Så enkelt kan fokuset flyttes fra punching til analyse

Helautomatisk fakturaflyt er både kritisk og viktig. Samtidig er det slik at mange CFO’er også har et sterkt ønske og behov for datagrunnlag som gjør det lett å ta pulsen på bedriftens økonomi. 

Det er sjelden en økonomiavdeling har mer tid enn oppgaver.  

Men når SEMINE-plattformen først er implementert, får økonomiavdelingen vanligvis åpninger i hverdagen til å gyve løs på oppgaver de lenge har ønsket å ta tak i – gjerne forhold av strategisk og forretningskritisk art.  

Og nettopp her er det SEMINE-plattformen glimrer: Tradisjonell fakturafangst leser bare faktura på hodenivå, og kan da levere typisk et sted mellom syv og elleve datapunkter per faktura. Semines AI-løsning kan derimot hente over 150 datapunkter ut av en faktura, fordi den også plukker datapunkter på varelinjenivå. Disse dataene får automatisk konteringer som gjør at du har et fullt klassifisert datasett med betydelig mer granulær data enn tidligere.

Et hav av muligheter

Dette gir betydelig flere muligheter for en økonomiavdeling som vil jobbe mer strategisk: SEMINE sikrer at informasjonen som leses inn i systemet er nøyaktig den samme som den faktiske teksten, og de faktiske tallene som sto på fakturaen.  

Resultatet blir et såkalt «single point of truth» for alle små og store beslutninger, strategiske som taktiske. Det gir også en kortere vei til å få eksponentielt mye større verdiskapning ut av dataene, med så lite manuelt arbeid som mulig. 

Flere og bedre datapunkter gir uendelig mange måter å «se» virksomheten på, gjennom å konsolidere informasjon i f.eks. et oversiktlig dashboard. Under ser du et eksempel dashboard som viser status og utvikling på økonomi og innkjøp de siste 365 dager.

Figur: Over ser du hvor mye innkjøp som er gjort, antall leverandører som er brukt, og antall fakturaer som er kommet inn, samt i hvilke områder det er kjøpt inn mest per næringskode.

Innsikt og verdi

En SEMINE-installasjon betyr med andre ord at bedriften plutselig kan sitte på et datagrunnlag, som ikke bare gir masse informasjon om prisutviklingen på råvarer, forbruksmateriell og annet som inngår i virksomhetens samlede bilde av kostnader og lønnsomhet, men også fordele det pr. avdeling, lokasjon, bestiller, og en lang rekke andre faktorer.  

LES MER: Reduser kostnader og få bedre kontroll med AI-basert regnskapsføring

Se for deg, at du som CFO eller regnskapssjef starter arbeidsdagen med en oppdatert, visuell oversikt over bedriftens likviditet og økonomiske utvikling: Grafer viser hvordan kontantstrømmen og likviditeten ser ut fremover. «Trykkmålere» viser hvor mange fakturaer venter på å bli godkjent og antall dager til godkjenning per bruker. Eventuelt hos hvem det har hopet seg litt opp, og du kan med enkle tastetrykk sende påminnelser rett fra systemet. 

Figur: Her ser du et eksempel på blant annet hvor mange fakturaer som ligger til godkjenning per bruker, samt hvor lang tid det tar å få godkjent fakturaer hos den enkelte.

Sammen med lederne for de ulike forretningsområdene har du kanskje også definert en lang rekke KPI’er som et dashboardet nå kan gi deg full oversikt og status over.

Figur: Over ser du et eksempel, her kan du blant annet se hvor mange fakturaer som krever handling, kredittiden, og hvor mye som forfaller neste periode.

Kanskje vil du følge med på leverandørgjelden 30 dager frem i tid, fordelt pr. forretningsområde og gjerne matchet mot ordresystemet for å identifisere eventuelle avvik? Kanskje vil du følge med på at rammeavtaler for innkjøp overholdes, både at ingen kjøper noe fra «feil» leverandør og at leverandører ikke «glemmer» rabatter eller gir forskjellig pris?

Figur: Over ser du et eksempel på hvordan du effektivt kan identifisere og følge forfalte faktura per leverandør.

Videre graving

Ikke alle forhold behøver regelmessig oppfølging, men det å ha SEMINE på plass vil gi en datamengde som åpner for at mye kan ettergås med ujevne mellomrom. 

Det blir for eksempel lett å følge med på eventuelle avvik og analysere hva som har skjedd. Stemmer utstedelsesdatoen for fakturaen overens med den reelle mottaksdatoen på produktene og det som ble levert? Stemmer faktureringen i det hele tatt med avtalebetingelsene? Noen leverandører opererer for eksempel med cashback eller «kontantrabatter» for betaling innen 30 dager. Med tradisjonelle økonomisystemer er det arbeidskrevende å etterprøve at bedriften virkelig får slike betingelser. 

Figur: Over ser du et eksempel på hvordan du kan følge opp prisutvikling på vare og tjenester som blir kjøpt, og sammenligne disse på tvers av leverandører.

I alt dette kan det ligge store besparelser som vil ha betydelig effekt på likviditeten. Om ikke annet, så kan datagrunnlaget som SEMINE-plattformen skaffer til veie, sammenstilles på måter som gir et helt annet utgangspunkt for prisforhandlinger ved fremtidige innkjøp. Data fra plattformen kan sammenstilles på måter som kan gi muligheter, for eksempel driftsmargin til deres leverandører kombinert med hvor viktig dere er som kunde, som fremstilt under.

Figur: Over ser man driftsmarginen til en leverandør kombinert med hvor viktig dere er som kunde for denne leverandøren.

Og organisasjonen får være med

For at data virkelig skal kunne innfri sitt potensial, må de gjøres tilgjengelig for organisasjonen. Merk her at «tilgjengelig» handler om mye mer enn å åpne et regneark for de rette folkene. Når data samles og visualiseres i et dashboard, blir det enkelt å forstå hva som til enhver tid bør prioriteres – særlig hvis man forstår hva som er aksjonerbar innsikt og informasjon som er viktig for å skape verdi for bedriften.

LES MER: SEMINE Data

Oversikter kan også enkelt settes opp for den enkelte avdeling. Under har vi satt opp et dashboard om gir detaljert innsikt i status og utvikling på nøkkelparametre/KPIer for den enkelte avdeling.

Figur: Her ser man blant annet innkjøp det siste året fordelt på konto, leverandør og artikler. Man ser også utvikling på en rekke KPI'er, slik som antall leverandører, fakturaer og kjøp.

Med et slikt felles «single-point-of-truth» blir det enklere enn noensinne å ha fingeren på pulsen, ta tak i de små irritasjonsmomentene, og hjelpe hele organisasjonen til å prestere bedre!

Dette er én av grunnene til at Semine, både selv og sammen med partnere jobber med kunder for å sikre at de kan utnytte sine data fullt ut. I 2021 inngikk vi blant annet en strategisk partneravtale med Ignite Procurement. Når kundene setter våre systemer til å jobbe sammen, kombinerer de Semines avanserte fakturaautomasjon og uovertrufne datainnhøstning med Ignites unike metoder for å fremstille og presentere datadrevet innsikt. Det gir slagkraft og spenst i arbeidet til økonomi- og innkjøpsfunksjonen, og er en svært effektiv måte å tilgjengeliggjøre data for resten av organisasjonen.

LES MER: Semine og Ignite Procurement inngår et strategisk partnerskap

Oppsummert kan man si at dataene dine og aksjonerbar innsikt nå enkelt kan tilgjengeliggjøres. Mange selskaper er allerede i gang, men det er også mange som fremdeles har et enormt potensial som i dag er utappet. Det kan man nå gjøre noe med - få blant annet inspirasjon i webinarserien vår og vår kunde NHC.