Knowit AB: Tehokkuutta ostolaskujen käsittelyyn ja parempaa ESG-raportointia

Pohjoismaiden johtava digitaalisen transformaation asiantuntija Knowit AB valitsi SEMINE tekoälypohjaisen ratkaisun ostoreskontraprosessien tehostamiseen ja ESG-raportoinnin optimointiin.

Yli 4 000 henkilöä työllistävän ja noin 7 miljardia Ruotsin kruunua vaihtavan Knowitin talousosasto käsittelee vuosittain lähes 70 000 ostolaskua. Pohjoismaisten tytäryhtiöiden monimutkaisista prosesseista johtuen tarve tulevaisuudenkestävälle ratkaisulle oli välitön.

Monimutkaisuutta kulissien takana

Knowit on yksi Pohjoismaiden innovatiivisimmista teknologiayrityksistä, joka on tuonut lisäarvoa asiakkailleen räätälöityjen IT-ratkaisujen, digitaalisten kokemusten ja pilvipohjaisten liiketoimintajärjestelmien avulla. Menestys liiketoiminnassa näkyi haasteina talousosastolla, kun hajautettu rakenne ja yhtenäisen ostotilausprosessin puute aiheuttivat monimutkaisuutta.

Tytäryhtiöiden käyttämien eri kirjanpitostandardien, tilikarttojen, kielten ja menettelytapojen kirjo teki johdonmukaisesta ja tehokkaasta ostolaskujen käsittelystä haastavaa. Myös selkeän ja jäsennellyn ostotilausprosessin puuttuminen haittasi toimintatapojen standardoimista. Taloustiimi käytti paljon aikaa tiliöimiseen, manuaaliseen tilaustäsmäytykseen ja virheiden korjaamiseen, mistä aiheutui toiminnan pullonkauloja ja tehottomuutta.

Knowit työskentelee eri toimialoilla, kuten koulutus, terveydenhuolto ja mobiliteetti, mikä asettaa kovat vaatimukset sen taloustiimille. Yrityksen visio on toimittaa kestävä ja osallistavia ratkaisuja, minkä vuoksi oli tärkeää löytää järjestelmä, joka tukisi samanaikaisesti sekä paikallisia tarpeita että yhtenäisiä toimintatapoja varsinkin hankinnasta maksuun -automaatioprosessissa, sanoo Knowit AB:n CIO Johan Schmidt.

Knowit virtaviivaistaa ostolaskujen käsittelyä Seminen tekoälypohjaisella ostolaskujenkäsittelyratkaisulla

Arvioituaan seitsemän eri toimittajan ratkaisut huolellisesti, SEMINE oli Knowitille luonnollinen valinta. AI-natiivi teknologia, valmisintegraatio Unit4-järjestelmään ja Seminen vankka asiantuntemus olivat keskeisiä tekijöitä päätöksentekoprosessissa.

 Kuva1: Johan Schmidt, Chief Information Officer, Knowit AB

– SEMINE:n kaltainen tekoälynatiivi ratkaisu tarjoaa meille joustavuutta, skaalautuvuutta ja edistyneitä tiedonkäsittelyominaisuuksia. Tämä on erittäin tärkeää monimutkaisten rakenteiden hallinnassa ja ESG-tavoitteidemme toteuttamisen kannalta, Schmidt sanoo.

LUE LISÄÄ:  Miksi talousosasto kieltäytyisi säästämästä yhtä päivää viikossa?

SEMINE poimii laskuilta kaikki otsikko- ja rivitiedot ja tarjoaa ne asiakkaiden – myös Knowitin – analytiikkatyökaluihin saumattoman integraation välityksellä. Yksityiskohtaisempi tieto parantaa sekä ostoreskontraprosessin hallittavuutta että päivittäistä toimintaa tai strategisia aloitteita tukevan raportoinnin tarkkuutta ja analytiikan laatua, mukaan lukien kestävyysraportointi.

Seminen kaupallinen johtaja Daniel Karlsen on ollut tiiviisti mukana yhteistyössä Knowitin kanssa koko prosessin ajan.

 Daniel Karlsen, kaupallinen johtaja, Semine.

– Tavoitteenamme oli olla Knowitille luotettava kumppani. Osoitimme tiiviin vuoropuhelun ja asiakkaan tarpeiden ymmärtämisen avulla, miten Knowit voi saada aikaan muutoksen taloustoiminnoissaan SEMINEn avulla, sanoo Seminen kaupallinen johtaja Daniel Karlsen.

Seminen vahva fokus Knowitin erityisvaatimukset täyttävän ja hajautettua toimintamallia tukevan ratkaisun toimittamisessa vahvisti Knowitin päätöstään entisestään.

LUE LISÄÄ: Käytä aikasi analysointiin ja oivalluksiin, älä rutiinitehtäviin

Tulevaisuudenkestävä ratkaisu

Knowitin tavoitteena on vähentää SEMINE:n avulla manuaalista työtä, parantaa tiedon laatua ja standardoida prosesseja yli rajojen. SEMINE:n toiminnallisuuksien ja valmiin Unit4-integraation myötä taloustiimi käyttää vähemmän aikaa toistuviin tehtäviin, kuten laskujen skannaukseen ja hyväksymiseen, ja samalla aikaa vapautuu strategisempaan työhön.

– Semine on avainkumppani matkallamme kohti tehokkaampaa ja kestävämpää taloustoimintoa. Ratkaisu tarjoaa meille oivalluksia ja joustavuutta, joita tarvitsemme 

Knowit on nyt valmis ottamaan SEMINE:n käyttöön ja aloittamaan uuden luvun digitaalisessa muutosmatkassaan.