Heimstaden: Ökar tempot när SEMINE hanterar 90 % av fakturorna

Redan tre månader efter att SEMINE infördes kunde närmare 90 % av företagets inkommande fakturor hanteras automatiskt. Idag, nästan tre år senare, tar SEMINE hand om ännu fler rutinuppgifter, vilket bidrar till att ekonomiavdelningen kan hålla jämna steg med företagets snabba tillväxt, utan att behöva anställa mer personal.

Heimstaden har på bara några år utvecklats till att bli ett av Nordens största fastighetsbolag. Bolaget fokuserar främst på uthyrning till privatpersoner och har idag cirka 150 000 lägenheter i 10 länder. Målet är en miljon lägenheter år 2030. 

– Jag brukar säga att vi spurtar i nedförsbacke. Och då är det viktigt att våra processer och arbetssätt hänger med, så att vi får så mycket som möjligt gjort, säger finansdirektör May Irene Derrick Ljosåk.

En del i detta var uppstarten av AI-roboten SEMINE den 1 juni 2020. Redan tre månader efter implementeringen kunde 90 procent av alla inkommande fakturor hanteras automatiskt. Ljosåk berättar att andelen är ungefär densamma idag, men att volymen ökat avsevärt och att många processer har förändrats sedan starten för 2,5 år sedan.

LÄS MER: Varför använda AI för automatisering?

– Vi håller just nu på att införa ett nytt ekonomisystem, så att vi får ett och samma system i Norge, Polen och Tyskland. I samband med detta tar vi med oss SEMINE ut i världen! Vi har redan startat upp SEMINE i Polen och utrullningen pågår för fullt i Tyskland. Det har varit en stor succé och vi ser fram emot att kunna implementera SEMINE i fler länder.

Att hålla koll på alla momsregler kan vara en utmaning, inte minst i fastighetsbranschen. Därför har Ljosåk och ekonomiavdelningen bestämt att de som jobbar ute i organisationen inte ska behöva kunna momsreglerna i detalj. Det innebär att alla fakturor måste vara märkta med rätt momskod innan de skickas ut för attest. Hon berättar att medarbetarna i Tyskland blev mäkta imponerade över hur väl SEMINE hanterade problemet.

– Semine har nog också märkt att vi är en krävande kund som inte kompromissar med våra mål. Men de har alltid gjort ett bra jobb, även när det gäller krävande processer, och ledningen är övertygad om att Semine är rätt leverantör för oss även framöver, säger Ljosåk.

– Vi har redan startat upp SEMINE i Polen och utrullningen pågår för fullt i Tyskland. Det har varit en stor succé och vi ser fram emot att kunna implementera SEMINE i fler länder.

När hon började på Heimstaden var hennes vision att avdelningen inte skulle syssla med bokföring, utan med controlling och ekonomistyrning. Tack vare en hög grad av automatisering har denna vision till stora delar kunnat förverkligas, vilket bidrar till att ekonomiavdelningen klarar av att hänga med i det höga tempot när ledningen förväntar sig resultat.

– Företaget växer väldigt snabbt och målet med det nya redovisningssystemet är att vi ska kunna stänga böckerna två dagar efter varje månadsskifte. Det kan låta extremt, men vi har redan nått en bra bit på väg. Idag stänger vi böckerna för alla 360 företag i Norge fem dagar efter månadens slut.