Løvaas Maskin: 89 % av fakturorna autoposterade med AI efter 4 månader

En ökning på 160 % i omsättningen på fyra år skapade tillväxtvärk i ekonomiavdelningen på Løvaas Maskin. Med AI-lösningen SEMINE frigjorde de resurser, skapade bättre rutiner och gjorde vardagen enklare – även för resten av organisationen.

De vita och gröna lastbilarna från Løvaas Maskin AS är vanliga inslag både i den bergenska stadsmiljön och i områdena runt omkring.

Där levererar de runt 110 anställda inom företaget, som nu är 25 år gammalt, tjänster såsom underhåll av vägar, parkområden och annan offentlig infrastruktur till kunder som Bergen kommun, Avinor, Bergen hamn och många andra.

– Vi är ett modernt entreprenörsföretag som levererar ett brett spektrum av tjänster. Vi har lyckats väl på marknaden med konkurrenskraftiga priser och ett särskilt fokus på kommunala och regionala ramavtal, säger ekonomichefen Inger Hansen på Løvaas Maskin AS.

 

Automatisering som lösning på tillväxtutmaningar

De har faktiskt lyckats så bra att omsättningen ökade från strax under 100 miljoner kronor 2018 till över 250 miljoner 2022. Det är en ökning på nästan 160 % på fyra år. För att ekonomiavdelningen skulle kunna hantera detta utan att anställa flera resurser, bestämde de sig förra hösten för att använda SEMINE för att automatisera fakturahanteringen av leverantörsfakturor.

– Vi behandlar 18-20 000 inkommande fakturor per år. Ungefär 3 000 av dem är internfakturering från vårt eget team och ut på projekt, men det är ändå en betydande volym – inte minst eftersom vi inte har någon stor ekonomiavdelning för att hantera detta, säger hon.

– En annan utmaning är att vi, som en 100 % projektstyrd organisation, är beroende av att alla fakturor är försedda med detaljer om projekt och underprojekt – och att vi lyckas fånga upp dessa detaljer i fakturahanteringen. Detta är till exempel viktigt när kostnader ska vidarefaktureras, säger hon.

Företagets snabba utveckling hade nämligen gett en viss grad av växtvärk – 160 % på fyra år kan få även den mest välsmorda ekonomiavdelningen att knaka lite. Då blev automatisering av fakturahanteringen en lågt hängande frukt som kunde spara avdelningen mycket arbete och ge märkbara resultat redan efter bara ett par-tre veckor.

– Vi upplevde så småningom att de system som fungerade bra när vi var mindre inte fungerade lika bra när vi växte. Till exempel var vi beroende av enskilda personer och sårbara för frånvaro: Någon behövde vanligtvis arbeta lite under semestrarna för att se till att alla räkningar blev betalda, så att vi kunde undvika påminnelser och avgifter på sensommaren, berättar hon.

LÄS MER: Varför använda AI för automatisering?

Frigjorda resurser med automatiserad fakturahantering

En utlösande faktor blev att den resurs som tidigare hade huvudansvaret för mottagande av inkommande fakturor skulle sluta, och då insåg Hansen att det fanns mycket annat ekonomiavdelningen hellre kunde använda den lediga kapaciteten till. Företaget fick råd av en oberoende IT-leverantör att ta en titt på SEMINE, som hade en bra integration mot deras ERP-system, Visma Business.

– Semine mötte mig på ett otroligt trevligt och professionellt sätt. Vi fick en demonstration som var mycket tydlig, konkret och övertygande – lösningen verkade lätt att använda, samtidigt som den hade komplex funktionalitet för att lösa alla de utmaningar vi hade, säger hon.

Dessutom hade SEMINE en del lösningar som Hansen omedelbart såg nytta av: Möjlighet att följa en bilaga hela vägen, samt förenklad funktionalitet för direkt kommunikation med leverantörer – till exempel. Beslutet var enkelt, och därifrån gick det i raketfart, anser Hansen.

Snabb implementering och användarvänlighet

– Från att vi skrev under med Semine till att vi kom igång med lösningen, tog det bara tre veckor. Men det var egentligen bara för att jag hade bestämt att vi skulle sätta igång ett bestämt datum – vi satt faktiskt redo några dagar innan det och bara väntade, ler hon.

I den utsträckning problem uppstod längs vägen, löstes de snabbt. Även speciallösningarna som Løvaas Maskin hade skapat i Visma ordnades enkelt inom alla tidsramar. Sammantaget gick hela implementeringsprojektet mycket smidigt, och efter det var lösningen mycket lätt att använda, anser ekonomichefen:

– Det gick mycket bra – från första stund fick jag feedback om att alla tyckte att lösningen var mycket användarvänlig och lätt att sätta sig in i. De första fyra veckorna hade vi regelbundna möten där resurser från Semine besvarade frågor vi samlat på oss. Under den tiden kom vi in i en bra rytm och nu har vi överförts till ordinarie support, men den använder vi mycket lite, säger Hansen nöjd.

 

Mycket sparat arbete på kort tid

Framtida möjligheter med SEMINE

Hansen understryker dock att Løvaas Maskin inte har för avsikt att stanna där – SEMINE har mer funktionalitet som kan göra vardagen enklare både för ekonomiavdelningen och andra delar av organisationen:

– På sistone har vi tittat närmare på Avtalsmatch, som Semine också erbjuder. Det kommer att möjliggöra för oss att lägga in våra inköpsavtal i systemet, så att vi kan få SEMINEs hjälp att kontrollera att vi får rätt priser från våra leverantörer på allt vi köper. Det blir nästa steg för oss, säger hon.