ut mest mulig verdi: – Jeg tar for eksempel ut rapporter hver måned for å se hvordan arbeidsflytene våre går, og da jobber jeg med de som gjerne har under 80 % for å se på hvordan de kan forbedres. Dette er en kontinuerlig jobb, men det gir jo gode resultater, sier Markussen.

Les også: Så lett er det å komme i gang med SEMINE

En annen måte å tenke på

Et godt stykke på vei peker dette mot en endring i måten man tenker at økonomiavdelingen skal fungere, og om å se kritisk på hvordan man jobber. Hvor kan prosessen optimaliseres, hvor kan ting gjøres bedre? Hvilke funksjonaliteter i løsningen kan tas i bruk for å gjøre ting smartere? For Viking som et selskap i vekst, har denne typen jobbing vært helt nødvendig, sier Gjersøe: – Vi er nå tilstede i flere land, vi har utvidet virksomheten og driver ikke bare med veihjelp lenger. For å kunne støtte selskapet i denne prosessen, måtte vi omorganisere oss og jobbe annerledes.

Det har vi brukt siste året til, og dette er ett av områdene hvor vi hadde en del å hente.

– Tidligere hadde vi to personer som jobbet i SEMINE hver dag, og nå er vi egentlig nede på én person – og får mer ut av løsningen, sier hun.

– Dette har gjort oss bedre i stand til å støtte bedriften i vekstfasen, og her ser vi også at vi i framtiden kan tilføre mye gjennom å bruke SEMINE til analyse. Det gjelder både på likviditet og på å se kostnadene våre tidligere enn vi gjør i dag. Målet er å kunne være en støttefunksjon i enda større grad, og bidra til at de kan ta enda bedre beslutninger på mer oppdatert grunnlag. Vi har en plan for dette, og vi ser at SEMINE er et system vi kan bruke for å komme dit, slår Gjersøe fast.

Vikings tips til deg som skal implementere SEMINE:

• Vær nøye i planleggingsfasen før dere setter opp systemet. Se grundig på hvilken struktur dere vil bruke og bygge opp.
• Avklar godkjenningshierarkier, beløpsgrenser, og hvilken type referanser man skal bruke (navn, avdeling, ansattnummer, mobilnummer) på forhånd.
• Bruk gjerne hierarki-grupper, det gjør vedlikehold enklere når folk slutter, begynner eller skifter jobb.
• Ta dialogen med leverandører om hvordan fakturaer skal merkes, for eksempel før dere starter med EHF.
• Tør å bruke den kunstige intelligensen – ikke minst til kontering.
• Hvis automatikken ikke virker, så bruk tid på å finne ut hvorfor. Ta gjerne dialogen med kundene – det kan føre til kreative løsninger som kan være mye mer effektive enn noen ville trodd!
• Når ting begynner å flyte: Tenk på hvordan økonomiavdelingen skal fungere, og hvilke typer oppgaver dere vil prioritere. Hvordan kan dere gjøre ting smartere for å frigjøre tid?