Tavoitteemme on olla toimialamme virtaviivaisin talousosasto

Premium on tunnusomaista norjalaiselle vaatejätille Norrønalle. Laatua painottaa tavoitteissaan myös yhtiön talousjohtaja, joka aikoo hyödyntää tekoälyä työpäivien parantamiseen ja samalla käyttää vähintään 1,5 henkilötyövuotta hyödyllisemmin.

Birgitte Gran Fjellstad on edennyt urallaan Norrønan talousosastolla. Hän aloitti vuonna 2013 kontrollerina ja johtaa nyt talousosastoa, jonka tavoitteena on olla paras alallaan.

Useiden vuosien voimakkaan kasvun ja innovoinnin vuoksi yrityksen monimutkaisuus on lisääntynyt merkittävästi. Samalla talous- ja rahoitusosasto on jäänyt jälkeen muun yrityksen kehityksestä. Meillä on edelleen perinteisiä talousjärjestelmiä pilvipalvelujen ulkopuolella sekä paljon manuaalisia prosesseja, minkä vuoksi inhimilliset virheet ovat mahdollisia, hän sanoo.

Digitaalisen vallankumouksen kynnyksellä

Fjellstad odottaa kärsimättömästi, että saa talousosaston pois kivikaudelta.

Olemme digitaalisen vallankumouksen kynnyksellä.

- Tuotekehitys, tuotanto ja asiakasrajapinnassa toimivat yksiköt ovat olleet jo pitkään hyvin innovatiivisia. Nyt on talousosaston vuoro. Olemme saaneet tarpeeksemme ärsyttävän hitaista ja tehottomista prosesseista.

Kynnys uuden teknologian, kuten tekoälyn, testaamiselle ja käyttöönottamiselle on asetettu tarkoituksella matalalle. Norjalaisen Seminen teknologian lisäksi otetaan käyttöön myös uusi pilvipohjainen ERP-järjestelmä, joka integroituu SEMINE-ratkaisuun helposti avoimen ohjelmistorajapinnan eli API:n avulla.

Markkinoilla on paljon mielenkiintoisia teknologiavaihtoehtoja. Kun valitsemme ratkaisuja, noudatamme samaa Loaded Minimalism -filosofiaa kuin tuotteissamme. Niissä on oltava sellaiset toiminnallisuudet, jotka tuottavat aitoa lisäarvoa, eikä siis kaikkea sellaista, mikä tekee niistä kalliita ja monimutkaisia, hän sanoo.

Enemmän mielenkiintoisia tehtäviä kaikille

Kahdeksan henkilöä työskentelee tällä hetkellä talousosastolla. Tavoitteena on, että kaikille on jatkossa tarjolla enemmän inspiroivia tehtäviä. Käytössämme olevien työkalujen on täytettävä samat laatuvaatimukset, joita Norrønan asiakkailla on tuotteidemme suhteen.

- Haluamme olla eturintamassa, ja olisi hienoa jos muut voisivat inspiroida meitä siinä.

Uusilla ratkaisuilla on myös tärkeä rooli uusilla markkinoilla tapahtuvan kasvun tukemisessa.

Norja on suurin markkina-alueemme, ja kotimaassa kasvun mahdollisuudet ovat rajalliset. Markkinaosuudet on siten voitettava ulkomailla, hän korostaa ja täsmentää, että se asettaa uusia vaatimuksia talousohjaukselle.

Lisäksi liiketoimintamallimme kehittyy jatkuvasti. Sisäisesti kehitetty asiakasuskollisuusohjelmamme pohjautuu innovoinnin ja loppuasiakasfokuksen lisääntymiseen. Tämä lisää monimutkaisuutta, joka vaikuttaa myös talousjärjestelmiin.

1,5 henkilötyövuoden säästö laskujenkäsittelyssä

Laskujenkäsittely on ollut erityisen suuri päänsärky Fjellstadille.

100% laskuistamme on edelleen PDF-muodossa. Olemme kaukana takamatkalla siihen nähden, missä meidän pitäisi olla.

Siksi Norrøna vaihtaa vanhan laskujenkäsittelyjärjestelmänsä SEMINEen, joka automatisoi koko ostolaskureskontran prosessin.

Käyttöönotto kestää kuusi viikkoa. Vaiheittainen siirtyminen automaatioon alkaa vuoden 2022 ensimmäisellä neljänneksellä. Jo toisella neljänneksellä käyttö on täysimääräistä, ja tavoitteena on 100 prosentin automaatio.

Semine vie meidät tulevaisuuteen, ja odotamme, että prosessimme ovat entistä enemmän automatisoituja. Tällä hetkellä yksi henkilö käyttää suuren osan työajastaan saapuvien laskujen käsittelyyn.

- Odotuksemme on, että voimme käyttää 1,5 henkilötyövuoden työpanoksen enemmän arvoa tuottaviin tehtäviin SEMINEn ja automatisoitujen prosessien myötä.

Tämä on tarpeellista sekä kasvun tukemiseksi että paineen lievittämiseksi osastolla, joka on jo pitkään työskennellyt erittäin kovasti. Voimme nyt keskittyä tulevaisuuden edellyttämän kokonaisvaltaisen osaamisen rakentamiseen.

Pieni investointi, suuri tuotto

Fjellstad on laskenut, että SEMINE-investointi maksaa itsensä takaisin alle vuosineljänneksessä. Sen jälkeen hänellä on suuret odotukset laskun rivitietojen analysoinnin tarjoamille näkökulmille.

- Saamme laskuilta yksityiskohtaista tietoa, jota voimme jakaa organisaatioon. Sillä varmistamme, että kollegamme voivat tehdä informoidumpia päätöksiä.

Sen tuottama arvo voi kääntää päälaelleen muun organisaation talousosastolle asettamat odotukset.

Laskurivikohtainen tieto voi tarjota uusia näkökulmia ja ketteryyttä, mikä ei ollut ennen tätä mahdollista. Se voi puolestaan tarkoittaa merkittäviä taloudellisia säästöjä, kun voimme työskennellä järkevämmin ja samalla työpäivämme ovat mielenkiintoisempia, hän päättää.