Varför säger ekonomiavdelningen nej till att spara en arbetsdag i veckan?

Som företag har du ett val: framtiden kan vara något som du utsätts för, eller så kan den vara något som du skapar. Det sistnämnda är både säkrare och mycket roligare att delta i!

Förmodligen är det ingen som mäter hur bra ekonomiavdelningen på ditt företag är jämfört med konkurrenternas.

Så vilka kriterier definierar då vad det innebär att ha en "bra" ekonomiavdelning? De flesta håller med om att ekonomiavdelningen är företagets hjärta, och därför känns den trygg och bra för hela organisationen med bra rutiner och välkända processer.

Men vad händer på lång sikt om det säkra hela tiden står i vägen för förnyelse? Vilken effekt kommer det att ha på ett företags konkurrenskraft om beprövade processer tillåts fortsätta att existera långt efter att de har löpt ut - oavsett hur säkra de är?

En extra dag i veckan?

Det är inte svårt att ta reda på om ekonomiavdelningen kan förbättras. Om det tar i genomsnitt en och en halv timme per dag att stämpla, periodisera och redovisa inkommande fakturor och dessutom följa upp godkännanden, är det en dags arbete per vecka. Även om det bara går åt hälften så mycket tid, handlar det ändå om en tidsvinst som kan vara närmare en extra månad per år.

Detta är inte ovanligt.

– En genomsnittlig ekonomifunktion har kostnader som är sex gånger högre än de mest effektiva ekonomifunktionerna, enligt en PwC-studie*.

Då kan det vara lämpligt att fråga sig vad ekonomiavdelningen har att vinna på att vänta på framtiden. Skulle det inte också vara intressantare att föra in lite entusiasm i arbetslivet - och samtidigt bidra till att säkra jobben både på ekonomiavdelningen och i resten av företaget?

Automatisering av de uppgifter som utförs av ekonomiavdelningen bidrar till att skapa både anpassningsförmåga och konkurrenskraft. Många gillar idén: enligt PwC:s undersökning* ser 72 procent på möjligheten att automatisera manuella processer, och undersökningen visar också att en helt automatiserad process för inkommande fakturor kan ge besparingar på 50 procent.

Inte alltid frivilligt

Innan vi talar om hur detta kommer att ge personalen på ekonomiavdelningen mer tid för intressantare uppgifter, och vilka dessa uppgifter kan vara, är det viktigt att anta att det vid en viss tidpunkt inte längre kommer att vara ett frivilligt beslut att gå över till ny teknologi.

Det betyder inte att alla företag måste genomföra frekventa, storskaliga projekt där de byter ut hela den tekniska grunden för verksamheten. De allra flesta ekonomiavdelningar vidtar effektivitetsåtgärder - en ny process här eller kanske en app där - men det är viktigt att göra de rätta tekniska förändringarna.

Automatisering är ett bra exempel på detta.

– De flesta har en lösning som syftar till att automatisera processen för inkommande fakturor, men den styrs ofta av regler som fortfarande måste hållas àjour.

Jag vågar påstå att det stora flertalet har mycket mer att vinna på hur tekniken används i denna process. En sådan förstärkning behöver inte vara omfattande eller oöverkomligt dyr, men det är viktigt att välja en teknisk väg som kan användas för att lösa fler problem än de som vi för närvarande kämpar med. Summan av ekonomiavdelningens verktyg måste därför göra verksamheten framtidssäkrad, effektiv och anpassningsbar, annars kommer situationen vid en viss tidpunkt att inte längre vara hållbar.

Det är därför viktigt att följa den tekniska utvecklingen som påverkar ditt område. Det kan vara skillnaden mellan att dras baklänges in i framtiden eller att vara den som styr företagets ekonomiavdelning in i en ny era där artificiell intelligens tar hand om fakturahantering och annat manuellt arbete automatiskt, samtidigt som du kan ägna din tid åt att hjälpa din organisation att bli mindre slösaktig och mer effektiv.