AI for økt lønnsomhet i grossistbransjen

Grossisters spesielle forretningsmodell gjør dem særlig utsatt når kapitalkostnadene stiger. Da må økonomiavdelingen kunne bidra til effektive arbeidsrutiner i hele organisasjonen – og ingenting åpner flere slike muligheter enn kunstig intelligens (KI).

Etter mer enn et dusin renteøkninger på to år, er tiden med «gratis» penger definitivt over – kanskje for lang tid fremover.

Dette kan være urovekkende for grossister, som gjerne har små marginer og store volumer. Fremover blir det derfor enda viktigere å ha kontroll på logistikkens mange steg og sikre raskt oppgjør fra kunden, kanskje til og med forhåndsbetaling der risiko er en faktor.

Men kredittid og kapitalkostnader handler om veldig mye mer enn hvor lange betalingsfrister du gir kundene. Svært få grossister har overlevd de siste tiårene uten å jobbe målrettet og kontinuerlig med å effektivisere driften. De fleste har satset tungt på innkjøpssystemer, logistikk og lagerløsninger, men ikke alle har vært like opptatt av å digitalisere økonomiavdelingen.

Det er mange årsaker til at dette er uheldig, men det som kanskje er viktigst i dagens økonomiske klima, er at det begrenser virksomhetens handlefrihet til å utvikle effektive prosesser andre steder i organisasjonen.

Heldigvis er det her kunstig intelligens (KI) gjør det mulig å ta et stort sprang fremover. La meg liste opp tre konkrete muligheter dette kan skape for grossister (og andre virksomheter med tilsvarende utfordringer):

1. Automatisk fakturatolkning

Mange grossister handler mest fra land utenfor Skandinavia, og må ofte håndtere fremmedspråklige og lite standardiserte PDF-fakturaer. Som et resultat av mangelfull fakturatolkning, brukes ofte mye tid på manuell behandling. Mens mange løsninger hevder å levere automatisk fakturatolkning, er de begrenset til å lese data på fakturaens hodenivå. AI-plattformen SEMINE leser og henter ut samtlige varelinjer, valutaer og relevante datapunkter fra alle inngående fakturaer, også internasjonale.

LES MER: Hvorfor takker økonomiavdelingen nei til å spare en arbeidsdag i uka?

2. Automatisk håndtering av kostfaktura

Det er et generelt problem at det kan ta tid å få kostfakturaer kontert, ut på flyt og godkjent, men her kan SEMINE spare mye tid. Den kunstige intelligensen vil hurtig lære seg å automatisk kontere, sende dem ut til riktig godkjenner, og bokføre fakturaene automatisk når de er godkjent. Systemet kan til og med bokføre fakturaer som innfrir gitte kriterier direkte, uten ytterligere godkjenning. Slik kan bedriften blant annet unngå inkasso- og purregebyrer, og enklere fremforhandle bedre betingelser for fremtidige bestillinger.

3. Effektiv avvikshåndtering

En annen sak er hvilken arbeidsprosess som settes i gang i de tilfellene hvor det som er levert ikke stemmer overens med det som ble bestilt.

Her kan SEMINE enkelt identifisere linjer med avvik og dermed sende fakturaen automatisk på flyt til bestiller for videre oppfølging. Det er også mulig å sende e-post til leverandøren, direkte fra løsningen, for å påpeke og adressere avvik.

Hva gjør du med den frigjorte tiden?

Vi ser gang på gang at kunder som implementerer SEMINE, veldig fort kommer opp i en automasjonsgrad på mellom 70 - 90%, som sparer mye tid – ikke bare i økonomiavdelingen. Hva skal man så bruke denne frigjorte tiden til?

LES MER: Reduser kostnader og få bedre kontroll med AI-basert regnskapsføring

En mer automatisert fakturahåndtering vil hurtig skape effektiviseringsgevinster, og en fulldigitalisert datastrøm vil også gjøre det enklere å finne flaskehalser og avvik som må ryddes av veien for å øke effektiviteten ytterligere. For eksempel kan økonomiske nøkkeldata på varelinjenivå, samt godkjennerdata trekkes ut og analyseres via PowerBI, Qlik eller tilsvarende analyseverktøy. Dette vil gi økt innsikt, og et godt beslutningsgrunnlag for strategiske avgjørelser, også utenfor økonomiavdelingen.

En moderne økonomiavdeling kan dessuten ha mye å tilføre virksomhetens strategiske arbeid, ikke minst med analysearbeid. Alle datapunktene SEMINE henter ut – hver eneste ordrelinje i hver eneste faktura – kan tankes opp i ditt favorittverktøy for å besvare alle mulige spørsmål: Hvilke leverandører gir de beste prisene? Og er det egentlig de som tilbyr best betalingsbetingelser? Hvor mye har vi kjøpt inn av en spesifikk vare i en viss periode?

LES MER: Så enkelt kan fokuset flyttes fra punching til analyse

Min utfordring til deg

Jeg vet at alle systemleverandører er fulle av lovord om sine egne produkter. Men hvis du tenker «Å, så deilig det hadde vært om vi bare hadde fått til ett av disse punktene hos oss!», vil jeg utfordre deg til å gjøre to ting:

1.  Last ned opptak fra webinar

Vi har holdt et webinar om praktisk bruk av AI for grossister. Vår kunde Jensen & Co forteller om sin AI-reise, og om hvordan SEMINE har hjulpet dem til å løse disse og flere bransje spesifikke utfordringer. 

2. Kontakt oss for en hands-on demonstrasjon.

Gi oss en sjanse til å vise hvordan vår løsning kan løse de utfordringer og pain points du opplever i din organisasjon.

Akkurat nå er tiden moden for å ta grep i økonomiavdelingen for å sikre effektiviteten. Det kan bidra til å styrke bedriftens konkurransedyktighet i flere år fremover, men ikke minst: Det kan samtidig gi alle som jobber i økonomiavdelingen en mye mer interessant jobbhverdag!