Anker STI: SEMINE effektiviserte hverdagen og mva-håndteringen

Krevende mva-håndtering, sesongpreget drift og stadig større krav til effektivitet gjorde at Anker-stiftelsen måtte ta grep for å gi økonomiavdelingen en enklere og mer effektiv hverdag. De undersøkte flere systemer for automatisering av den inngående fakturabehandlingen, og landet på at det kun var SEMINE som kunne takle oppgavene godt nok.

Året var 1975. «Haisommer» herjet i verdens kinosaler, Bruce Springsteen regjerte hitlistene med «Born to Run» – og Yrkesskolenes Hybelhus åpnet dørene på Ankertorget i Oslo.

Snart femti år senere er de fleste av leieboerne «vanlige» studenter, og stiftelsen har utvidet til også å drive annen virksomhet. Det er positivt for studentene, men har blitt stadig mer krevende for økonomiavdelingen – og nettopp derfor kom AI-løsningen SEMINE inn i bildet.

Sparte ett årsverk over natten

For driften er krevende: 120 000 kvadratmeter næringslokaler over store deler av Oslo, 296 rom i Anker Hotell like ved Akerselva, et hostel og et appartementsbygg – alt dette må driftes effektivt.

– Anker får hverken husbankfinansiering eller statsstøtte lenger, og samtidig blir vi skattlagt hardere og hardere. Likevel må vi prøve å holde omtrent samme prisnivå. Det gjør at vi hele tiden må være på jakt etter måter å drive mer effektivt på – også vi i økonomiavdelingen, sier Kirsten Klungseth Lerum, regnskapssjef i Anker STI.

Samtidig har stiftelsen store planer om å vokse, helst uten å øke bemanningen i økonomiavdelingen. Da ble effektivisering helt nødvendig, og innkommende fakturaer var et naturlig sted å starte.

– Til fakturahåndteringen brukte vi tidligere en modul i økonomisystemet som krevde at vi måtte taste inn KID-numre manuelt, og da hadde vi faktisk en egen person med ansvar for dette. Da vi gikk over til SEMINE ble det unødvendig, forteller Hannah Giske Fosse, regnskapscontroller og lønnsansvarlig i Anker STI.

Fra venstre: Kirsten Klungseth Lerum, Hannah Giske Fosse. Bildet er tatt på det nye Ankertorget der brostein er gjenbrukt fra det opprinnelige Ankertorget som ble etablert på midten av 1800-tallet. 

 

Komplisert virksomhet

Anker har bare 2000 innkommende fakturaer i året, men sesongavhengig virksomhet gjorde momsbehandlingen for de seks virkeområdene svært krevende å håndtere.

– Dette krever at leverandørene deler ordrene opp i fakturaer til hvert enkelt datterselskap, og for Ankerkvartalet bruker vi en fordelingsnøkkel på kostnadene. I tillegg er det andre skatte- og avgiftsforhold som gjør at godkjenningsprosessen for mange av fakturaene våre fremdeles er svært krevende. Da vi skulle bytte system, var ett av flere hovedkrav at den nye løsningen måtte klare å håndtere denne problematikken på en tilstrekkelig, god måte. SEMINE var det eneste systemet som fikk dette til, sier Lerum.

 LES MER: Reduser kostnader og få bedre kontroll med AI-basert regnskapsføring

Enklere hverdag i økonomiavdelingen

Anker har brukt SEMINE i tre år, og det har bidratt til en enklere hverdag for økonomiavdelingens fire ansatte:

– Vi er godt fornøyde med hvor ferdig ting er når de kommer inn i SEMINE til behandling: Systemet skjønner automatisk hvem som er førstegodkjenner for akkurat den fakturaen, hvordan den skal konteres, og hvordan den eventuelt skal momskodes. Dette minimerer risikoen for feil, og ting går fortere fordi fakturaene fra de fleste leverandørene våre går rett igjennom SEMINE uten manuelle endringer, sier Fosse.

Dette gjør også at når fakturaene sendes ut på flyt, kan regnskapsavdelingen til enhver tid gå inn og se hvor i prosessen de befinner seg – og ha full oversikt over hvor ting stopper.

– Da blir det lett for oss å vite hvem vi skal følge opp for å sette fart på ting. Det gjør at vi får færre purringer fra leverandørene, og kan unngå forsinkelsesgebyrer og sure kreditorer, smiler hun.

Sparer tid på mange måter

Lerum skyter inn at hun er godt fornøyd med hvordan SEMINEs arkiv fungerer, og løsningens innebygde funksjonalitet for samhandling med tredjeparter.

– Jeg liker at vi kan søke på konto, avdeling, prosjektnummer eller hva det skulle være for å finne det vi trenger. Løsningen gjør det også veldig lett å utveksle informasjon med revisor eller andre eksterne. Vi gir dem bare mulighet til å logge seg på løsningen selv, så slipper vi å sende kopier av fakturaer eller tilsvarende frem og tilbake. Det er veldig effektiviserende, sier hun.

– Alt i alt sparer vi mye tid på mange kanter. Jeg vil også nevne at vi har møtt mange dyktige og flinke folk i Semine – de følger med på teknologien og er alltid med på det siste. De er rett og slett en bra partner for oss, avslutter Fosse.