Da økonomisjef i Kaffebrenneriet, Morten Meiholt, sammenlignet de ulike fakturasystemene oppdaget han at det var store forskjeller.
Etter noen ukers implementering gikk Kaffebrenneriet live med SEMINE i slutten av mars. – Det har allerede gitt en enklere arbeidsdag for Økonomi og regnskap og for resten av organisasjonen, ikke minst for hver eneste av de 44 kaffebarene våre, sier økonomisjef Morten Meiholt.
– En ting er den økonomiske siden av investeringen, som vi ser betaler seg raskt. Men det at alle de 70 personene som er involvert i å attestere fakturaer har fått en bedre dag på jobben, det betyr også mye, forteller Morten.
Store forskjeller
Kaffebrenneriet har cirka 12 000 inngående fakturaer i året, intern økonomifunksjon, men eksternt regnskapsbyrå. I fjor høst ble de oppmerksom på at prosessen de hadde for å håndtere fakturaene var gammeldags, og at det kunne ligge store muligheter i digitalisering og automatisering, forteller Meiholt.
– Vi jobbet fortsatt mye på papir, og vi så at det lå et stort potensial både på attestering og bilagsføring.
Vi inviterte derfor inn forskjellige leverandør for å lære mer, med fokus på hva de kunne gjøre for oss spesielt innenfor de tre hovedområdene effektivisering, digitalisering og kontroll, sier han.
– Det ble etter hvert tydelig for oss at det var store forskjeller mellom de ulike løsningene, selv om noen av dem kunne se til forveksling like ut.
– SEMINE kom best ut på alle områdene, forteller økonomisjefen.
Han anbefaler andre økonomiledere å sette seg grundig inn i de ulike fakturasystemene før man gjør en anskaffelse, og forstå de grunnleggende forskjellene.
– Hvilke forskjeller så dere?
– Det var for eksempel ikke alle som kunne håndtere hver fakturalinje separat, noe som er helt essensielt, i alle fall for oss. Vi er avhengig av at kostnadene er riktig fordelt på hver avdeling, og av regnskapet som styringsverktøy, der vi kan stole på at hver kostnad er bokført på riktig konto.
– Det var også flere av løsningene hvor automatiseringen var styrt av et sett med regler og ikke maskinlæring. På meg virker det mer gammeldags, og det vil være mer jobb for oss å skulle vedlikeholde et regelhierarki.
Da vi valgte SEMINE handlet det også om at systemet fremsto som mest fremtidsrettet. Vi valgte ikke bare et system for i dag, men et system for fremtiden.
LES OGSÅ: Vi skal ha den råeste økonomiavdelingen i vår bransje
– Vi bruker allerede PowerBI, og med det åpne API-et kan vi på sikt drille ned og enkelt identifisere hvor kostnadene er. Vi kan for eksempel se om én leverandør har høyere priser, hvor mye prisene fra en leverandør stiger over tid, og så videre. Vi ser at det ligger et stort potensial her, og Semine virket som den som var lengst fremme på dette området.
Anbefaler referansesjekk
For Meiholt var det viktig å snakke med andre brukere av systemet før anskaffelsen, og han gjorde derfor tre referansesamtaler.
– Om du bare hører på selgerne blir det veldig vanskelig å skille systemene fra hverandre. Vi var veldig interesserte i å høre om erfaringer fra praktisk bruk og fikk veldig mye ut av referansesamtalene.
– Semine-kundene bekreftet det positive inntrykket vi hadde fått og gjorde oss bare enda mer ivrig på å sette i gang implementeringen så fort som mulig.
– Og da skulle systemet kobles opp mot Visma Global?
– Det var en kritisk del av implementeringen ja, hvor mange aktører måtte involveres. Og vi var veldig spente på overgangen fra å snakke med en selger som sier “alt” er mulig, til å møte de andre i selskapet. Men det ble en veldig positiv opplevelse. Det har vært et hyggelig og veldig kunnskapsrikt og løsningsorientert prosjektteam som har ledet oss gjennom en god prosess.
–Tiden det tok fra kontraktssignering til vi gikk live i mars var bare på en drøy måned, noe vi er veldig fornøyde med.
– Hva slags kostnadsbesparelser har dere oppnådd?
– Det vi kan si er at business casen er veldig god for oss. Vi har regnet på det, og det er snakk om en betydelig besparelse knyttet til redusert tidsbruk. Vi kommer også til å fortsette å vokse, og da hjelper det veldig å ha løsninger som SEMINE som skalerer med oss, avslutter Morten.
Webinarserie:
Effektivisering av økonomifunksjonen
Vi har satt sammen en webinarserie som holdes høsten 2022. Den omhandler hyperaktuelle teknologier for leder og ansatte i økonomiavdelinger, og vi har fått selskaper som Avarn Security, Recover, ALLSKOG, Regnskap Norge, Skolt, Kaffebrenneriet, NHC Services og Ignite Procurement til å dele sine erfaringer og tips. Les mer og meld deg på via knappen under.
