Løvaas Maskin: Etter 4 måneder med AI autoposteres 89 % av fakturaene

160 % omsetningsøkning på fire år skapte voksesmerter i økonomiavdelingen til Løvaas Maskin. Med AI-løsningen SEMINE frigjorde de ressurser, skapte bedre rutiner og gjorde hverdagen enklere – også for resten av organisasjonen.

De hvite og grønne lastebilene til Løvaas Maskin AS er synlige gjengangere både i det bergenske bybildet og omlandet rundt.

Der leverer de rundt 110 ansatte i det nå 25 år gamle selskapet tjenester som blant annet vedlikehold av veier, parkområder og annen offentlig infrastruktur til kunder som Bergen kommune, Avinor, Bergen Havn og mange andre.

– Vi er en tidsriktig, moderne entreprenørbedrift som leverer et bredt spekter av tjenester. Vi har truffet godt i markedet med konkurransedyktige priser og et særlig fokus på kommunale og fylkeskommunale rammeavtaler, sier økonomisjef Inger Hansen i Løvaas Maskin AS.

Voksesmerter

Så godt har de faktisk truffet med det at omsetningen gikk fra like under 100 millioner kroner i 2018 til over 250 millioner i 2022. Det er en vekst på nesten 160 prosent på fire år. For at økonomiavdelingen skulle kunne håndtere dette uten å ese ut, bestemte de seg i fjor høst for å ta i bruk SEMINE for å automatisere fakturahåndteringen.

– Vi behandler 18-20.000 inngående fakturaer i løpet av et år. Rundt 3.000 av dem er internfakturering fra vårt eget laget og fra prosjekter, men det er uansett et betydelig volum – ikke minst fordi vi ikke har noen stor økonomiavdeling til å håndtere dette, sier hun.

– En annen utfordring er at vi, som en 100 prosent prosjektstyrt organisasjon, er avhengige av at alle fakturaer er påført detaljer om prosjekt og underprosjekt – og at vi klarer å fange opp disse detaljene i fakturabehandlingen. Dette er for eksempel viktig når kostnader skal viderefaktureres, sier hun.

Selskapets raske utvikling hadde nemlig gitt en viss grad av voksesmerter – 160 prosent på fire år kan få det til å knirke litt i selv den mest velsmurte økonomiavdeling. Da ble automatisering av fakturahåndteringen en lavthengende frukt som kunne spare avdelingen for mye arbeid og gi merkbare resultater allerede etter bare et par-tre uker.

– Vi opplevde etter hvert at de systemene som fungerte godt da vi var mindre, ikke virket like godt etter hvert som vi vokste. Blant annet var vi avhengige av enkeltpersoner og sårbare for fravær: Noen måtte vanligvis jobbe litt i ferier for å sikre at alle regninger ble betalt, så vi kunne unngå purringer og gebyrer på sensommeren, forteller hun.

LES OGSÅ: Skolt: Automatiserte fakturabehandlingen for "kongen av pukk i Østfold"

Frigjorde ressurser

En utløsende faktor ble at damen som tidligere hadde hovedansvaret for mottak av inngående faktura skulle slutte, og da innså Hansen at det var mye annet økonomiavdelingen heller kunne bruke den ledige kapasiteten til. Selskapet fikk råd av en uavhengig IT-leverandør om å ta en titt på SEMINE, som hadde en god integrasjon mot ERP-systemet deres, Visma Business.

– Semine møtte meg på en utrolig fin og profesjonell måte. Vi fikk en demo som var veldig tydelig, konkret og overbevisende – løsningen fremstod som enkel å bruke, samtidig som den hadde kompleks funksjonalitet for å løse alle utfordringene vi hadde, sier hun.

I tillegg hadde SEMINE en del løsninger som Hansen umiddelbart så nytten av: Mulighet for å følge et bilag hele veien, samt forenklet funksjonalitet for direkte dialog med leverandørene – for eksempel. Beslutningen ble enkel, og derfra gikk det i rakettfart, mener Hansen.

Raskt opp og stå

– Fra vi signerte med Semine til vi var i gang med løsningen, gikk det bare tre uker. Men det var egentlig bare fordi jeg hadde bestemt at vi skulle sette i gang den 15. i måneden – vi satt faktisk klar i noen dager før det og bare ventet, smiler hun.

I den grad det dukket opp problemer underveis, ble de raskt ryddet av veien. Selv spesialløsningene som Løvaas Maskin hadde opprettet i Visma ble enkelt ordnet innenfor alle tidsfrister. Alt i alt gikk hele implementeringsprosjektet veldig smertefritt, og etter det var løsningen veldig enkel å ta i bruk, mener økonomisjefen:

– Det gikk veldig greit – fra første stund fikk jeg tilbakemeldinger om at alle syntes løsningen var veldig brukervennlig og lett å sette seg inn i. De første fire ukene hadde vi regelmessige møter hvor folk fra Semine besvarte spørsmål vi samlet opp. På den tiden kom vi inn i en god flyt, og nå er vi overført til ordinær support, men den bruker vi veldig lite, sier Hansen fornøyd.

LES MER: Så lett er det å komme i gang med SEMINE

Mye spart arbeid på kort tid

– Etter rundt to måneder var SEMINE allerede kommet dit at 80 prosent av alle bilagene ble påført riktig kontering og kunne gå rett inn i regnskapet uten endringer. Når det gjelder dimensjon, ligger automasjonen på rundt 75 prosent – her er det jo verdt å huske på at et bilag kan ha mange dimensjoner, så tre av fire på så kort tid synes jeg egentlig er imponerende, sier hun.

Dermed trenger de bare å behandle en brøkdel av fakturaene manuelt, og samtidig blir bokføringen mye mer konsekvent. Når SEMINE først har fått beskjed om hvordan en ting skal gjøres, så blir det sånn neste gang også. Og selv om det kan være en andel av fakturaene som det av forskjellige grunner kan være vanskelig å få automatisert, tror Hansen at de har mer å gå på:

– Vi sikter naturligvis mot 90 prosent, og det tror jeg skal gå fint. Nå jobber vi litt aktivt med å få leverandørene til å utforme fakturaene sine sånn at de er enklere å automatisere – sette prosjektreferanse på riktig sted og sånt – og samtidig ser vi fremdeles etter mønstre som kan forbedre automatiseringen ytterligere. Så jeg er veldig positiv til at vi skal klare å komme til 90 prosent i løpet av kort tid, sier hun.

Fortsatt mer å hente

Hansen understreker imidlertid at Løvaas Maskin ikke har tenkt å gi seg der – SEMINE har mer funksjonalitet som kan gjøre hverdagen enklere for både økonomiavdelingen og andre deler av organisasjonen:

– I det siste har vi sett en del på Avtalematch, som Semine også tilbyr. Den vil gjøre det mulig for oss å legge innkjøpsavtalene våre inn i systemet, sånn at vi kan få SEMINEs hjelp til å sjekke at vi får riktige priser fra leverandørene våre på alt vi kjøper. Det blir nok neste steg for oss, sier hun.