Derfor automatiserer bilbransjen fakturahåndteringen med KI

Fakturahåndtering i bilbransjen er ofte kompleks og variert, og mange økonomiavdelinger bruker unødvendig mye tid på manuell behandling. Nå ser stadig flere aktører i bransjen til AI for å sikre automatisering og kontroll, uten å øke bemanningen.

I bilbransjen er det sjelden snakk om én leverandør, én bil eller én type kostnad. Økonomiavdelingen mottar ofte fakturaer fra verksteder, leasingselskaper, forsikringsselskaper og dekkhotell. Mange inneholder linjer som må konteres ulikt, fordeles på flere kjøretøy eller knyttes til prosjekter og kostnadssteder. Selv i virksomheter som har kommet langt med digitalisering, er fakturahåndteringen ofte kompleks og tidkrevende.

Digitalisering er ikke det samme som automatisering

Mange har tatt i bruk ERP-systemer, e-faktura og skanningsløsninger, og jobber med forhåndsdefinerte flyter og regler for kontering og godkjenning. Men det er en stor forskjell på digital støtte og reell automatisering. Regelbaserte systemer fungerer godt så lenge fakturaene følger et fast mønster, men i bransjer med høy variasjon og komplekse fakturatyper strekker slike regler sjelden til. Økonomiavdelingen ender derfor opp med å bruke mye tid på å håndtere avvik, rydde opp i feil og vedlikeholde regler.

Når prosessen stopper opp, velger flere en ny vei

Bilbransjen er i endring, med nye forretningsmodeller og økt aktivitet som fører til høyere fakturavolum og mer komplekse kostnadsbilder. Men de interne prosessene skalerer ikke i samme takt, særlig når mye fortsatt håndteres manuelt. Samtidig er det sjelden ønskelig å øke bemanningen for oppgaver med lav strategisk verdi. Dette skaper flaskehalser, og mange opplever at gevinstene fra regelbaserte løsninger stopper opp. Noen prøver å legge AI på toppen av eksisterende systemer, men ender opp med enda flere regler som må vedlikeholdes. Derfor vurderer flere nå løsninger med AI bygget fra bunnen av, som et reelt alternativ til tradisjonelle tilnærminger

LES MER: Mjøsbil gir gass med SEMINE

Fra prosessforbedring til strategisk styring

Det som skiller AI fra regelbasert automatisering, er evnen til å forstå variasjon og lære av data. Ifølge Deloitte kan AI ta over hele fakturahåndteringsprosessen, inkludert kontering og godkjenning, noe som reduserer manuell innsats og øker effektiviteten betydelig (Deloitte, Due for a Transformation). For eksempel kan AI-løsninger automatisk kontere linjer knyttet til ulike kjøretøy, prosjekter eller lokasjoner, uten at økonomimedarbeidere trenger å sette seg inn i hver enkelt faktura.

Innsikt og kontroll i sanntid

I tillegg til økt effektivitet gir AI-basert fakturahåndtering bedre styring. Når informasjon fra fakturaene struktureres og kobles til riktige dimensjoner, kan data brukes strategisk og ikke bare til bokføring. Det gir innsikt i kostnader per kjøretøy, verksted eller tjeneste, og mulighet til å sammenligne leverandører, identifisere avvik og ta bedre beslutninger.

Dette er spesielt verdifullt for aktører som jobber med re-invoicing, leasing eller har desentraliserte enheter med egne innkjøp. Med fakturadata på linjenivå blir det mulig å fordele kostnader presist og følge med i sanntid.

LES MER: Reduser kostnader og få bedre kontroll med AI-basert regnskapsføring

Mer strategisk økonomifunksjon med AI

Mange har digitalisert deler av prosessen, men få har oppnådd reell automatisering. Den store forskjellen ligger i evnen til å forstå og bruke data, også når strukturen varierer. Det er her AI utmerker seg, ikke ved å erstatte mennesker, men ved å frigjøre dem fra tidkrevende oppgaver og gjøre økonomifunksjonen mer strategisk.

For aktører i bilbransjen, hvor marginene er presset, fakturavolumet høyt og kompleksiteten stor, handler det ikke bare om effektivitet. Det handler om kontroll, skalerbarhet og bedre beslutningsgrunnlag. Derfor velger stadig flere AI-basert automatisering som neste steg, ikke fordi de må, men fordi det fungerer.

Finn riktig løsning for din virksomhet

Å forstå potensialet i AI for fakturahåndtering er første skritt. Neste handler om å finne en løsning som passer din virksomhet. Det betyr å vurdere faktorer som integrasjon med eksisterende systemer, brukervennlighet, skalerbarhet og støtte for bransjespesifikke behov.