Norwegian: Omedelbara resultat efter Semine-samarbetet

Ett år efter implementeringen av AI-lösningen SEMINE har Norwegian uppnått betydande förbättringar i sin fakturahanteringsprocess. Behandlingstiden för inkommande fakturor har minskat med sex dagar och 70% av alla fakturor är nu helt automatiserade.

I en bransch som kännetecknas av hård konkurrens och låga marginaler har Norwegian etablerat sig som en pionjär och innovatör genom sitt sätt att arbeta med affärer och kundservice. Denna pionjäranda har drivit bolaget till att ständigt utforska nya sätt att förbättra verksamheten. Det var därför naturligt att titta på hur de med hjälp av artificiell intelligens (AI) kunde professionalisera sin ekonomiavdelning ytterligare för att effektivisera processerna och stärka sin marknadsposition.

Utmaningar på ekonomiavdelningen

Ekonomiavdelningen på Norwegian stod inför flera komplexa utmaningar. Hanteringen av inkommande fakturor var mycket manuell och tidskrävande, och bristen på transparens och överblick gjorde processen ineffektiv. Detta ledde till förseningar, ökad arbetsbelastning och svårigheter att identifiera nyckeltal (KPI:er) och förbättringsområden. Hanteringen av moms på nationella och internationella fakturor var särskilt utmanande och tidskrävande på grund av olika krav på hantering och rapportering.

LÄS MER: Behöver ekonomiavdelningen verkligen känna till artificiell intelligens?

Behov av en mer effektiv lösning

Norwegian identifierade ett behov av en lösning som inte bara kunde förbättra effektiviteten, utan som också kunde erbjuda avancerade analyser och en bra användarupplevelse. Det var viktigt att systemet kunde hantera Norwegians specifika behov och samtidigt minska den tid som medarbetarna ägnade åt fakturahantering och godkännande. Operativ personal skulle frigöras för att fokusera på mer värdeskapande uppgifter, snarare än att spendera onödig tid på administration och manuella system.

- Det var viktigt för oss att välja ett system som gav en bra användarupplevelse - ett system som var intuitivt och lättillgängligt för alla medarbetare, och som kunde bidra till en bättre arbetsdag, säger Līga Supe, chef för Shared Service Centre på Norwegian.

Titta på videon: Hör mer om de utmaningar Norwegian stod inför, vad som var avgörande när de valde leverantör och vilka imponerande resultat de har uppnått!

Omedelbara resultat

Implementeringen av SEMINE hos Norwegian är en viktig milstolpe. SEMINE är en avancerad AI-lösning som automatiskt läser och förstår innehållet och sammanhanget i fakturor och föreslår bokföring och kategorisering av kostnader. Systemet kommunicerar tydligt hur säkert det är på de automatiserade förslagen. Med hjälp av maskininlärning förbättras SEMINE kontinuerligt, vilket ökar graden av automatisering och förbättrar datakvaliteten.

- Nu, drygt ett år efter implementeringen, behandlas 70 procent av Norwegians 5.000 månatliga inkommande fakturor automatiskt. Den totala behandlingstiden per faktura har minskat med sex dagar, och ekonomiavdelningen har frigjort tid för mer strategiska uppgifter.

Jeanette Bø-Alnes, VP Performance Management på Norwegian, understryker att valet av SEMINE inte bara handlade om automatisering, utan också om tillgång till bättre data och analyser.

- Vi behövde ett system som inte bara automatiserade våra processer, utan också gav oss detaljerad insikt i våra inköp.

SEMINE extraherar data från både fakturahuvudet och fakturaraderna, vilket ger oss en rik och fullständigt klassificerad uppsättning data som vi enkelt kan integrera i vårt analysverktyg.

Det innebär att vi till exempel kan spåra och analysera kostnader per flygplan, plats och flygplats, vilket ger oss möjlighet att fatta bättre ekonomiska beslut och förbättra vår ekonomiska effektivitet", förklarar Bø-Alnes.

LÄS MER: Varför använda AI för automatisering?

Smidig implementering av SEMINE

Trots Norwegians komplexa upplägg implementerades SEMINE på bara fyra månader, en process som ägde rum mitt under högsäsongen för flygtrafiken. Implementeringen slutfördes som planerat, mycket tack vare ett nära och välkoordinerat samarbete mellan projektteamen på Norwegian och Semine. Semines standard ERP-integration med SAP, som levererades genom ett partnerskap med Sopra Steria, i kombination med erfarna projektledare från båda parter, bidrog till en sömlös övergång.

- Implementeringen gick mycket bra. Vårt nära samarbete med SEMINE under hela processen säkerställde en framgångsrik övergång. Teamet, inklusive superanvändare och ambassadörer, var avgörande för framgången, säger Līga Supe.

Betydande förbättringar och strategiska fördelar

Samarbetet med SEMINE har lett till betydande förbättringar för Norwegian, bland annat en minskning av behandlingstiden per faktura med sex dagar och en automatiseringsgrad på 70%.

- Om vi enbart tittar på automatiseringsgraden för momshanteringen i alla bolag ligger den stabilt på över 90%.

Samarbetet med SEMINE har stärkt vår finansiella effektivitet och förbättrat beslutsfattandet genom bättre dataanalyser och insikter, säger Jeanette Bø-Alnes, VP Performance Management på Norwegian. Dessa framsteg gör det möjligt för Norwegian att fokusera mer på strategiska initiativ.

Förbättrad användarupplevelse och operativ flexibilitet

Implementeringen har inte bara förbättrat processerna, utan även användarupplevelsen. Det intuitiva systemet, särskilt den mobilvänliga applikationen, har tagits emot väl internt och gör det möjligt att godkänna fakturor var som helst och när som helst. Systemadministratörerna har upplevt större flexibilitet eftersom de nu kan anpassa automatiseringen utan att förlita sig på IT-resurser, vilket har ökat den operativa effektiviteten.

Som en ledande aktör inom flygindustrin är vi på Norwegian dedikerade till kontinuerlig innovation och optimering av vår verksamhet. Vår ambition är att sätta nya standarder för effektivitet och kundnöjdhet i en alltmer konkurrensutsatt sektor.

- Med SEMINE vid vår sida är vi väl positionerade för att inte bara anpassa oss till förändringarna, utan också för att leda vägen i denna utveckling, avslutar Jeanette Bø-Alnes.