Frälsningsarmén: Varje automatiserad faktura kan bli en extra middag

Det finns mycket att spara på att ha en automatiserad och effektiv ekonomiavdelning. För de flesta företag innebär det ett bättre resultat, för Frälsningsarmén innebär det mer soppa, tvål och omsorg till samhällets mest utsatta.

Från vänster: Daniel Karlsen, CCO i Semine, Inger Tronerud, Partner Lead i Semine, Martin Kravik Solheim, assisterande ekonomichef i Frälsningsarmén Norge, Lise Luther, Förvaltningschef i Frälsningsarmén Norge, Azad Gake, Partner - Digital i BDO, Brede Tvedt, rådgivare i BDO, Bjørn Røsten, CEO i Semine 

Frälsningsarmén i Norge är ett välkänt namn för många. Ändå är det kanske inte alla som vet hur stora de faktiskt är. Totalt har de runt 2000 anställda och över 6000 volontärer över hela landet. Trots att de är en av Norges absolut största välgörenhetsorganisationer, med en årlig omsättning på över två miljarder norska kronor, är de också en av de mest sparsamma.

Inspirerande effektivitet

– Det mest inspirerande med att jobba i Frälsningsarmén är för mig alla de människor vi når ut till och faktiskt betyder något för. De som ställer sig i matkön, bor på asylmottagningar, ingår i missbruksvården, äldreomsorgen, barn- och familjeomsorgen, eller kommer för att vara en del av gemenskapen, säger Martin Kravik Solheim, biträdande ekonomichef i Frälsningsarmén i Norge (bild nedan).  För dem handlar en effektiv verksamhet inte om mer pengar i fickan på några ägare – det handlar om vad mer vi hade kunnat åstadkomma där ute.

– Varje sparad hundralapp motsvarar en måltid eller ett annat efterlängtat stöd till någon i behov. Så frågan är: ska soppgrytan vara tom efter att den 28:e personen fått sin portion, eller ska den räcka till alla i kön? Den typen av överväganden gör det ännu viktigare att administrationen arbetar resurseffektivt – och då kommer förändringsviljan och kostnadsfokuset från en helt annan plats, säger han.

Ersätta eller tänka nytt?

När en medarbetare på ekonomiavdelningen nyligen skulle gå i pension uppstod frågan om de skulle ersätta personen – eller tänka helt nytt. Solheim och teamet lade ner mycket tid på att sätta sig in i vad de kunde åstadkomma med olika lösningar och ny teknik, och kom fram till att SEMINE-plattformen i störst utsträckning uppfyllde deras behov.

– Det som döljer sig under huven på programvaran öppnar upp ett stort potential för att genomföra de saker vi verkligen behöver.

– Vårt mål är inte att ersätta någon, utan att komma bort från repetitiva och manuella uppgifter och istället fokusera på att förbättra datakvaliteten, stödja dataanalys och arbeta mer målinriktat mot organisationen, berättar Solheim.

Ekonomiavdelningen hanterar runt 100 000 fakturor årligen och har redan minskat bemanningen från fem till fyra personer.

Framöver önskar de att rationalisera bort ytterligare en tjänst, vilket sammanlagt kommer att spara mellan en och två miljoner kronor. En del av de frigjorda resurserna kommer nog att användas till analysarbete, men organisationen slipper åtminstone nya kostnader.

– Vi har överlag gjort en stor insats för att effektivisera ekonomiavdelningen på senare tid, och här har vi bland annat fått mycket värdefull hjälp från BDO, som både är partner till Semine och vårt stöd på teknologisidan. De har bland annat hjälpt oss att återinföra ERP-systemet Xledger på ett sätt som sparar oss 7-8000 arbetstimmar varje år.

När vi nu expanderar användningen av SEMINE, som har en nyckelfärdig och välbeprövad integration mot bland annat Xledger, ser vi fram emot att det kommer att skapa positiva effekter långt utanför ekonomiavdelningen, säger Solheim.

LÄS MER: Enkel integration med ledande ekonomisystem

Ökade regulatoriska krav

En del av det Frälsningsarmén vill analysera är hur de hanterar inköp.

– Med lagar om öppenhet, hållbarhetsrapportering och andra nya krav som har införts, måste vi nu redovisa alla insatsfaktorer. Detta har gjort allt mycket mer komplicerat på bara några år, och vi är beroende av att ha ett system med en bra analysemotor för att kunna leverera.

– När vi kan använda data från SEMINE i andra system, kan vi åstadkomma saker som skulle varit omöjliga med ett vanligt faktura- eller ekonomisystem, säger Solheim.

De ökade regulatoriska kraven är en sida av detta, en annan är att det kan ge företaget nyttig – och potentiellt mycket besparande – information om verksamheten. Inger Eek Tronerud är Partner Lead på Semine, och hon berättar att detta ofta kan skapa betydande effektiviseringar inom organisationen:

– Det blir allt viktigare att ha datagrundlag för att göra bra analyser och förstå var verksamheten kan effektivisera – inte minst på inköpssidan.

Frälsningsarmén och våra andra kunder använder SEMINE inte bara för den artificiella intelligensen, utan också för att det är en plattform som kan hjälpa dem att uppnå sina mål, effektivisera verksamheten, förenkla godkännandefunktionerna och ge dem bättre insikter, säger Tronerud (avbildad nedan tillsammans med Martin Kravik Solheim, biträdande ekonomichef på Frälsningsarmén, och Azad Gake, Partner - Digital på BDO).

Multiplicera med 700?

– SEMINE har funktionalitet som mer traditionella system för fakturahantering inte tar hänsyn till, som till exempel artificiell intelligens för att extrahera datapunkter på linjenivå och information från andra delar av fakturan.

Det ger ett mervärde som var avgörande för mig i valet av SEMINE, eftersom lösningen då gör det enklare för mig att uppfylla lagkrav, samla in de rätta uppgifterna och dokumentera bedömningar och åtgärder. Det är väldigt kostnadseffektivt att ha ett system som hanterar detta, säger Solheim.

LÄS MER: Därför kan AI göra ekonomiavdelningen ännu mer effektiv

– Så det är en sak att vi på kontoret får en enklare vardag, men det samma gäller ju även för de som arbetar ute i fältet med svaga grupper inom äldreomsorg, barnomsorg eller andra områden.

– De behöver enkla rutiner, bra appar, effektiv fakturahantering och andra saker som förenklar och gör att de kan använda så mycket som möjligt av sin tid på de som behöver det mest, säger han.

– Vi behövde se hur systemet fungerade i praktiken, och det fick vi bra hjälp med från Semine och BDO. Vi är ju ett vanligt företag med anställda, men vi har också tusentals frivilliga med olika administrativa roller. Då måste saker vara användarvänliga, säger Solheim vidare.

– Frälsningsarmén har bland annat ett stort inslag av äldre som lägger mycket av sin tid på frivilligarbete. Det är utmanande att få 700 personer att byta till något nytt, oavsett vad det handlar om. Allt jag ska multiplicera med 6-700 blir dyrt, och om något är krångligt riskerar vi också att det tar tid från någon som skulle behöva hjälp den dagen, säger han.

Ser en enorm potential

Solheim berättar att han har haft regelbunden kontakt med representanter från Semine varje år sedan han började i sin roll för fyra år sedan.

– Som en stor aktör inom den ideella sektorn har vi ju en del speciella behov. Moms-kompensation är ett exempel, ett annat är alla typer av bidragsordningar mellan stat och kommun. Vår revisor lämnar till exempel 60-70 särskilda intyg varje år bara för gåvo-medel.

– Allt detta gör att vi måste ha väldigt hög precision när det gäller hur kostnader delas upp, belastas och kontrolleras, och här ser vi fram emot att få mycket hjälp från SEMINE.

– Givet det sätt som lösningen använder artificiell intelligens på, kommer vi att få mycket mer data från våra fakturor samtidigt som vi inför mer intelligens och automation i hanteringen!

Semines svar på hur de skulle kunna hjälpa Frälsningsarmén blev lite bättre och mer konkreta varje år, berättar han, och nu var tiden mogen.

– Potentialet i SEMINE-plattformen, och det ekosystem som ligger där, är väldigt lovande och spännande för oss i framtiden.

– Men det som främst skiljde Semine från konkurrenterna var att de redan var riggade. Andra sa "Ja, inom de nästa 2-3 åren ska vi...", medan Semine redan var där. Vår känsla är att de ligger ett par år före många andra i branschen, säger Solheim.

 

Redan goda resultat  

Frälsningsarmén har använt Semine sedan maj 2023 och är redan långt framme i sin automatiseringsresa. Resultaten efter några månader har överträffat förväntningarna. Frälsningsarméns förskolor har redan en mycket hög automatiseringsgrad, och vi ser att 90 % av förslagen på varulinjerna som SEMINE genererar är korrekta. Solheim är särskilt imponerad över hur snabbt SEMINE har automatiserat deras elräkningar. Frälsningsarmén mottar cirka 300 elfakturor varje månad, och bearbetningen av dessa har varit en stor arbetsuppgift som vi nu har fått automatiserad. Vi förväntar oss alltid lite barnsjukdomar i sådana projekt, så totalt sett har förväntningarna definitivt infriats hittills.