Aikavarkaista ja tylsistä tehtävistä vapaa uusi työpäivä talousosastolla

Gartnerin mukaan talousosastojen automatisointi on nyt tärkeämpää kuin koskaan, ja silti monissa paikoissa laskujen validointi on yksi pahimmista aikavarkaista. Tekoäly on suositeltu ratkaisu, jonka avulla kirjojen sulkemiseen kuluvaa aikaa voidaan leikata 30–50 prosenttia.

Raportissaan "Top Priorities for Finance Leaders 2022" Gartner antaa selkeän kuvan painopisteistä 2023 asti:

Vaikka talousjohtajien kunnianhimoisena tavoitteenaan on ollut talousosastojen automatisoiminen, edistyminen on ollut toistaiseksi hidasta. Siitä syystä tekoälyä liiketoiminnan tavoitteiden toteuttamisessa hyödyntävät yritykset voivat saavuttaa tehokkuudessa sellaisen etumatkan, jota vitkastelijat eivät ehkä koskaan pysty kuromaan kiinni.

Täysin automatisoitu talousosasto vaikuttaa kahteen keskeiseen tekijään, jotka johtavat etumatkan syntymiseen. Ensinnäkin se vapauttaa aikaa, jonka osasto voi käyttää enemmän arvoa luoviin tehtäviin, ja toiseksi se viitoittaa tietä prosessien tehostamiselle organisaation muissa osissa. Lisäksi tällaiset tehokkuutta lisäävät toimenpiteet tarjoavat merkittäviä etuja – siitä siis Gartnerin ennuste, että vitkastelijoilla on riski jäädä jälkeen kilpailussa.

Siksi saattaakin olla lohdullista, että Gartnerin raportin mukaan tekoälyn priorisointi vaatii vain maltillisia investointeja, mikä osaltaan pienentää jälkeen jäämisen riskejä.

Suurimmat haasteet ensin

Gartnerin alustava havainto on myös tärkeä: Vähäinen automaatio ei yleensä johdu kunnianhimon puutteesta. Siksi on tärkeää ymmärtää, etteivät kaikki automaatioratkaisut ole samanlaisia – eivät edes ne, joissa hyödynnetään tekoälyä ja koneoppimista.

Ostolaskut ovat tuskin niissä käytetyn tulostuspaperin arvoisia ihmisille, jotka ovat tottuneet työskentelemään modernien taloushallinnon järjestelmien kanssa – eivät edes silloin, kun ne toimitetaan PDF-tiedostoina. Vain laskun tietosisällöllä on merkitystä. Monet yritykset tarjoavat mahdollisuuden poimia tietoja laskuilta ja muuntaa ne digitaaliseen muotoon, mutta harvat yritykset pystyvät 100-prosenttiseen tarkkuuteen. Jos joudut käyttämään tietojen syöttämiseen aiemmin kuluneen ajan laskutietojen validointiin, olet yksinkertaisesti korvannut yhden tylsän tehtävän toisella.

Tekoäly suorastaan rakastaa tylsiä tehtäviä – mitä toistuvampia, sitä parempi. Semine on kehittänyt koneoppimista, jonka avulla järjestelmä oppii suorittamaan nämä tehtävät joka kerta täydellisesti. Lisäksi tulokset käyvät läpi automatisoidun validointiprosessin, jossa varmistetaan, että kaikki tarpeelliset tiedot voidaan siirtää automaattisesti ERP-järjestelmään.

Kirjat kiinni nopeammin

Edellä kuvattu ratkaisu mahdollistaa talousosaston työskentelyn täysin uudella tavalla: Prosesseista tulee vähemmän henkilöriippuvaisia, ja laskujen saapumisen ja hyväksyttäväksi lähettämisen välillä ei kulu lainkaan aikaa. Käteisalennukset voidaan hyödyntää viivästyskulujen maksamisen sijaan, ja yritys saa paremman ja ajantasaisemman yleiskuvan likviditeetistä ja kustannuksista.

Eräs tärkeä tekijä astuu tässä kuvaan: Tekoäly tarvitsee toimiakseen mahdollisimman paljon tietoa laskuilta. Pelkkä laskun loppusumman, toimittajan tilinumeron tai muun yksilöivän toimittajatiedon poimiminen ei riitä. Todelliset hyödyt saadaan vasta, kun ratkaisu voi hyödyntää esimerkiksi toimitusosoitteen, projektiviitteen, tilausnumeron tai jonkun muun laskun sisältämän tiedon. Lisäksi laskulta tarvitaan rivitiedot, jotta hankinnat voidaan kohdistaa eri tuotekategorioihin ja ALV-koodit voidaan lisätä automaattisesti ja rivikohtaisesti.

Kaikilla näillä tekijöillä voi olla merkittävä vaikutus. Gartner arvioi edellä mainitussa raportissa esimerkiksi, että (oikeaa) tekoälyä päätöksenteossaan käyttävät talousosastot voivat leikata kirjojen sulkemiseen kuluvaa aikaa 30–50 prosenttia. Gartnerilla on muutamia vinkkejä sen epätodennäköisen tilanteen varalle, ettei talousosastollanne tiedetä, miten säästetyn ajan voisi käyttää:

Vuosi 2022 tulee olemaan talousjohtajille 'ollako vai eikö olla' -vuosi, kun he pyrkivät saamaan kiinni arvosta, jota tekoäly, hyperautomatisointi, digitaaliset taidot, jatkuvan prosessikehitys ja tiedonhallinta, tarjoavat yrityksille.

Talousjohtajat, jotka jatkavat täysin automatisoiduin kirjanpitoprosessein tulevaisuuteen, viitoittavat tietä valtavalle arvonluomisprosessille koko muun organisaation osalta.

Toisin sanoen harkitse viimeisimmän teknologian käyttöönottoa sekä resurssien ja prosessien optimointia kilpailuetuna.