Viisi syytä, miksi tekoälypohjaisessa ostolaskujen käsittely soveltuu erityisen hyvin tukku- ja vähittäiskaupan aloille

Heikko talouskasvu, kuluttajien ostovoiman heikkeneminen, kansainvälisen kilpailun kiristyminen, digitalisaatio sekä ympäristö- ja vastuullisuusvaatimusten lisääntyminen ovat asettaneet niin tukku- kuin vähittäiskaupan toimialat uusien haasteiden eteen. Yritysten on niihin sopeutuakseen etsittävä jatkuvasti uusia tapoja toimintansa kehittämiseen, tehostamiseen ja kilpailukyvyn parantamiseen. 

Tekoälyllä on jo nyt merkittävä rooli taloushallinnon rutiinien automatisoinnissa ja virheiden vähentämisessä sekä kannattavuuden ja säännöstenmukaisuuden parantamisessa.

Haastavan toimintaympäristön vuoksi kehittämisen painopiste on monissa alan yrityksissä edelleen tänä vuonna kustannusten hallinnassa ja toiminnan tehostamisessa. Yritysten on menestyäkseen optimoitava jokainen osa-alue toiminnassaan. Talousosastolla on tässä merkittävä rooli.

Taloushallinnossa – varsinkin ostoreskontrassa – tekoäly virtaviivaistaa laskujen käsittelyä, vähentää manuaalisia tehtäviä, estää virheitä sekä varmistaa tehokkaan ja johdonmukaisen laskujen käsittelyn. Lisäksi edistyneemmät tekoälyratkaisut tarjoavat ​​reaaliaikaista ja yksityiskohtaista ​​tietoa, mikä luo perustan faktoihin perustuvalle päätöksenteolle ja paremmille kannattavuudelle.

Viisi syytä, miksi tekoälyn hyödyntäminen ostolaskujen käsittelyssä on tärkeä työkalu kaupan toimialoilla vuonna 2025:

1. Automatisointi vähentää merkittävästi manuaalista työtä ja säästä aikaa

Laskujen manuaalinen tiliöinti, tietojen syöttö ja erilaisten poikkeamien käsittely on usein tehotonta ja siihen käytetään paljon aikaa etenkin toimialoilla, joilla on tyypillistä suuret laskuvolyymit. Tekoälypohjaisen ostoreskontra-automaation avulla nämä tehtävät voidaan automatisoida ja vapauttaa samalla aikaa strategisempaan työhön, kuten kustannusten analysointiin ja toimittajasopimusten parantamiseen.

Tekoäly hyödyntää koneoppimista historiallisten tietojen analysointiin ja kaavamaisuuksien tunnistamiseen, mikä mahdollistaa monimutkaisten tehtävien nopeamman ja virheettömämmän suorittamisen ajan myötä. Tekoälyyn perustuvat järjestelmät sopeutuvat myös jatkuvasti yrityksen muuttuviin tarpeisiin ja parantavat tehokkuutta ilman manuaalista mukauttamista tai ylläpitoa.

McKinseyn julkaiseman raportin mukaan automaatio voi vähentää toistuviin tehtäviin kuluvaa aikaa jopa 70 %. Automatisointi vapauttaa aikaa lisäarvoa tuottaviin, kannattavuuden ja liiketoiminnan suorituskyvyn parantamista tukeviin aktiviteetteihin.

2. Automatisointi parantaa laskujenkäsittelyn tarkkuutta ja virheettömyyttä

Vähittäis- ja tukkukaupassa saapuvien laskujen määrä on usein suuri, mikä lisää kirjanpidon virheiden ja epäjohdonmukaisuuksien aiheuttamaa riskiä. Manuaalisten prosessien henkilöriippuvaisuus voi lisätä yrityksen haavoittuvuutta, ja poikkeamat laskujen käsittelyssä voivat johtaa epätarkkoihin talouslukuihin ja kustannusten kasvuun.

Tekoäly auttaa poistamaan näitä haasteita, koska se helpottaa prosessien vakioimista. Teknologian avulla voidaan varmistaa, että laskut tiliöidään johdonmukaisesti oikeille tileille riippumatta siitä, kuka niitä käsittelee. Historiallisen tiedon hyödyntäminen ja kaavamaisuuksien tunnistaminen auttavat poikkeamien, kuten hinnoittelu- tai tiliöintivirheiden tunnistamisessa sekä automaattisten korjausehdotusten tekemisessä.

Deloitten mukaan tekoäly voi vähentää laskujen käsittelyn virheitä jopa 90 %. Se vähentää merkittävästi virheiden korjaamiseen kuluvaa aikaa ja parantaa kirjanpidon laatua. Tekoälyn tuo tarkkuutta ja ennakoitavuutta talouden hallintaan parantaen samalla kontrolleja ja päätöksentekoa.

3. Automatisoitu laskujen ja ostotilausten täsmäytys

Eräs taloushallinnon keskeisimmistä haasteista on varmistaa, että laskut vastaavat ostotilauksia, varsinkin jos tapahtumavolyymi on suuri, ja tilaukset ja laskut ovat monimutkaisia. Manuaalinen täsmäytysprosessi on usein aikasyöppö ja lisäksi virhealtis, mikä johtaa turhiin kustannuksiin ja viivästyksiin.

Tekoäly yksinkertaistaa tätä prosessia täsmäyttämällä laskut automaattisesti niitä vastaaviin ostotilauksiin. Teknologia auttaa tunnistamaan laskujen ja tilausten väliset erot, kuten yllättävät hintamuutokset, puuttuvat toimitukset tai ylilaskutuksen, ja huomauttaa niistä käyttäjille, jotta ongelmat voidaan ratkaista nopeasti. Täsmäytyksessä voidaan hyödyntää myös kaikki laskun riveiltä löytyvä tieto, myös tuotekuvaus, mikä helpottaa täsmäytystä ja parantaa tuloksia perinteisiin täsmäytysmenetelmiin verrattuna. Täsmäytys vähentää manuaalisten tarkistusten tarvetta ja pienentää virheellisten maksujen riskiä.

Älykäs täsmäytys säästää työaikaa, tehostaa prosesseja ja tarjoaa merkittäviä kustannussäästöjä, kun laskumäärä on suuri ja laskuilla ja tilauksilla on paljon rivejä. Automaattisen täsmäytyksen avulla laskut saadaan maksuun ajallaan ja se tarjoaa eväitä myös hankintaprosessien ja toimittajayhteistyön parantamiseen.

4. Parempaa kontrollia ja analyysejä rivitason tiedoilla

Kaupan alalla vaaditaan jatkuvaa kustannusten, katteiden ja markkinoilla tapahtuvien muutosten seurantaa. Edistyneimmät tekoälypohjaiset laskujenkäsittelyratkaisut poimivat laskuilta kaikki rivitiedot automaattisesti, mikä helpottaa kustannusajureiden ja poikkeamien tunnistamista tarkalla tasolla.

Laskun rivitietojen analysointi voi paljastaa hintatrendejä tai poikkeamia, kuten hinnoittelu- ja laskutusvirheitä tai ennakoimattomia kustannusten nousuja tai lisäkuluja. Sen avulla voidaan varmistaa, että poikkeamat tunnistetaan varmasti ja luotettavasti, mikä auttaa kustannusten hallinnassa sekä tarjoaa vankan perustan hankintastrategioille ja toimittajaneuvotteluille.

Yksityiskohtainen tieto ja reaaliaikaiseen tietoon pohjautuva ymmärrys auttavat yrityksiä reagoimaan toimittajien hintojen muutoksiin nopeasti, mukauttamaan strategioitaan ja välttämään tarpeettomia kustannuksia. Harvard Business Review -julkaisun mukaan reaaliaikaisen tiedon käyttö voi lyhentää päätöksentekosykliä jopa 25 %, kun taas Gartner korostaa, että tekoäly voi auttaa yrityksiä sopeutumaan markkinatrendeihin 50 % kilpailijoita nopeammin.

Saatavilla olevan tiedon yksityiskohtaisuus ja reaaliaikaisuus antaa taloushallinnolle eväät vähentää kustannuksia ja parantaa katteita – tämä on tärkeä etu kilpailluilla markkinoilla.

5. Tuki tarkalle ja tehokkaalle ESG-raportoinnille

Vastuullisuusraportointiin, mukaan lukien hiilijalanjäljen raportointi, kohdistuu kasvavia vaatimuksia, minkä vuoksi yritysten taloushallinto tarvitsee käyttöönsä riittävän yksityiskohtaiset tiedot, joiden pohjalta raportointi voidaan hoitaa tehokkaasti ja tarkasti. Vuodesta 2025 lähtien moniin kaupan alan yrityksiin kohdistuu uusia ja yhä tiukempia tavaroiden ja palveluiden ympäristövaikutusten dokumentointiin velvoittavia määräyksiä.

Kuten yllä kuvattiin, parhaat tekoälypohjaiset laskujenkäsittelyratkaisut keräävät automaattisesti yksityiskohtaisia ​​tietoja laskuriveiltä. Yritykset voivat näiden tietojen avulla seurata CO₂-päästöjä tuotekategoria- ja jopa tuotetasolla, automatisoida päästölaskentaa ja edistää kestäviä hankintastrategioita. Tämä vähentää merkittävästi aikaa vievän manuaalisen tiedonkeruun tarvetta, ja siksi yritykset voivat paremmin noudattaa kansallisia ja kansainvälisiä raportointistandardeja. Samalla se vahvistaa taloustiimin roolia strategisena kumppanina yhtiön vastuullisuustyössä.

Miksi panostaa tekoälyyn vuonna 2025?

Tekoäly tarjoaa tukku- ja vähittäiskaupan aloilla toimivien yritysten taloustiimeille ainutlaatuisen mahdollisuuden vastata alaa kohtaaviin monimutkaisiin haasteisiin, vähentää kustannuksia ja parantaa päätöksentekoa. Tekoälyn hyödyntämiseen perustuvien ratkaisujen tarjoamat yksityiskohtaiset tiedot ja automaatio helpottavat myös tiukentuvien vastuullisuusraportointivaatimusten täyttämistä, mikä vahvistaa yrityksen markkina-asemaa. Älykkäitä ratkaisuja käyttöön ottamalla yritykset voivat säästää aikaa, edistää tarkkuutta ja luotettavuutta sekä parantaa kannattavuuttaan.