Tid är en resurs – men också en möjlighet

I ideella organisationer och medlemsföreningar är det många som gör mycket – med lite. Därför är tid ofta den mest värdefulla resursen. Men vad händer när stora delar av den försvinner i administrativa uppgifter och manuell fakturahantering – i system som är skapade för ekonomer, inte för volontärer och eldsjälar?

För organisationer som arbetar för människor, samhälle eller gemenskap handlar tid om mer än bara effektivitet. Det är själva möjligheten att göra skillnad. Ändå försvinner timmar i rutiner som borde vara enkla. Fakturor som blir liggande för länge, påminnelser som måste skickas manuellt eller godkännanden som kräver inloggning på dator.

Ekonomiska uppgifter i ideell sektor utförs ofta av människor som redan har fullspäckade dagar: en projektledare, en styrelseordförande eller en volontär mellan två aktiviteter. När processerna är manuella, systemen tunga och kompetensen varierande blir fakturahanteringen en börda – inte ett stöd.

Därför behöver vi lösningar som är anpassade till denna verklighet och som faktiskt gör ekonomiprocesserna enklare. Det är här artificiell intelligens (AI) kan spela en helt ny roll.

När AI arbetar i bakgrunden – och människorna i fronten

Ekonomiprocesser i ideella organisationer och medlemsföreningar är sällan enkla. Många har decentraliserade strukturer och komplexa projektportföljer – men kraven på kontroll, rapportering och dokumentation är densamma som i näringslivet: fakturor ska bokföras korrekt, budgetar ska följas och spårbarhet måste finnas.

Med AI-baserade lösningar är det möjligt att förenkla och automatisera mycket av detta. Systemet lär sig över tid hur olika typer av fakturor ska behandlas baserat på historiska data, tidigare konteringar och organisationens egna praxis. Ju mer det används, desto mer träffsäkra blir förslagen.

Kontering, momsbehandling och projektfördelning kan göras automatiskt – och endast det som faktiskt behöver en mänsklig blick skickas vidare för godkännande.

Samtidigt blir godkännandeflödet enklare för alla inblandade. När godkännandestrukturer och flöden är uppsatta i förväg, anpassade till organisationens struktur, slipper man onödig manuell uppföljning och flaskhalsar.

Och eftersom godkännande enkelt kan göras från mobilen är det möjligt att hantera fakturor oavsett var du är. Du kan läsa, kommentera och godkänna i farten – mellan möten, aktiviteter eller hemma på kvällen. Behöver du hitta tillbaka till en tidigare faktura finns även arkiv lätt tillgängliga.

För många organisationer är det ett stort spann i vem som faktiskt använder systemen, det är allt från unga volontärer och pensionärer till personer med liten digital erfarenhet eller utan utbildning. När lösningarna är intuitiva och lätta att förstå sänks tröskeln för att bidra och fler kan vara med och hålla ekonomin i flyt.

Ett bra exempel är Frälsningsarmén, en av Norges största frivilliga organisationer som har börjat använda AI-baserad redovisning för att frigöra tid och resurser i vardagen. De ser tydligt hur enkla och effektiva lösningar också gör vardagen enklare för dem som står i frontlinjen.

Som Martin Kravik Solheim, biträdande ekonomichef i Frälsningsarmén, säger:

- Det är en sak att vi på kontoret får en enklare vardag, men detsamma gäller också för de som arbetar ute på fältet med svaga grupper inom äldreomsorg, barnomsorg eller på andra områden.

Och för organisationer med flera kontor, lokala avdelningar eller klienter är det extra värdefullt att kunna samla allt i en lösning – med full översikt centralt, men frihet och flexibilitet lokalt.

Detta handlar inte bara om teknologi. Det handlar om att ge människor bättre verktyg, ta bort frustration och göra det enklare för fler att bidra.

Varje faktura som går automatiskt öppnar upp för något större

I organisationer byggda på engagemang och gemenskap är det de små förbättringarna som skapar de stora förändringarna. En timme sparad på manuell hantering kan innebära en ny aktivitet som genomförs, eller att en volontär väljer att stanna en period till.

När ekonomiprocesserna fungerar smidigt frigörs värdefull tid. Med bättre översikt minskar risken för fel, och när frustrationen minskar blir det lättare för fler att bidra. Det gör det också enklare att svara ja nästa gång någon frågar: "Kan du ta den?"

När systemen faktiskt hjälper och inte står i vägen får vi tid tillbaka till det som betyder något.

Nyfiken på vad detta faktiskt innebär i vardagen?

Anmäl dig till vårt gratis webbinar och lär dig hur ideella organisationer och medlemsföreningar använder teknologi för att förenkla ekonomivardagen – och frigöra tid, kapacitet och handlingsutrymme  – eller boka en demo och se hur det fungerar i praktiken.