Avarn Security: Vellykket digitalisering med SEMINE

For noen kan kunstig intelligens virke vagt og utfordrende, men ikke for Avarn Security. SEMINE er et av de mest vellykkede digitaliseringsprosjektene vi har implementert, sier selskapets digitaliseringsdirektør.

Slik gikk de frem

Som en ledende, nordisk sikkerhetsleverandør er det viktig for Avarn Security å ha trygge og gode prosesser i alt de gjør. De leverer et bredt spekter av sikkerhetstjenester til privatmarkedet, og til offentlige- og private virksomheter, og er derfor veldig opptatt av å følge med på teknologiske trender i hvordan produktene leveres i markedet. Men det har også vist seg å være minst like viktig hvordan de utfører sine oppgaver og gjøremål internt.

Økonomidirektør Marianne Wold Aarseth og digitaliseringsdirektør, Stina Ranfelt, i Avarn Security har deltatt på et av våre webinarer. Der fortalte de to blant annet om hvordan Avarn Security så økonomiavdelingen som et naturlig sted å begynne med kunstig intelligens og automatisering av leverandørfakturaer. De kom også med fire konkrete tips for en vellykket SEMINE-implementering.

1. Involvér de ansatte fra starten

Ranfelt mener en av suksesskriteriene for prosjektet, har vært involvering av de ansatte ende-til-ende gjennom hele prosjektet. – Vi har hatt veldig tydelig involvering av medarbeiderne, med en åpen kommunikasjon hvor de ansatte har fått lov til å ta en klar rolle inn mot testingen. De har fått dele sine meninger, og hatt anledning til å uttale seg hele veien. Det har nok gitt trygghet til dem som etterhvert må slippe de manuelle spakene, og la kunstige intelligens og maskinlæring ta over, sier Ranfelt. At implementeringen har vært en suksess, mener hun er hevet over enhver tvil:– Vi satt faktisk nylig på en ledersamling, med alle funksjonene representert, og snakket spesifikt om SEMINE-plattformen. Der var det enstemmighet om at dette er et av de mest vellykkede prosjektene vi i Avarn Security har implementert!

– På ledersamlingen var det enstemmighet om at dette er et av de mest vellykkede prosjektene vi i Avarn Security har implementert.

 

2. Ta internt eierskap til implementeringen

Aarseth og Ranfelt ville altså involvere de ansatte fra et tidlig stadium, og de prioriterte å investere tid i at medarbeiderne ikke bare skulle være informert om prosjektet, men at de også allerede fra start skulle være hands-on i prosessene rundt bruken av det nye verktøyet.

– Vi har en tidkrevende månedsavslutning som gjør at vi bare har en begrenset periode hver måned til å jobbe med testing og utprøving av systemene. Derfor har det tatt litt lenger tid enn vi trodde, men det har jo bare ført til at vi føler oss enda tryggere på kvaliteten bak det vi nå har tatt i bruk, sier Aarseth.

LES MER: Så lett er det å komme i gang med SEMINE

– Det er veldig viktig å understreke at det ikke har vært 100% belegg på ressursene. Selv med noen «peak»-perioder med ekstra arbeid, har dette vært et prosjekt vi har kunnet kjøre helt parallelt, uten behov for å løsrive ressurser og dedikere dem til prosjektet, sier Ranfelt.

– Selv med noen «peak»-perioder med ekstra arbeid, har dette vært et prosjekt vi har kunnet kjøre helt parallelt, uten behov for å løsrive ressurser og dedikere dem til prosjektet.

 

3. Balanser mulighetene med etablerte prosesser

Da Avarn Security landet på Semines AI-plattform som nytt fakturahåndteringssystem, var Ranfelt og Aarset enige om at de allerede fra starten av måtte legge stor vekt på tydelig endringsledelse i implementeringsprosjektet.

– Det betydde at vi ikke bare måtte få med oss de ansatte som er nysgjerrige på teknologi og som forstår seg på IT, men også de som kanskje var litt mer skeptiske til digital fakturahåndtering, sier Aarseth.

– For dem å få noen lettelser på enkelte prosesser, gjør at vi kan jobbe mer på andre type oppgaver, på andre type kontroller. For dette prosjektet, og for vår implementering av SEMINE, har det vært avgjørende at vi har medarbeidere i økonomifunksjonen som er dedikerte, lystne og nysgjerrige, og som har vært med på å dra prosessen framover.

– Det betydde at vi ikke bare måtte få med oss de ansatte som er nysgjerrige på teknologi og som forstår seg på IT, men også de som kanskje var litt mer skeptiske til det digitale.

 

4. Begynn smått, men med noe som kan utvides

– Avarn Security har en tradisjonell økonomifunksjon som leverer alle tjenestene innenfor økonomi, både på lønn og utgående/inngående faktura, purring og inkasso. Men samtidig har vi en veldig nysgjerrig organisasjon som hele tiden er ute etter å finne nye og mer effektive måter å jobbe på, nettopp fordi hverdagen er stappfull sånn som den er, sier Aarseth.

LES MER: De første 100 dagene med SEMINE

Ranfelt legger til at implementering av SEMINE-plattformen er et slikt prosjekt som historisk ville vært styrt av og initiert fra IT-avdelingen, men her har det vært tvert om:

–  Implementeringen av SEMINE har vært et fullverdig kunstig intelligens-prosjekt, drevet av forretningsbehov snarere enn IT, sier Ranfelt.

– Jeg håper at økonomiavdelingen i vår neste strategiske periode kan jobbe mye mer med innsikt og kvalitetskontroll. Det forutsetter at vi tør å slippe spakene og stole på at systemene gjør det de skal, selv om vi naturligvis også skal kvalitetskontrollere dem fortløpende. Semine har moduler som gir mulighet for ytterligere automatisering i fremtiden, noe som vil frigjøre tid og øke kvaliteten på arbeidet betydelig, avslutter Ranfelt.