Beans in cup: Tar steget mot full automatisering med AI-lösningen SEMINE

Beans in Cup, en ledande leverantör av kaffelösningar till företag i Sverige, har valt AI-lösningen SEMINE för att modernisera och effektivisera fakturahanteringen. Efter förvärv och ökande fakturavolymer tar de nu steget mot full automatisering.

När tillväxt skapar nya utmaningar

I flera år har Beans in Cup säkerställt att arbetsplatser över hela Sverige har tillgång till förstklassigt kaffe. Men bakom kulisserna har ekonomiavdelningen hanterat ett ökande antal leverantörsfakturor manuellt – en tidskrävande och ineffektiv process.

Med 20 000 fakturor årligen och en alltmer komplex ekonomifunktion blev det tydligt för Beans in Cup att den befintliga lösningen inte längre räckte till. Manuell fakturahantering tog för mycket tid, och efter förvärvet av HGM, ett företag som specialiserar sig på automater för mat, ökade komplexiteten ytterligare.

Samtidigt var de komplicerade godkännandeflödena i ERP-systemet Xledger en utmaning. Ekonomiavdelningen önskade en lösning som kunde förenkla dessa processer och frigöra mer tid för analys och strategisk ekonomistyrning.

Richard Roth, CFO på Beans in Cup, förklarar hur situationen påverkade ekonomiavdelningen:

– Vi insåg att vår befintliga lösning inte kunde hantera tillväxten, och vi behövde ett mer flexibelt system som kunde ge oss ökad automation, säger Richard Roth.

Richard Roth, CFO, Beans in Cup.

Valet av SEMINE – en lösning för framtiden

Tina Wang Toth, Redovisningschef på Beans in Cup, har en nyckelroll i företagets ekonomifunktion, där hon ansvarar för kvaliteten i den löpande bokföringen och säkerställer att varje bokslut levereras med hög precision inom givna tidsramar. När behovet av en ny lösning blev tydligt utvärderade ekonomiavdelningen flera leverantörer, men efter en demonstration av AI-lösningen SEMINE blev skillnaderna uppenbara.

– SEMINE imponerade med sin precisa automatisering och intuitiva gränssnitt. Möjligheten att effektivisera våra arbetsflöden och stärka kontrollen över ekonomiprocesserna var avgörande för oss, och vi insåg snabbt att SEMINE var den bästa lösningen, säger Tina Wang Toth. 

Tina Wang Toth, Redovisningschef, Beans in Cup.

För att säkerställa en smidig implementering och minska behovet av omfattande anpassningar var SEMINEs standardiserade integration med ERP-systemet Xledger också en viktig faktor för valet.

Automatisering som ger mer tid till värdeskapande arbete

Den inbyggda AI-funktionaliteten i SEMINE innebär att systemet lär sig och förbättras över tid, vilket minimerar risken för fel och ger bättre översikt. För Beans in Cup var detta en avgörande faktor, eftersom det frigör tid för ekonomiavdelningen och gör det möjligt att hantera den ökande fakturavolymen utan att behöva anställa ytterligare personal.
Dessutom innebär SEMINEs automatisering tydligare processer och enklare administration. Lösningen erbjuder ett mer strömlinjeformat godkännandeflöde, snabb åtkomst till historik och en smidigare kommunikation kring fakturor. Den effektiva hanteringen av behörigheter förenklar administrationen och stärker kontrollen över ekonomiprocesserna.

– SEMINE frigör tid från rutinuppgifter, så att vi kan fokusera mer på analys och kvalitetskontroll, förklarar Tina Wang Toth.

 

Nästa steg: En ekonomifunktion rustad för framtiden

Beans in Cup förbereder sig nu för att implementera SEMINE och säkerställa en smidig övergång till AI-baserad fakturahantering. Med en tydlig plan för utbildning och uppföljning kommer ekonomiavdelningen att kunna dra full nytta av automatiseringen från dag ett.

Richard Roth ser SEMINE som en nyckelfaktor i företagets långsiktiga tillväxtstrategi:

– För oss handlar det inte bara om effektivisering, utan om att bygga en framtidsinriktad ekonomifunktion. SEMINE ger oss den skalbarhet vi behöver för att hantera tillväxt utan att öka resursanvändningen avsevärt, säger han.

Från SEMINEs sida ser man också samarbetet med Beans in Cup som en viktig del av deras arbete med att hjälpa företag att modernisera sina ekonomiprocesser.

Peter Gerward, Sales Executive på SEMINE, har varit involverad i processen och ser fram emot att följa Beans in Cups utveckling med AI-lösningen:

– Beans in Cup har en tydlig strategi för tillväxt och effektivisering, och vi är stolta över att vara en del av deras digitaliseringsresa. Med SEMINE får de en lösning som inte bara ger ökad kontroll, utan som också anpassar sig efter deras framtida behov.

Vad betyder AI för framtidens ekonomifunktion?

Jonas Andersson, VD på HerbertNathan & Co, berättar om framtidens ekonomiavdelning i en digital kontext. Vi på Semine visar en kort demo av vår AI-lösning och hur den hanterar och automatiserar inkommande fakturor för att uppnå maximal automationsgrad.

Ladda ner

Om Beans in Cup

Beans in Cup är en av Sveriges ledande leverantörer av kaffelösningar till företag. Företaget grundades 2017 genom en sammanslagning av Kaffebönan, Beans och inCup. Genom flera strategiska förvärv, inklusive HGM 2024, har företaget utökat sitt erbjudande till att även omfatta måltidslösningar för arbetsplatser.

Med en omsättning på cirka 620 MSEK (2024) och över 300 anställda är Beans in Cup en av få rikstäckande leverantörer i Sverige som erbjuder både kaffe och måltider till företag. Företaget ägs av Pamica Group AB.

För mer information, besök Beansincup.se