160 000 fakturor årligen: Så kom Recover till rätta med sin back-log

Recover är specialister inom sanering av brand-, vatten- och miljöskador. Nu har företaget, med hjälp av SEMINE, även städat lite på ekonomiavdelningen. 93 procent av alla ingående fakturor bokförs automatiskt, och fyra medarbetare kan nu ägna sig åt andra uppgifter.

Att få administrationen i en projektorganisation att fungera effektivt är ingen lätt uppgift.

Det är man väl medveten om på Recover AS. Företaget är specialister inom sanering och återställning efter brand-, vatten- och miljöskador och har sedan starten 1975 utvecklats till att bli Nordens ledande aktör inom skadeservice. De utför 35–40 000 uppdrag per år och har en omsättning på över 1,5 miljarder kronor.

– Vi arbetar mycket med villor, flerfamiljshus och andra byggnader som har skadats av översvämningar, bränder eller annat och vår uppgift är att se till att de boende ska kunna återgå till en normal vardag så fort som möjligt. Vi har cirka 1 200 snickare, målare, rörmokare, elektriker och andra hantverkare som arbetar med detta och vi utför uppdrag runtom i hela Norge, berättar Fredrik Minsås, ekonomichef på Recover AS.

Problemet med manuella processer

– Tidigare gjorde vi allt manuellt: Vi konterade fakturor, skrev in projektnummer och skickade ut fakturor för attestering manuellt. Det var väldigt tidskrävande och risken för mänskliga misstag var stor.

En annan utmaning är att fakturorna sällan kommer in i jämn takt – många kommer ofta i slutet av månaden, så om du får totalt 15 000 fakturor på en månad kan det hända att 10 000 av dem ramlar in under den sista veckan, säger Minsås.

För att hantera den stora mängd fakturor som Recover tar emot varje år (cirka 160 000) krävdes tidigare sex personer, som i princip inte gjorde annat än att ta emot, kontera och skicka dem vidare till rätt avdelning och person för attestering. Trots det hade de svårt att hinna med, vilket gjorde att ekonomiavdelningen konstant låg efter med ärenden i systemet. Det orsakade en hel del problem.

– Allt som Recover köper in från våra 4–5 000 aktiva underleverantörer tillhör projekt som vi i vår tur ska fakturera våra kunder. Men vi kan inte skicka fakturorna förrän vi har en fullständig överblick över alla kostnader för ett projekt. Detta ledde till att betalningar till våra leverantörer ibland blev försenade, och inte sällan fick vi räntefakturor och påminnelser, något som orsakade ännu mer arbete för ekonomiavdelningen, säger han.

Artificiell intelligens som lösning

Svaret från Minsås och ekonomiavdelningen blev att implementera SEMINE, och det gav snabbt resultat.

– Vi kunde snabbt frigöra tid på vår avdelning med hjälp av SEMINE och bestämde oss då för att använda en del av den för att ta itu med två frågor som skulle kunna ge oss ännu större nytta av SEMINE: Det ena var att få underleverantörerna att använda e-faktura, och det andra var att få dem att ange projektnumret på varenda faktura. Detta förutsätter naturligtvis att alla leverantörer känner till projektnumret, så det behövde vi också se till, säger Minsås. 

Att informera alla inblandade – såväl leverantörerna som de anställda som beställer varor och tjänster – om att fakturorna måste vara märkta med projektnummer är en kontinuerlig process.

En annan åtgärd var att se till att de anställda anlitar de leverantörer företaget haft samarbete med sedan tidigare. Minsås berättar att Recover kan ha runt 1 500 nya leverantörer under ett år och han skulle nog helst vilja se att den siffran var lägre:

– När man ska lägga till en ny leverantör i systemet behövs ofta en viss inlärning. Det kan hända att SEMINE kan känna igen inköp som liknar tidigare inköp, men att lägga till nya leverantörer innebär alltid en del arbete, säger han.  

Mycket bättre processer

De nya åtgärderna har verkligen fått fart på fakturahanteringen. Idag är så gott som samtliga leverantörsfakturor märkta med projektnummer, och 90-93 procent är e-fakturor. De hanteras digitalt av SEMINE som skickar dem vidare till rätt person för attestering, så hela processen har blivit mycket bättre:

– De som ska godkänna fakturor slipper nu lägga tid på "vilken momskod är detta", eller "vilket projektnummer var det", eller "ska det vara konto ditt eller datt"? Det ska de aldrig behöva tänka på, det läggs in automatiskt av plattformen. De ska bara behöva säga ja eller nej, säger Minsås, som även lovordar SEMINEs praktiska mobilapp.

– Den fungerar superbra för oss, som har medarbetare som jobbar ute på fältet och sällan är på kontoret. När du ska godkänna en faktura går du bara in och klickar ”OK” direkt i mobilen. Du kan naturligtvis även granska en faktura mer i detalj i appen och se uppgifter om både kontering och moms, men i de flesta fall behövs inte det, säger han. 

Fördelar för hela företaget

Det nya arbetssättet har inte bara underlättat för medarbetarna och minskat stressen, det har också medfört stora fördelar för ekonomiavdelningen och hela organisationen: 

– Tack vare att vi har fått bättre överblick över fakturorna har företaget fått bättre kontroll på likviditeten, och dessutom får vi sällan några påminnelser eller inkassokrav. Idag är det bara två personer hos oss som huvudsakligen jobbar med att hantera fakturor, men trots det halkar vi aldrig efter i hanteringen.

En stor del av tidsbesparingarna kan tillskrivas SEMINE och användningen av AI. Efter en kort inlärningsperiod kunde ekonomiavdelningen låta SEMINE kontera fakturorna och skicka dem vidare för attestering. Tack vare detta behöver 93 procent av fakturorna aldrig hanteras manuellt, de registreras istället direkt i ekonomisystemet för betalning. .

Efterhand förstod vi att vi måste våga lita på tekniken, och låta systemet lägga till uppgifter såsom konto, projekt, avdelning och vad nu kan vara. Och när två personer från driftsavdelningen har sagt ”OK” till fakturan, släpper vi in den i redovisningen. Den största rädslan var: Skulle vi verkligen våga aktivera den funktionen? Vi sa ”Det får gå som det går, vi testar!” Och det har gått jättebra, säger Minsås.

Han tillägger att de lagt in vissa stoppfunktioner i systemet för sådant som de vet kan bli fel, samt regler som kan åsidosätta dessa. Det innebär att om en faktura till exempel saknar projektnummer så ska den egentligen stoppas, men om det handlar om en återkommande kostnad som rör huvudkontoret, så kan fakturan släppas igenom ändå. Totalt sett är det många fakturor som medarbetarna på ekonomiavdelningen aldrig ser, men Minsås är mycket tydlig på en punkt:

– Ekonomiavdelningen måste ha kontroll på allt som rör konteringen, från det att fakturan tas emot. Vi ska lita på tekniken, men vi går regelbundet in och granskar systemet, ser över kvaliteten och gör flera stickkontroller av till exempel momsuppgifter. Det finns många saker vi nu hinner med att kontrollera, säger han.