Semine tiliöi automaattisesti puoli miljoonaa laskua vuodessa

OBOS valitsi SEMINEn ja saavutti 83 prosentin automaatioasteen laskujenkäsittelyssä. Työajassa mitattuna säästö on jo yli seitsemän henkilötyövuotta. 

OBOS, joka on yksi Pohjoismaiden suurimmista asuntorakentajista ja myös Norjan suurimmista kirjanpitoalan yrityksistä, olisi voinut jatkaa perinteisellä sääntöpohjaisella ratkaisulla vaihtaessaan ostolaskujärjestelmää. Sen sijaan he päättivät hyödyntää tekoälyn tarjoamat mahdollisuudet digitalisoida ja tehostaa prosessejaan, jotka vaativat edelleen paljon manuaalista työtä sähköisestä laskujenkäsittelyjärjestelmästä huolimatta. 

– OBOS valitsi Seminen, markkinoiden johtavan tekoälypohjaisen laskuautomaatiojärjestelmän, ja jo alle vuodessa he saavuttivat 75% automaatioasteen 

Tällä hetkellä, alle kaksi vuotta käyttöönotosta, automaatioaste on 83 prosenttia, ja OBOS säästää vuosittain yli seitsemän henkilötyövuotta. 

- Tavoitteemme oli, että laskujen hyväksyminen Seminen ratkaisussa olisi vaivatonta”, kertoo Hilde Rannem Rostad, OBOS:in talouspalveluiden digitalisoinnista vastaava johtaja. 

Yhtymällä on kunnianhimoinen konsernistrategia, jossa tekoäly on määritelty yhdeksi painopistealueeksi. 

- Kun vaihdoimme laskujenkäsittelyjärjestelmää, oli luonnollista etsiä uusia teknologioita ja ratkaisuja, jotka veisivät prosessimme ja ratkaisumme kauas tulevaisuuteen ja voisivat samalla tuottaa lisäarvoa asiakkaillemme. Ja niin päädyimme valinnassamme Semineen. 

AI on strateginen valinta OBOSille.

Hilde Rannem Rostadin johtama vastuualue hoitaa muun muassa kirjanpidon yli 5000 asunto- ja kiinteistöyhtiössä, joilla on 22 000 hallituksen jäsentä, jotka vastaavat laskujen hyväksymisestä OBOS:in omassa portaalissa. Joka vuosi käsitellään yli puoli miljoonaa laskua, ja aikaisemmin OBOS Eiendomsforvaltning AS:n omat asiantuntijat käyttivät useita tunteja päivässä melko yksinkertaisiin laskujen tiliöintitehtäviin. 

Olemme hyvin tietoisia siitä, että puheenjohtajina ja hallituksen jäseninä asuntoyhtiöissä toimivat henkilöt tekevät valtavasti vapaaehtoistyötä. He suorittavat tehtäviä, jotka ovat yhteiskunnan kannalta erittäin tärkeitä ja varmistavat, että satojen tuhansien ihmisten asumiseen liittyvät palvelut toimivat sovitusti. Siksi on meille tärkeää, että tämä työ olisi mahdollisimman helppoa ja ongelmatonta. Erityisesti tämä koskee taloutta ja hallintoa. 

OBOS on tehnyt konsernitasolla strategisia valintoja ja päätöksiä, jotka mahdollistavat näiden tavoitteiden saavuttamisen. Yksi tärkeimmistä valinnoista on digitalisoida mahdollisimman paljon, etsiä yksinkertaistamista, tehostamista ja älykkäitä prosesseja. 

– Olemme sanoneet, että tekoäly on liiketoiminnan painopistealue. En voi kuvitella parempaa aluetta aloittaa kuin kirjanpito - numeroineen ja sarakkeineen, ennakoitavine määrineen ja kiinteine rakenteineen”, sanoo Hilde Rannem Rostad. 

 

Katse tulevaisuuteen 

- Lyhyesti sanottuna SEMINE-alustan käyttöönotto on vapauttanut vuosittain yli seitsemän henkilötyövuotta, jotka käytettiin aiemmin saapuvien laskujen tiliöintiin ja käsittelyyn. “Uskon, että taloyhtiöiden hallinnossa käytettiin näihin tehtäviin päivittäin muutamia tunteja, jotka he voivat nyt käyttää hyödyllisempiin tehtäviin.” 

- Jo alle kahden vuoden kuluttua käyttöönotosta 83 prosenttia laskuista kulkee läpi ratkaisun ilman, että meidän tarvitsee koskea niihin.

Voimme käsitellä edelleen tehokkaasti ne laskut, jotka vaativat huomiotamme - ja koska Semine- alustan tekoäly oppii antamastamme palautteesta, kohtaamme harvoin samaa ongelmaa uudelleen. Tämä tarkoittaa, että asiantuntijoillamme on enemmän aikaa palvella vastuullaan olevia asunto-osakeyhtiöitä, mikä puolestaan parantaa palvelujemme laatua. 

- Seminen ratkaisussa laskut käsitellään rivitasolla. Tämä tarjoaa käyttäjille paljon enemmän yksityiskohtaista tietoa kuin perinteiset ratkaisut. Se antaa meille mahdollisuuden tarjota hyviä, ennakoivia analyysejä asiakkaillemme, kiteyttää Hilde Rannem Rostad.