Så använder fastighetsbolag AI för att frigöra tid och få bättre insikt

Allt fler fastighetsbolag implementerar artificiell intelligens (AI) för att effektivisera ekonomifunktionen och få ut mer insikt. Heimstaden, OBOS och Castellum är bland de som moderniserar ekonomifunktionen med  AI-teknik för att frigöra både tid och värde.

Ekonomifunktionen pressas från flera håll

Fastighetsbolag står inför en krävande vardag. Komplexa koncernstrukturer, många juridiska enheter, stora mängder fakturor och strikta krav på momsredovisning och kostnadsfördelning gör att ekonomi och redovisning sällan är rakt fram.

Samtidigt ökar förväntningarna på ekonomiavdelningen. Den ska inte bara leverera siffror – utan också bidra med insikt, kontroll och stöd i strategiska beslut. När stora delar av kapaciteten fortfarande går åt till manuella processer och fragmenterade system blir det svårt att möta dessa förväntningar.

Från automatisering till insikt

Många fastighetsbolag har redan investerat i automatisering, ofta i form av regelmotorer eller robotiserade processer. Sådana lösningar kan minska visst manuellt arbete, men fungerar oftast bara när processerna är helt identiska varje gång. När fakturorna blir mer komplexa – med raduppdelning, varierande moms, projektkontering och avvikelser från standardmönster – räcker de inte till. Det kräver kontinuerligt underhåll och manuella ingrepp, vilket underminerar hela syftet med automatisering.

Det är först när lösningen är byggd med AI i grunden – så kallade native AI-lösningar – som systemet verkligen kan lära av historik, förstå variation och förbättra sig över tid. Då kan konteringsförslag bli mer träffsäkra, arbetsflödet mer robust och automatiseringsgraden högre – utan att man behöver justera eller ”mata systemet” manuellt varje gång något förändras.

För ekonomiavdelningar inom fastighet, där fakturavolymerna är höga och komplexiteten stor, är det just denna typ av intelligens som gör det möjligt att skala upp utan att öka bemanningen – och samtidigt få bättre datakvalitet och insikt.

Insikten finns där – du måste bara få tillgång till den

Varje faktura innehåller mer än bara ett totalbelopp. Den berättar vad som har köpts, var och av vem – och kan ge värdefull information om kostnadsutveckling, inköpsmönster och leverantörsvillkor. Ändå är det många som inte lyckas ta tillvara på den informationen, helt enkelt för att datan inte är tillgänglig eller tillräckligt strukturerad.

Med ett bättre datagrundlag kan ekonomiavdelningen analysera utvecklingen av driftkostnader per fastighet, identifiera ovanliga avvikelser, följa upp leverantörer och stödja ESG-rapportering med konkreta siffror. Det gör ekonomiavdelningen bättre rustad att agera – inte bara rapportera.

Så gör de främsta

Flera fastighetsbolag har redan tagit tydliga steg för att arbeta smartare med fakturaflödet. Bland dem finns Heimstaden och OBOS – två aktörer som har dokumenterat stora vinster genom att kombinera automatisering med artificiell intelligens.

 Redan efter bara tre månader med SEMINE var nästan 90 % av inkommande fakturor automatiserade hos Fredensborg-bolaget Heimstaden. För OBOS automatiserar SEMINE konteringen av en halv miljon fakturor per år. De har uppnått en automationsgrad på 83 % och frigjort motsvarande mer än sju heltidsanställningar.

Andra fastighetsaktörer, såsom SKB Fastigheter, NHC och Anker STI, går i samma riktning. Gemensamt för dem är att de har tagit ett tydligt steg från manuella processer till datadrivna, lärande system – och använder ekonomifunktionen som en insiktsmotor, inte bara ett kostnadscenter.

En ekonomifunktion med utrymme för analys

När repetitiva uppgifter reduceras och data blir tillgänglig, förändras också rollen för ekonomiavdelningen. I stället för att lägga tid på att leta efter information kan teamet fokusera på att förstå den – och förmedla insikter vidare i organisationen.

I en bransch med pressade marginaler och höga krav på rapportering kan det göra stor skillnad.

Vill du lära dig mer om hur fastighetsbolag arbetar smartare? Anmäl dig till vårt webbinar den webinar 24 april – eller boka ett demomöte för en personlig genomgång.