Viking Assistance Group: AI virtaviivaistaa ostolaskujen käsittelyä

Jo lähes 70 vuoden ajan Viking on auttanut ongelmiin joutuneita autoilijoita takaisin tien päälle. Tämä on kertomus siitä, miten Viking hyödynsi Seminen tekoälyratkaisua ostoreskontraprosessien tehostamisessa ja yhtiön kasvustrategian tukemisessa.

Jos autosi on joskus mennyt epäkuntoon tien päällä tai renkaasi puhjennut kesken matkan, on hyvin todennäköistä, että sinulla on kokemuksia Viking Assistance Groupista. Vikingillä, kuten yhtiö nykyisin tunnetaan, on yli 320 palvelupistettä eri puolilla Pohjoismaita. Viking vastaanottaa ja käsittelee vuosittain 1,6 miljoonaa puhelua, suorittaa noin 500 000 avustusta tai kuljetusta ja voi olla ylpeä 97 % asiakastyytyväisyydestään.

Kirjanpitopäällikkö Bente Karlsrud Gjersøe ja kirjanpitokonsultti Hilde Markussen ovat viimeisen vuoden aikana järkeistäneet ja optimoineet Vikingin laskujenkäsittelyprosesseja SEMINEn avulla merkittävin tuloksin: Hyväksymisprosessista on karsittu kolme turhaa vaihetta, ulkomaisten tytäryhtiöiden laskut käsitellään nyt samassa järjestelmässä kuin emoyhtiön laskut, ja 65–80 prosenttia laskujenkäsittelystä on automatisoitu. Säästetty aika on voitu käyttää yhtiön kasvuprosessien tukemiseen.

Työnkulkujen virtaviivaistaminen

- Kun aloitin Vikingillä vuosi sitten, laskujen käsittelyssä oli vain vähän automaatiota, eivätkä työnkulut olleet optimaalisia, Markussen sanoo.

- Olen viimeisen vuoden aikana keskittynyt olemassa olevien ja uusien työnkulkujen optimointiin. Olemme tuoneet myös ulkomaiset tytäryhtiömme Ruotsissa, Tanskassa, Suomessa ja Virossa samalle alustalle. Voimme nyt hoitaa kaiken laskujenkäsittelyn keskitetysti SEMINEssä erillisten järjestelmien sijaan, hän sanoo.

Olemme parantaneet myös toimittajakohtaisia työnkulkuja sekä ottaneet käyttöön automaattisen hyväksynnän toistuville laskuille, kuten vuokrat. Säästyneen ajan Markussen kollegoineen voi käyttää muun muassa perusteellisempaa tarkastusta vaativiin monimutkaisempiin laskuihin.

LES MER: Käytä aikasi analysointiin ja oivalluksiin, älä rutiinitehtäviin

Toimittajat mukaan

- Olemme rakentaneet hyväksymishierarkian, joka seuraa konsernin rakenteita. Se perustuu osastopäälliköihin sekä ensimmäisiin ja toisiin hyväksyjiin, ja voimme määritellä hyväksymisrajat, osastot sekä muut asiat kaikille ryhmille. Tämä yhdessä toimittajakohtaisten työnkulkujen kanssa helpottaa ylläpitoa henkilövaihdosten tai irtisanomisten yhteydessä, Markussen sanoo.

Olemme lisäksi työskennelleet paljon verkkolaskutuksen kanssa ja keskittyneet niihin asioihin, joita emme ole vielä onnistuneet automatisoimaan. Keskeisin tehtävämme on ollut selvittää, miksi automaatio epäonnistuu, ja olemmekin olleet tarvittaessa yhteydessä myös toimittajiin ongelmien ratkaisemiseksi. Aika usein ongelma on ollut virheellinen tai puuttuva ostajan viitetieto. Tämä asia on nyt työn alla, hän selittää.

Etsimme ratkaisuja myös muun tyyppisten viitetietojen hyödyntämiseen automatisoinnissa ja työskentelemme erityisesti yhden yhtiön osalta tämän asian kanssa. Laskulla voi olla monta hyväksyjää, joten yritämme tietenkin ennaltaehkäistä virheitä prosessissa. Voimme esimerkiksi käyttää osastonumeroa ostajan viitetiedon synonyymina / aliaksena, jolloin järjestelmä automatisoi kustannuspaikan tiliöinnin, kun laskun tiedoista löytyy joko ostajan viite tai osastonumero. Näihin yksityiskohtiin paneutuminen on ollut fokusalueeni kuluneen vuoden aikana.

Tuloksia, joilla on merkitystä

Tämä ei ehkä kuulosta maailman jännittävimmältä työltä, mutta motivaatiota lisää se, kun näkee työnsä konkreettiset prosesseja tehostavat vaikutukset:

- Kuten alussa totesin, työnkulkujemme automaatioaste on nyt 65–80 prosenttia - ja nyt kun ulkomaiset yksikötkin ovat samassa järjestelmässä, meidän ei tarvitse käyttää kahta rinnakkaista järjestelmää.

- Säästämme paljon aikaa, koska SEMINE hyödyntää tekoälyä (AI) tiliöinnissä. Meidän ei tarvitse tiliöidä pääkirjatiliä tai kustannuspaikkaa, kun järjestelmä tunnistaa asioita. Myös automatisoitu toimittajakohtainen työnkulku säästää meiltä paljon aikaa.

– Voimme keskittyä laskuihin, jotka ovat erikoistapauksia tai vaativat enemmän kontrollia, Markussen sanoo.

- Gjersøe lisää:

- Olemme onnistuneet vähentämään laskuihin käytettyä työaikaa merkittävästi. Meidän piti aikaisemmin ottaa vastaan ​​jokainen lasku, skannata ne ja lähettää manuaalisesti hyväksyjille. Nyt nämä kolme vaihetta ovat poistuneet, eikä meidän myöskään tarvitse siirrellä paperilaskuja ympäriinsä. Voimme käyttää säästyneen ajan muihin tärkeämpiin asioihin, hän sanoo.

 

Jatkuvaa parantamista

On tärkeää ymmärtää, että automatisointi ja tehokkuus eivät synny yhdessä päivässä. Markussen painottaa, että työkalun ylläpitäminen on tärkeää, jotta maksimoidaan sen tuottama lisäarvo:

- Otan esimerkiksi joka kuukausi raportin siitä, miten hyvin työnkulut toimivat. Keskityn parantamaan niitä, joissa automaatio jää alle 80 %. Tämä on toki jatkuvaa työtä, mutta se tuottaa myös hyviä tuloksia, Markussen sanoo.

LUE MYÖS: Ensimmäiset 100 päivää SEMINEn kanssa

Uudenlainen ajattelutapa

Tämä lähestymistapa muuttaa merkittävästi sitä, miten talousosastojen odotetaan jatkossa toimivan ja millaista toimintatapojen kriittistä tarkastelua niiltä edellytetään. Miten prosesseja voisi optimoida? Miten asioita voisi tehdä paremmin? Mitä järjestelmän toiminnallisuuksia hyödyntämällä asiat voitaisiin tehdä järkevämmin? Kasvavana yrityksenä tällainen työ on ollut ehdottoman välttämätöntä Vikingille.

Gjersøe kertoo:

- Olemme nyt läsnä useissa maissa, ja liiketoimintamme on laajentunut uusille alueille tiepalvelujen lisäksi. Meidän piti organisoida asiat uudelleen ja muuttaa toimintatapojamme kyetäksemme tukemaan yritystä tässä muutoksessa.

Olemme käyttäneet viime vuoden tähän, ja tämä on yksi niistä alueista, jossa olemme saavuttaneet paljon.

- Aiemmin SEMINEn kanssa työskenteli kaksi henkilöä päivittäin, mutta nykyisin vain yksi, ja silti saamme ratkaisusta enemmän irti, hän sanoo

- Tämän vuoksi olemme onnistuneet tukemaan yritystä paremmin kasvuvaiheessa. Näemme myös paljon potentiaalia analyyseissä, joita voimme tehdä SEMINEn tuella liittyen sekä parempaan kassavirran hallintaan että kustannusten läpinäkyvyyteen. Tavoitteenamme on olla entistä parempi tukitoiminto, joka auttaa yhtiötä tekemään parempia, tietoon perustuvia päätöksiä. Suunnitelmat ovat olemassa, ja näkemyksemme mukaan SEMINE on järjestelmä, jonka avulla voimme toteuttaa ne, Gjersøe vakuuttaa

Vikingin vinkkejä SEMINEn käyttöönottajille:

Huolellinen suunnittelu:

Ole huolellinen suunnitteluvaiheessa ennen järjestelmän käyttöönottoa. Mieti tarkkaan rakenteet, jotka haluat ottaa käyttöön.

Selkeytä hyväksymiskäytännöt ja -hierarkiat:

Määrittele hyväksymishierarkiat ja -rajat sekä tarvittavat viitetiedot (esim. nimi, osasto, työntekijänumero, matkapuhelinnumero) etukäteen.

Hierarkiaryhmien käyttö:

Ryhmien käyttö helpottaa ylläpitoa, kun ihmiset lähtevät, aloittavat tai vaihtavat roolia.

Toimittajien mukaan ottaminen:

Keskustele toimittajien kanssa siitä, miten laskut tulisi merkitä, esimerkiksi ennen kuin aloitat verkkolaskujen käytön.

Hyödynnä tekoälyä:

Uskalla käyttää tekoälyä – varsinkin tiliöinnissä.

Tutki, miksei automaatio toimi:

Jos automaatio ei toimi, käytä aikaa selvittääksesi miksi. Keskustele asiakkaiden kanssa – se voi johtaa luoviin ratkaisuihin, jotka voivat olla paljon tehokkaampia kuin kukaan olisi koskaan uskonut!

Fokus tehokkuuteen:

Kun asiat alkavat sujua: Mieti, miten talousosaston tulisi toimia ja minkä tyyppisiä tehtäviä haluat priorisoida. Miten voit tehdä asioita älykkäämmin vapauttaaksesi aikaa?