NHC Group: Tavoitteena 100% automaatio 70 000 saapuvalle laskulle

NHC Group tarjoaa asiakkailleen entistä parempia terveys- ja hoivapalveluja Semine-teknologiaan pohjautuvien talouspalvelujen avulla

Kuva:: NHC Group

NHC Group on kansainvälinen yritys, jonka tytäryhtiöitä ovat Hero, Aberia ja Norlandia. NHC Group tarjoaa terveydenhuolto- ja hoivapalveluja julkisen sektorin puolesta, mihin sisältyy suuri vastuu julkisten varojen käytöstä mahdollisimman hyödyllisellä tavalla.

Monen suuren yrityksen tavoin konserni oli ulkoistanut kirjanpitopalvelut. Niiden virtaviivaistaminen tuli ajankohtaiseksi, minkä seurauksena perustettiin NHC Services, joka on konsernin sisäinen talouspalveluita tarjoava yhtiö. Nykyään NHC Services tarjoaa talouspalveluja kaikille 54 norjalaisille konserniyhtiölle.

– Oma talouspalveluyhtiö mahdollistaa sen, että pääsemme erittäin lähelle kaikkia konsernin liiketoimintoja ja voimme näin tarjota hyödyllistä neuvontaa omille yhtiöillemme ja palvelujen käyttäjille, sanoo NHC Servicen Norjan talouden palvelukeskusta johtava Elisabeth Dragseth.

Kun NHC perusti NHC Servicen, omistajat linjasivat, että talouspalvelujen tulisi olla nopeita ja kustannustehokkaita. Draghseth sanoo, että tavoitteena on aina ollut käyttää mahdollisimman vähän aikaa perinteisiin kirjanpitotehtäviin kuten laskujen tiliöintiin ja kirjaamiseen. Ajankäyttö tulisi sen sijaan kohdistaa raportointiin, valvontaan ja lukujen analysointiin. NHC on valinnut innovatiivisen lähestymistavan ja ottanut käyttöön uutta teknologiaa virtaviivaistaakseen talouspalvelujaan.

Lue lisää: Tämän vuoksi tekoäly lisää tehokkuutta taloushallinnossa

Tukea NHC Groupin toiminnalle

– Mitä pienemmät kustannukset NHC:n talouspalvelut aiheuttavat, sitä enemmän julkiset varat hyödyttävät palvelujemme käyttäjiä.” Dragseth jatkaa.

– Tehtävämme on tukea konsernin toimintaa tehokkaasti. Talouden prosessien tulisi mahdollistaa se, että myös päiväkodin johtaja voi käyttää työajastaan mahdollisimman suuren osan lasten kanssa, koska kirjanpidon tositteiden parissa kuluu mahdollisimman vähän aikaa, sanoo Dragseth.

Kun NHC Services perustettiin, kymmeniä tuhansia saapuvia ostolaskuja käsiteltiin vuosittain manuaalisesti. NHC Services halusi vähentää laskujen käsittelyyn kuluvaa aikaa merkittävästi ja alkoi etsiä tehokasta ja korkean automaation mahdollistavaa järjestelmää.

– Kirjanpitäjät käyttivät aivan liian paljon aikaa manuaaliseen kirjanpitotyöhön, mikä tarkoitti sitä, että aikaa oli vain rajallisesti raportointiin ja analyyseihin. Jos haluat käyttää vähemmän aikaa saapuvien laskujen käsittelyn parissa, sinun pitää löytää järjestelmä, joka hoitaa homman puolestasi, sanoo Dragseth.

Hän sanoo, että NHC Services törmäsi Semineen sattumalta. He ottivat ensimmäiset askeleet puolitoista vuotta sitten testaamalla ratkaisua saapuviin laskuihin. SEMINE on järjestelmä, joka hyödyntää tekoälyä ja on edelläkävijä työnkulkujen ja kirjanpidon prosessien automatisoinnissa.

Lue lisää: Ensimmäiset 100 päivää SEMINEn kanssa

Automatisoi 70 000 laskua vuodessa

– Tekoälyn käyttö taloushallinnon järjestelmissä on tulevaisuutta, mutta kirjanpitäjien pitää myös ymmärtää, miten järjestelmiä käytetään oikein sen sijaan, että luotetaan sokeasti teknologiaan. Tiesimme, että järjestelmä ei olisi täydellinen liikkeelle lähdettäessä. Olemme alusta alkaen olleet aktiivinen kumppani ja vaikuttaneet ratkaisun kehittämiseen,” sanoo Dragseth.

Hän kertoo, että NHC Services käytti aiemmin paljon aikaa jokaisen yksittäisen laskun tiliöintiin ennen niiden välittämistä oikeille henkilöille hyväksyttäväksi.

– Pystyimme esikirjaamaan valtaosasta PEPPOL-formaatissa olevilta laskuista toimittajatiedon, KID-numeron, laskun summan ja niin edelleen, mutta tämä ei ollut mahdollista PDF-muodossa olevien laskujen osalta. SEMINE huolehtii tästä kaikesta nykyisin. Aikaa kului myös kustannusten jakamiseen osastojen välillä sekä jaksotuksiin. Nämä ovat periaatteessa yksinkertaisia ja toistuvia kirjanpitorutiineja, jotka järjestelmän pitäisi hallita ihmisten sijaan. SEMINE hoitaa myös nämä,” sanoo Draseth.

– SEMINE toimi niin hyvin, että konsernimme päätti keväästä 2020 lähtien antaa SEMINE:n käsitellä kaikki noin 70 000 saapuvaa laskua, joita vastaanotetaan 54 NHC-yhtiöön.

– Olemme neljän kuukauden käytön jälkeen vähentäneet laskuihin käytettävää aikaa merkittävästi ja ottaneet käyttöön laskujen automaattisen siirron ERP-järjestelmään valittujen toimittajien osalta. Tällä hetkellä keskitymme verkkolaskujen osuuden kasvattamiseen, ja tavoitteemme on, että 95% laskuista olisi PEPPOL-formaatissa. Se tulee entisestään parantamaan työnkulkuja SEMINE:ssä, sanoo Dragseth.

Tavoitteena 100% automaatio

– SEMINE:n työnkulut toimivat todella hyvin, ja olemme jo lähes saavuttaneet tavoitteemme. Seuraava vaihe on ERP-siirtojen automatisoiminen kaikkien laskujen osalta. Tavoitteemme on 100% automaatio, mutta sen saavuttaminen edellyttää toimittajien saamista mukaan prosessiin. Haluamme, että laskut lähtevät automaattisesti työnkulkuihin. Kun lasku hyväksytään, se siirretään ja kirjataan automaattisesti ERP-järjestelmään, mikä pudottaa kirjanpitäjät pois prosessista.

Semine sisältää myös dashboard-sovelluksen, joka tarjoaa meille mahdollisuuden monipuolisten analyysien tekemiseen. Dashboard-sovelluksen levittäminen käyttöön lisää entisestään tehokkuutta, sanoo Dragseth.

Lue lisää: Käytä aikasi analysointiin ja oivalluksiin, älä rutiinitehtäviin

Työntekijät eri NHC-yhtiöissä ovat suhtautuneet automaatioon myönteisesti.

– Meillä on nyt aikaa vastata puhelimeen ja neuvoa päiväkotien henkilöstöä, jolloin he voivat käyttää enemmän aikaa lasten kanssa. Siinä yksi esimerkki konkreettisista saavutuksista, sanoo Dragseth.

NHC Services -organisaatiota mitataan tehokkuudesta eli kuinka nopeasti palvelukeskus tuottaa tarkkoja lukuja.

– Tavoitteenamme on tarjota ‘reaaliaikainen’ tulosraportointi konsernille ja uskomme, että se on täysin realistinen tavoite SEMINE:n kaltaisten järjestelmien avulla. Laskuvolyymimme on kasvanut, mutta pystymme käsittelemään sen nyt ilman lisähenkilötyöresursseja. Se todistaa, että olemme onnistuneet parantamaan tehokkuuttamme,” Dragseth sanoo.

Win-win sekä asiakkaalle että järjestelmälle 

NHC oli yksi Seminen ensimmäisistä suurista asiakkaista. Tilanne on ollut win-win molemmille yrityksille.

“Olemme start-up-yrityksenä riippuvaisia asiakaspalautteesta. NHC tarjosi meille innoitusta ja he olivat myös halukkaita investoimaan aikaansa meihin. NHC halusi innovoida yhteistyössä kanssamme. Tämä on tarjonnut molemmille osapuolille arvokkaita oppeja sekä ratkaisun, joka hyödyttää merkittävästi NHC:tä.” sanoo Daniel Karlsen, Seminen Chief Commercial Officer.

– Olemme työskennelleet tiiviisti Seminen kanssa käyttöönotosta lähtien ja annamme jatkuvasti palautetta. Voimme olla varmoja, että palautteemme otetaan Seminessä vakavasti. Monet kommenttimme ovat auttaneet myös Semineä kehittämään järjestelmää paremmaksi. SEMINE oli vain muutaman kuukauden käytön jälkeen huomattavasti tehokkaampi kuin vanha järjestelmämme. Ja kehitys on ollut puolitoista vuotta sitten tapahtuneen käyttöönoton jälkeen ilmiömäistä,” sanoo Dragseth ja jatkaa:

– Se tosiasia, että olemme olleet pitkäaikainen asiakas, on saanut meidät tuntemaan, että olemme auttaneet Semineä järjestelmän kehittämisessä. Seminen tukitiimi on avoin palautteelle ja heidän kanssaan on hienoa työskennellä. Järjestelmä ei ole vieläkään aivan täydellinen, mikä lisää mielenkiintoa. Järjestelmä kehittyy kuukaudesta toiseen, ja pääsemme myötävaikuttamaan sen kehitykseen.”

– Olemme olleet aina aktiivisia kumppaneita ja myötävaikuttaneet järjestelmän kehitykseen.

Hän näkee, että SEMINE:ssä on luontaisesti paljon potentiaalia ja uskoo, että järjestelmä on aivan eri tasolla kuin muut markkinoilla olevat järjestelmät.

Ottaessasi käyttöön uutta teknologiaa tunnet, että mikä tahansa on mahdollista –  aivan erityisesti.

Kirjanpidon tulevaisuus

Dragseth sanoo, että NHC Services kykenee SEMINE:n avulla tuottamaan vähintään yhtä laadukkaita taloushallinnon palveluja kuin ulkoiset toimijat.

– Asiakas maksaa ulkoistettujen palvelujen tuottamiseen käytetyistä järjestelmistäkin käytännössä ylimääräisen katteen. Meillä on käytössämme nyt oma ratkaisu, joka vapauttaa meidät tukemaan tärkeitä julkisia palveluja tuottavia työntekijöitämme. Uskomme, että tunnemme sisäisenä tilitoimistona liiketoimintamme paremmin kuin yksikään ulkoinen toimija. Voimme siksi auttaa kollegojamme päiväkodeissa, potilashotelleissa ja hoitolaitoksissa käyttämään aikaansa NHC:n palveluja käyttävien ihmisten parissa, Dragseth sanoo ja lisää:

– Uskon, että NHC:llä on sisäinen tilitoimisto vielä 5-10 vuoden kuluttua, koska tuotamme palvelut tehokkaasti ja laadukkaasti. Meidän täytyy ottaa käyttöön uutta teknologiaa pystyäksemme siihen. Yhä harvempi työskentelee perinteisissä kirjanpitotehtävissä. Meidän pitää olla kiinnostava työpaikka houkutellaksemme alan parhaita ammattilaisia. Siinä uusilla teknologioilla, kuten Semine on keskeinen rooli.