Miksi talousosasto kieltäytyisi säästämästä yhtä päivää viikossa?

Tulevaisuus voi olla jotain, johon vain yksinkertaisesti sopeudut, tai se voi olla jotain, jonka määrittelet itse. Jälkimmäinen vaihtoehto on sekä turvallisempi että paljon jännittävämpi! Valinta on sinun.

Suurella todennäköisyydellä kukaan ei mittaa, kuinka hyvä yrityksesi talousosasto on verrattuna kilpailijoihin.

Miten yleensä määritellä "hyvä" talousosasto? Kaikki ovat yhtä mieltä siitä, että talousosasto on yrityksen sydän, minkä vuoksi tuntuu ehkä turvalliselta pitäytyä tutuissa ja turvallisissa menettelytavoissa ja prosesseissa.

– Mutta mitä tapahtuu pitkällä aikavälillä, jos turvallisuushakuisuus estää toistuvasti tuoreiden ideoiden syntymisen? Miten käy yrityksen kilpailukyvyn, jos vanhat ja tutut prosessit saavat jäädä ennalleen, vaikka niiden parasta ennen päivä oli jo kauan sitten – olivat ne sitten kuinka tuttuja ja turvallisia tahansa?

Yksi ylimääräinen päivä viikossa?

Ei ole kovin vaikeaa arvioida, onko talousprosesseissa parannettavaa. Jos käytät esimerkiksi päivittäin keskimäärin 1,5 tuntia laskutietojen manuaaliseen syöttämiseen, jaksotuksiin, tiliöinteihin sekä laskujen hyväksymiskierron valvomiseen, vastaa se yhtä kokonaista työpäivää viikossa. Vaikka käyttäisit vain puolet tästä ajasta, näihin tehtäviin kuluu vuodessa lähes kokonainen kuukausi työaikaa.

Tämä ei ole mitenkään poikkeuksellista.

– PwC:n tutkimuksen mukaan* keskiverto talousosaston kustannukset ovat kuusinkertaiset tehokkaimpiin talousosastoihin verrattuna.

Siksi voi olla paikallaan kysyä, mitä voitettavaa talousosastolla on, jos siellä tyydytään odottamaan passiivisena tulevaisuutta. Eikö olisi mielenkiintoisempaa tuoda uutta intoa työhön, samalla kun varmistat jatkuvuuden ja työpaikat sekä talousosastolla että koko yrityksessä?

Kirjanpidon tehtävien automatisointi auttaa parantamaan sopeutumis- ja kilpailukykyä. Monet kannattavat tätä ajatusta: PwC:n tutkimuksen* mukaan 72 prosenttia kyselyyn vastanneista yrityksistä harkitsee manuaalisten prosessien automatisointia, ja tutkimus osoittaa myös, että täysin automatisoitu ostolaskujen käsittely voi tarjota yritykselle 50 prosentin säästöt.

Ei aina vapaaehtoista 

Vaikka uusi teknologia tuo mukanaan positiivisia asioita, kuten mahdollisuuden mielenkiintoisempiin työtehtäviin, jossain vaiheessa siirtyminen uuteen teknologiaan ei ole enää vapaaehtoinen päätös. Tämä ei tarkoita sitä, että kaikkien yritysten olisi vaihdettava koko talousosaston käytössä oleva teknologia uuteen. Yleensä tehostamista tehdään aika ajoin ja hallitusti – otetaan käyttöön uusi prosessi siellä ja sovellus täällä – mutta teknologiavalinnoilla on kuitenkin erittäin tärkeä rooli.

– Useimmilla yrityksillä on nykyään käytössään ostolaskujen käsittelyn sähköistämiseen ja automatisoimiseen tarkoitettu ratkaisuja, joissa automaatio perustuu sääntöihin, joita on myös ylläpidettävä ja kehitettävä.

Väittäisin, että monilla yrityksillä on paljon voitettavaa siinä, miten teknologiaa hyödynnetään näissä prosesseissa. Tehostamisen ei tarvitse aina olla laajamittaista tai kallista toteuttaa, mutta on ehdottoman tärkeä valita sellainen teknologinen lähestymistapa, jonka avulla voit ratkaista akuuttien haasteiden lisäksi myös tulvaisuuden mukanaan tuomia haasteita. Talousosaston valitsemien työkalujen onkin oltava tulevaisuusorientoituneita, tehokkaita ja mukautuvia.

Siksi on tärkeää pysyä kartalla siitä, miten teknologian kehittyminen vaikuttaa alaasi. Teknologiavalinnat voivat ratkaista, peruutatko menneisyyteen vai ohjaatko talousosastosi uuteen aikakauteen – aikaan, jossa tekoäly tiliöi laskut ja automatisoi manuaaliset työvaiheet, jolloin sinä voit auttaa organisaatiotasi lunastamaan menetetyt työtunnit takaisin ja olemaan tehokkaampi.