Käytä aikasi analysointiin ja oivalluksiin, älä rutiinitehtäviin

Täysin automatisoitu laskujen käsittely on kriittisen tärkeää. Samanaikaisesti monet talousjohtajat haluavat palavasti tietoa ja uusia näkökulmia, jotka helpottavat yrityksen talouden seurantaa.

On harvinaista, että talousosastolla on aikaa enemmän kuin tehtäviä.

Kun SEMINE on käytössä, talousosasto saa rutiinitehtävien suorittamisen sijaan mahdollisuuden keskittyä ratkaisemaan sellaisia usein strategisia ja liiketoimintakriittisiä asioita, joiden ratkaisemiseen ei aiemmin ollut rutiinitöiltä aikaa.

Ja juuri tässä SEMINE-alusta kunnostautuu: Perinteiset optiseen tunnistukseen ja tiedon poimintaan tarkoitetut järjestelmät poimivat vain laskun otsikkotason tiedot, tarjoten tyypillisesti noin seitsemästä yhteentoista datapistettä laskua kohden. SEMINEN tekoälyratkaisu poimii laskun otsikko- ja rivitietoihin perustuen yli 150 tietopistettä, jotka myös tiliöidään automaattisesti. Näin käytettävissä on täydellisesti luokiteltu tietoaineisto, joka tarjoaa huomattavasti yksityiskohtaisemmat tiedot kuin aikaisemmin.

Mahdollisuuksien meri

Rikas tietosisältö tarjoaa talousosastolle enemmän mahdollisuuksia toimia strategisemmin: SEMINE varmistaa, että järjestelmään luettu tieto on täsmälleen sama kuin laskuilta löytyvä tietosisältö teksteineen ja numeroineen.

Kaikki päätökset – pienet ja suuret, strategiset ja taktiset – voidaan tehdä ”yhden totuuden” pohjalta. Se tarjoaa myös merkittävästi lyhyemmän tien eksponentiaalisesti suurempaan arvonluontiin tiedon avulla – minimaalisen pienellä manuaalisella työllä.

Kun käytettävissä on enemmän ja laadukkaampaa dataa, avautuvat lähes rajattomat mahdollisuudet tiedon konsolidoimiseen ja tarkastelemiseen esimerkiksi kattavien dashboard-raporttien avulla. Alla on esimerkki raportista, joka näyttää talouden ja hankinnan tilannekuvan ja trendit viimeisten 365 päivän aikana.

Kuvio: Yllä kokonaishankinnat, käytettyjen toimittajien ja vastaanotettujen laskujen määrä, sekä hankinnat toimialakoodeittain

Näkökulmia ja arvoa

SEMINE-käyttöönoton myötä yritys saa käyttöönsä mahtavan tietopääoman, joka tarjoaa yksityiskohtaiset tiedot yrityksen kustannuksiin ja kannattavuuteen vaikuttavista tekijöistä, esimerkiksi raaka-aineiden, tarvikkeiden ja muiden komponenttien hintakehityksestä. Tietoa voidaan lajitella ja hyödyntää muun muassa yhtiö-, yksikkö-, osasto-, toimipiste- ja ostajakohtaisesti sekä monien muiden tekijöiden mukaan.

Kuvittele, että voisit aloittaa työpäiväsi talousjohtajana tai -päällikkönä aina ajantasaisella visuaalisella yleiskatsauksella yrityksen likviditeetistä ja taloudellisesta suorituskyvystä: Havainnolliset kaaviot kuvaavat tulevaa kassavirtaa ja likviditeettiä, ja näet helposti hyväksymistä odottavien laskujen määrän sekä hyväksymiseen keskimäärin kuluvan ajan käyttäjittäin. Voit lähettää muistutuksia suoraan järjestelmästä helposti ja nopeasti, jos sinun täytyy ystävällisesti patistaa käyttäjiä purkamaan ruuhkia.

Kuvio: Oheinen esimerkki näyttää muun muassa hyväksymistä odottavat laskut käyttäjittäin ja laskujen hyväksymiseen keskimäärin kuluneen ajan

Olet ehkä myös määritellyt yhdessä liiketoiminnasta vastaavien henkilöiden kanssa valikoiman mittareita (KPI), joiden osalta visuaalinen raportti tarjoaa kattavan tilannekuvan.

Kuvio: Yllä oleva havainnollistaa muun muassa käsittelyä vaativien laskujen määrää, laskujen keskimääräistä maksuehtoa sekä valitulla kaudella erääntyvien laskujen kokonaissummaa.

Haluat ehkä seurata lähimmän kolmenkymmenen päivän aikana erääntyvien ostovelkojen jakautumista liiketoiminta-alueittain tai vertailla laskuja ja ostotilauksia toisiinsa mahdollisten poikkeaminen havaitsemiseksi. Sinua kiinnostaa ehkä, kuinka hyvin toimittajat noudattavat puitesopimuksissa sovittuja ehtoja hintojen ja alennusten osalta.

Kuvio: Yllä oleva esimerkki havainnollistaa, miten voit toimittajakohtaisesti tunnistaa ja seurata erääntyneitä laskuja

Tarkempi analyysi

Kaikki näkökohdat eivät vaadi säännöllistä seurantaa, mutta SEMINEN käyttöönoton myötä saadaan käyttöön tietojoukko, joka mahdollistaa tarkemman tarkastelun valitulla ajanjaksolla.

Poikkeamien seuranta on helppoa, ja voit kätevästi analysoida, mitä on tapahtunut. Esimerkiksi vastaako laskun päiväys tuotteiden tai palveluiden vastaanottopäivää? Tai onko laskutus linjassa sovittujen ehtojen kanssa? Jotkut toimittajat tarjoavat esimerkiksi käteispalautusta tai "käteisalennuksia", jos maksat laskun 30 päivän kuluessa. Perinteisillä järjestelmillä ehtojenmukaisuuden varmistaminen on työlästä tai jopa mahdotonta

Kuvio: Yllä oleva kaavio esittää tuotteiden hintakehitystä valitulla ajanjaksolla ja hintavertailua eri toimittajien välillä

Voit löytää SEMINEn tarjoaman tiedon avulla säästöjä, jotka vaikuttavat merkittävästi likviditeettiin. SEMINE-alustan tarjoamia tietoja voidaan käyttää hintaneuvottelujen tukena, koska tieto on aina ajantasaista ja yksityiskohtaista. Voit yhdistellä tietoja myös monilla eri tavoilla tunnistaaksesi säästömahdollisuuksia, kuten alla on kuvattu.

Kuvio: Toimittajan liikevoittoprosentti yhdistettynä asiakkaan suhteelliseen painoarvoon toimittajan myynnistä (share of wallet)

Koko organisaatio voi osallistua

Tieto tuottaa arvoa vasta, kun se on oikea-aikaisesti koko organisaation saatavilla. Kannattaa huomioida, että ”saatavilla” tarkoittaa paljon enemmän kuin pelkästään tiedon jakelu Excel-tiedostona oikeille henkilöille. Kun dataa kerätään ja esitetään dashboard-raportilla, johtopäätösten ja priorisointien tekeminen helpottuu huomattavasti – varsinkin jos voit muuttaa uudet näkökulmat yrityksen arvonluonnin kannalta tärkeäksi toiminnaksi.

Lisäksi yksilöllisiä raportteja voidaan luoda helposti esimerkiksi eri osastojen tarpeisiin. Alla on esimerkki yksittäisen osaston tietotarpeista lähtevästä näkymästä, joka kokoaa yhteen tärkeimmät parametrit ja mittarit sekä tarjoaa tietoa niiden tilasta ja kehityksestä.

Kuvio: Yllä oleva näkymä sisältää edellisen vuoden aikana tehdyt ostot jaoteltuna kirjanpitotilin, toimittajan ja tuotteiden mukaan. Voit myös tarkastella eri mittareiden, kuten toimittajamäärän, laskumäärän tai ostojen kehitystä.

Jaetun "yhden totuuden” avulla ajan tasalla pysyminen on helpompaa kuin koskaan, ja voit samalla puuttua ja ratkaista turhautumista aiheuttavia asioita, sekä auttaa koko organisaatiota suoriutumaan paremmin.

Juuri tästä syystä Semine ja kumppanit työskentelevät asiakkaiden kanssa varmistaakseen, että he voivat hyödyntää tietojaan täysimääräisesti. Solmimme vuonna 2021 strategisen kumppanuussopimuksen Ignite Procurementin kanssa. Integroidut ratkaisumme tarjoavat edistyneen laskuautomaation ja rikkaan tietosisällön lisäksi mahdollisuuden luoda ja tarjota uusia näkökulmia ja oivalluksia Igniten ainutlaatuisten menetelmien avulla. Tämä yhdistelmä mahdollistaa ja tehostaa talous- ja hankintaosastojen työtä, tarjoten tehokkaan tavan tuottaa tietoa koko organisaation käyttöön.

Yhteenvetona: Tieto ja toiminnaksi muutettavat näkökulmat voidaan nyt tuoda helposti saataville. Monet yritykset ovat jo aloittaneet, mutta monilla muilla on vielä paljon hyödyntämätöntä potentiaalia. Tämä on aito mahdollisuus erottautua edukseen.